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如何写好活动总结

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2014-06-04 09:14

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  对于管理人员来说,工作总结是必不可少的一项写作技能。今天出国留学网的小编就给大家带来工作总结写作的方法和技巧,力求让大家在工作中减少不必要的烦恼,在总结的写作上为大家出谋划策。

  工作总结的写作一般分为三个目的:即归纳、分析、展望。

  归纳,即经过一定的加工、提炼,汇总、展示一段时间内某个部门或者人员的成果、成绩、出色事例、闪光点等。

  分析,即分析该项工作成功或者失败的原因。为什么会成功(或失败)和成功(或失败)的因素。

  展望,即在归纳、分析事件的基础上,计划应该怎样更好地开展该项工作。

  二、写作构成

  就目的来说,优秀的工作总结,通常也有归纳、分析和展望三个段落结构。

  归纳部分也可分为开头、展示两个部分,分析部分还可分为总结成功经验、找出差距不足两个部分。因此,一篇工作总结也可分为五个组成部分。

  三段式的总结中,第一部分应占到50%,第二部分一般在20%,第三部分为30%。

  五段式的总结中,开头部分应控制在5%以内,展示部分占45%以上,总结成功经验部分一般在15%左右,找出差距不足部分一般在5%左右,最后一部分仍为30%。

  三、写作流程

  写工作总结通常经过以下五道程序:即搜集、整理材料,谋篇布局,写作,修改,定稿。

  1. 搜集、整理材料

  工作总结的构成,与全面、丰富、扎实、充分、翔实、准确的基础材料是分不开的。

  关于材料,在形式上至少应包括文字的、数据的、图片的,有时甚至可以是视频的、音频的。在内容上,分门别类来讲,既有框架型的,也有具体型的;既有宏观的,也有微观的;既有定性的,也有定量的;既有全面的,也有个别的。在时间上,要求材料的时效性应能贯穿和覆盖整个被总结的期间和过程。

  我们一般这样获得材料:一可以是平时的积累、汇编;二可以是下级上报的工作总结(小结);三可以是领导的指导、指示和讲话;四可以是从报纸、刊物、信息上的摘录;五可以是统计、业务、财务等报表、资料。

  获取材料后,必须进行必要的加工。一要进行鉴别,确保全面、真实;二要进行梳理,力争入稿的材料必须扎实、充分、翔实、准确;三要进行区分,分清类别、层次;四要进行加工,作适当的汇编、汇总、计算;五要进行取舍,达到去伪存真、由表及里、删繁就简的效果。

  2. 谋篇布局

  有了足够的材料,接下来就是要按照上述所说的段落、结构来进行谋篇布局,即俗话说的“打腹稿”。

  有的同志写文章不喜欢打腹稿,喜欢写到哪儿是哪儿,写多少算多少。老实讲,这种态度、做法是不认真、不严肃的。个人小结这样写写,还可以应付。若是为一个部门、一个条线、一个单位写一个大总结,这种方法就上不了台面了。

  正确的做法是,应先谋篇布局。

  一要先把大的框架规划好。要根据总结对象的规模大小、周期长短、重要程度,确定整个总结的框架。如月度小结和年度总结的框架,就有一个简单和复杂的区别。

  二要计划好每一部分的写法和内容。

  一篇总结,开头部分虽然占的比例不大,但绝对不能忽视。良好的开端是成功的一半。这句话对写好一篇总结也是非常适用的。我们首先要明确这篇总结是写给谁看的,将面向哪些人发表?然后才能确定开头部分的写作方法和内容。

  比如写给上级的汇报总结和写给下级的总结报告,开头部分的写法、要求、内容、语气就不能一样。

  归纳部分是一篇总结的重中之重的部分。这一部分的写作方法主要是将被总结期内所做的工作“展示”出来,但是这种“展示”不能是简单的罗列,也不能是机械地堆砌,而应根据被总结的工作、部门、单位的实际、特点和其自身的逻辑构成,进行辩证的、科学的归纳、组合和生动的、鲜明的剪辑、再现。

  我们“打腹稿”,就是重点思考如何根据这一要求把我们已收集、整理、加工的材料有机地、贴切地“分配”到每个逻辑架构和组成部分中去。

  归纳部分因为是对既往事实和历史的写作,因此一定要重“实”,要全面,同时还要力求生动活泼。要把现实工作中已经发生的和已经做出的亮点、闪光点、典型事迹和优秀的单位、个人“展示”出来,用事实说话、用数字说话、用“荣誉”说话,从而达到提炼、再现、褒奖、赞扬的效果和目的。

  分析部分则要体现出辩证的高度,达到实践出真知的效果。一般而言,简单的分析只能停留在经验的层次上。而一篇好的工作总结,其分析部分一般应达到“理念”的层次,优秀的总结报告还应上升到“理论”的高度。

  我们的工作有成绩、有效果,一定是有好的领导、团队,一定是有好的战略、战术,一定是有好的方式、方法,一定是把握或顺应了事物和矛盾自身发展的本质和规律。而如果某项或某个方面的工作做得不好甚至出现了失误、错误,那一定是某个部分、环节出现了差错,或是当事人的能力有差距,或是负责人的思想认识上不到位,或是工作的方式、方法不对路,或是没有正确把握和运用应有的规律。

  我们分析的目的,就是要找出这些本质、规律所在,找到之所以成功和之所以有不足和差距的根本原因所在。只有做到这一点,我们也才能写好最后一个部分,即“展望”部分。

  所谓展望,也即规划、计划。写工作总结的目的,一言以蔽之,就是继承和发扬经过以往的工作、实践反复试验、检验而被确认为好的、优良的作风、方式、方法,改正已经被确认的不足,弥补既往的差距,从而使今后的工作开展得更好、更有成效。

  从这个意义上讲,展望部分也就是对前几部分的升华和提高。因此,其特色和重点应放在创新和提升方面,而不能只是对以前工作的简单重复和复制。

  3. 写作

  工作总结属于应用文,写作中不宜使用过分书面性、专业性和过于华丽的辞藻。一般应以通俗易懂、言简意赅为主。但是,也不宜写成八股文章。

  在具体写作中,应注意巧妙地引用一些经典的语言,流行的词语和典型人物(如领导、劳模、先进、基层一线员工等)的话语,以便使总结报告显得更加生动和更富有人情味。

  写作中还应注意各部分内部架构的详略得当、主次分明。当然,基本的语法结构和逻辑修辞在写作中也是相当必要的。

  写工作总结既可以一个人写,也可以由一个写作班子集体写。集体写作时,要制定好写作计划,安排好写作分工,然后由专人分头写作。最后要由一个人主笔,进行总纂。

  4. 修改

  写作很重要,修改不可少。好文章往往是改出来的。

  一般来讲,写作人自己要对自己的初稿进行不下于三次的修改。要从结构、逻辑、内容、修辞、语法等几个方面进行修改、补充、完善,并在引用材料的简繁方面进行有效的取舍。

  修改最好的办法是隔段修改或易人修改。隔段修改,即把初稿放置一段时间后,再来修改。这样做可以跳出自己原先的思维模式。易人修改,即让别人来修改。目的也是变化角度、转换思维。

  5. 定稿

  个人小结一般由个人决定定稿就行了。

  组织、团体、单位工作总结的定稿,原则上应经过一定的组织程序进行确定。必要的情况下,还应召开如评审会、论证会、讨论会、座谈会等形式的会议,广泛征求意见,在此基础上,要求写作人员或写作集体进行进一步的修改、补充后,最终才能定稿。

  四、工作总结的写作技巧

  写作工作总结没有捷径可走。但是可以有一些技巧,或者说特定的方法。

  一是引用、选用材料(素材)时,要善于突出重点、亮点、优点。

  要善于为总结的使用者(受众)所用、所喜闻乐见,既要照顾到面,还要兼顾到点。尤其在归纳部分,一定要注意言之有物,要善于表扬人、赞美人,发现被总结的工作、个人、团体、单位的亮点、优点、美点,切忌语焉不详、不实,措辞假大空,光有“理论”,没有实例。

  二是整个总结的框架要有辩证逻辑性。

  写作工作总结时,一定要把握被总结对象的内在逻辑结构。

  写总结最忌罗列和堆砌,像毛主席在《反对党八股》一文中说的那样,一、二、三、四、五,甲、乙、丙、丁、戊地像开杂货铺一样,没有条理,平铺直叙。

  如写个人小结,就要从学习、工作、思想、廉洁自律等几个方面来写。

  如写党委工作总结,就要从思想建设、组织建设、作风建设等几个方面进行架构,具体写作时要从组织、宣传、自身建设、关心群众、指导群团工作及专项工作等几个方面分别来写。

  如写安全工作总结,就要先区别安全工作的内涵,分清行车安全、消防安全、劳动安全、内保安全、食品安全、财产安全等,然后针对不同内涵的安全分别进行总结。具体写作时在要从安全基础工作、安管队伍建设、从业人员管理、安全“物质”管理等几个方面来表述。

  三是写工作总结必须有正确的思想工具做指导。

  在写作工作总结时,我们一定要运用马克思主义哲学的原理来归纳、揭示我们的工作,尤其是在写作分析部分时,更应如此。许多同志写的工作总结之所以让人感到缺少些什么,就是因为缺乏了马克思主义哲学原理的指导,因而使文章缺乏了灵魂和主线。

  四是 “展望”部分的写作不宜太详尽,重在“出思路”。

  “展望”部分的价值在于思想清晰、目标明确、措施得当。至于具体实施方法、步骤则不一定要写得很详尽。因为,总结毕竟不是计划书。

  五是写工作总结一定要把握大势、紧跟大势、贴近大势。

  这里的大势即大形势。这一点把握不好的话,写出来的工作总结就会落入窠臼,没有分量,难以体现时代性,没有创新和指导意义。

  五、写好工作总结的实践途径

  一个人的写作才能不是与生俱来的。但是,如果学习到位,方法得当,任何人都能写出好的总结来。一般途径有:

  一要多看、多学。向教科书学,向报纸、刊物学,向“高人”——身边文章写得好的同志学。重点要学习写作的基本方法、写作的谋篇布局、写作的风格手法等。

  二要掌握并善于运用正确的思想工具。这就是马克思主义哲学,尤其是其中的辩证法,是指导我们写好工作总结的重要思维工具。

  三要注意积累、搜集、整理写作材料(素材)。一个个人、一个部门、单位或一个条线,要养成做“工作日记”或“大事记”的好习惯或工作制度。并应注意在开展工作过程中,加强对阶段性的、独立的专题活动和专项工作的归纳、整理和“小结”,从而为写“大总结”时积累充分的材料(素材)。

  四要多练、多写。要写好工作总结,关键还在于写。要敢于写,要经常写。要在写中提高,在提高中不断进步。只有亲自动手写,才能发现不足,找到差距,从而有针对性地去补充、完善、提高。

  希望小编介绍的上述方法能够帮助大家将工作总结彻底拿下,不再为公文写作再发愁。

 

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