文秘文秘基础

文秘的具体工作内容,文秘基础

文秘的具体工作内容

字典2017-05-04 文秘工作内容

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  文秘的具体工作内容【一】

  文秘具体工作内容:

  (一)

  1、简单的办公室管理

  2、文书起草、有一定文字功底

  3、熟悉office办公软件,打字速度快

  文秘有行政文秘和企业文秘等几种,它们之间既有相同或相似之处,又有不同之处。

  如果做行政文秘,除具备公文写作能力、电脑文字处理能力之外,要有较为扎实的文字功底,还要对该行政机关(政府部门)的业务以及与业务有关的法律法规有一定的了解。

  如果做企业文秘,应具备企业合同、协议等文本的起草能力,有一定的速记能力,有一定的法律法规功底,当然更要有操作电脑、文字处理的基本能力。

  (二)

  1 接听、转接电话;接待来访人员。

  2 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作,做好办公室档案收集、整理工作。

  3 负责总经理办公室的清洁卫生。

  4 做好会议纪要

  5 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。

  6 负责传真件的收发工作。

  7 负责办公室仓库的保管工作,做好物品出入库的登记。

  8 做好公司宣传专栏的组稿。

  9 按照公司印信管理规定,保管使用公章,并对其负责。

  10 做好公司食堂费用支出、流水帐登记,并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。

  11 每月环保报表的邮寄及社保的打表。

  12 管理好员工人事档案材料,建立、完善员工人事档案的管理,严格借档手续。

  13 社会保险的投保、申领。

  14 统计每月考勤并交财务做帐,留底。

  15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。

  16 接受其他临时工作。

  (三)

  文秘是要能干且漂亮的,要写得一手好文章,英文好.懂得与客户沟通,必要时要应酬。

  这一行是不太好做,什么都要做,不管是好与坏公与私,只要老板叫你做你就得做,外面太阳多么大要出门时还是得出门。

  1.负责人事处文秘、公章管理。

  2.开具各种信函(包括行政介绍信证明等)和干部(工人)调动通知

  3.负责各种文件和通知的收发和督办工作。

  4.负责本部门的信访接待和日常事务工作。

  5.负责人事档案和文书档案的管理工作。

  6.协助做好人事统计报表的统计工作。

  7.负责人事处网页的维护和文件、表格的录入工作。

  8.做好本部门计生、安全保卫、保密等工作。

  9.完成处领导交办的其他工作。

  (四)

  1.拟定、办理公文

  拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下,起草领导讲话稿

  拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会,拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能,因此,拟定公文是一项非常严肃的工作,秘书人员应该以高度的责任心对待。

  办理公文简称办文,是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作,反映了公文在机关内部处理的全过程。

  办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容,大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中,发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中,秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理,做到分工合理、责任明确,确保公文处理过程的严谨、规范、优质、高效,为公文发挥应有的效能创造条件。

  2.办理组织会务

  办理组织会务简称办会,是指机关秘书部门或临时设立的会议秘书机构办理与会议有关的各类具体事务,目的是为领导人开好会议做会前、会中和会后的各种综合辅助性服务。办会过程中应主要做好以下工作:一是会议议题的协调与安排,应与各方面协调联系,将会上讨论决定的事项预先整理形成文件形式后,再将其中已经立题的成熟文件交给主管领导,决定是否提交会议讨论;二是会议的统筹安排,即从整体上安排好会议的各项方面事宜,如会议时间、地点、议程、参加人员、会场布置等;三是会议文件材料的印发、传递、清退、立卷、归档等;四是会议期间的各项服务;五是会议善后工作,如整理会议记录、编写简报和会议纪要、督促检查会议决策的落实等。

  3.调查研究工作

  调查研究工作是指围绕中心工作,针对当前领导关心和急需解决的有关问题,调查了解相关情况,并进行分析研究,写出调查报告呈交给领导机关或领导人。这是发挥秘书工作的参谋、助手职能,直接为领导决策服务的一项重要工作。

  每一项调查研究均应做好调查准备、调查实施和调查总结收尾这三个阶段的工作。其中,准备阶段应根据领导工作的需求确定调查题目,拟制提纲;实施阶段要注意选准调查研究对象,采用多种方式,广泛搜集、认真整理、深入研究调查得来的材料;总结收尾阶段就是对调查研究工作进行整体分析,在以前阶段工作的基础上,写出调查报告。

  4.信息处理工作

  秘书信息处理工作是指按照党政领导机关工作的要求,采集与处理信息,为领导正确决策和实施决策服务的一项工作。凡是领导工作中要掌握的各种动态、情况以及实际工作领域中带有苗头性、倾向性的问题,都需要收集并及时反馈给领导部门。

  开展信息处理工作首先要建立和健全信息网络,这是搞好信息处理工作的基础;其次要建立一支德才兼备、思路开阔、反应敏捷,具有较强的观察和分析问题能力的信息员队伍;最后要实现信息处理工作手段的现代化,以便快速传递和处理信息。开展信息处理工作应确保信息的收集、加工、存储、输出、反馈等基本环节的工作质量。

  5.沟通协调工作

  对秘书工作而言,沟通协调工作的内容极为广泛,依据协调对象划分,有对上的协调(即对领导者之间和领导机关之间的协调)、对下的协调、同级之间的协调、上下级双方的协调、同属部门的协调、业务工作的协调等,而其中最常见的是业务工作的协调,如会议协调、公文活动协调、事项协调等。总之,凡是与领导决策和指导工作有关事项的协调,均属于秘书工作的业务范围。开展秘书协调工作时,可以利用的方式有电话协调、送文上门协调、请人进门协调、登门拜访协调、召开会议协调等。

  6.信访接待工作

  信访接待工作是处理群众来信和接待群众来访工作的总称,是各级党政机关、企事业单位、社会团体的秘书工作的一项经常性的重要工作。收到群众来信,要及时拆封,认真阅读,做好摘记,准确交办,按“分级负责,归口办理”的原则妥善处理或转交有关部门办理。有群众来访时,要热情接待,认真听记,恰当处理。

  7.监督检查工作

  监督检查工作的主要内容分为三个方面,即对党的路线、方针、政策和党政机关工作部署落实情况的督促检查;对领导人批办事件承办情况的督促检查;对文件和会议事项的督促办理。监督检查工作的具体做法主要包括催办检查、实地调研、日常查办、综合反馈等工作形式,其工作的最基本的方式就是向下了解情况,向上反映情况。

  8.公务接洽工作

  公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作,是作为机关“窗口”的秘书工作经常性的重要工作内容,主要包括:承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜,有协助联络公务,安排领导人接见,答复询问,落实承办单位,解决来访者食宿、交通等事项。为确保公务接洽工作的顺利进行,秘书人员应做到忠于职守、认真执行交接班制度和请报告制度,做好值班日记和电话记录。同时,还应熟悉领导者情况,与有关部门保持密切联系。此外,还应善于处理人际关系。

  文秘的具体工作内容【二】

  一、 商务沟通

  (一)接待工作

  1. 全方面的收集类别资料,为来宾接待工资做好准备。

  2.熟悉接待工作的内容以及写作接待方案的格式和写法,制订最佳的代表接待方案。

  3. 做好迎接来宾的准备和接站、接机等迎宾工作。

  4. 了解来宾宴请工作的安排程序,做好宴请准备,热情周到的款待来宾。

  5. 送别来宾的时候,应该为来宾预定返程票,安排好返程交通工具。

  (二) 沟通与协作工作

  1. 运用各种沟通方法和技巧,协调领导之间的关系,与领导、同事和客人有效沟通。

  2. 组织和引导团队有效沟通,提高团队的工作效率。

  3. 及时解决沟通的冲突,排除沟通中的障碍。

  (三)商务谈判

  1. 掌握各种信息的搜集方法和渠道,充分搜集商务谈判信息,并参与制订商务谈判方案和组建商务谈判小组。

  2. 布置商务谈判现场,营造融洽的商务谈判气氛。

  3. 做好上午谈判的辅助性工作,协助主谈判人员处理谈判中的问题。

  二 、会务管理

  (一) 会议筹备

  1. 科学准确地拟定会议的议题、名称、规格、和标准 。

  2. 合理地拟定会议议程、日程和预算经费。

  3. 掌握选择会议场所的程序,选择并预定合适的会议场所秘书工作主要内容秘书工作主要内容。

  4. 掌握会场座位的排列方法和会场布置方式,精心布置会议现场。

  5. 及时通知与会人员,准备会议文件和制作会议证件。

  6. 安排电话会议和视频会议,减少会议开支。

  (二) 会议沟通与协调

  1. 掌握多种会议签到的方法,做好会议签到和会议服务工作。

  2. 运用高效的会议决策方式和达成会议决议的方法,促成会议决议的尽快形成。

  3. 做好会议保卫、保密工作。

  4. 组织会议新闻报道,使会议达到理想的传播效果。

  5. 及时处理会议突发性事件,确保会议的顺利进行 。

  (三)会议善后

  1. 做好与会人员的返程安排 。

  2. 检查清理会场和整理会议文件。

  3. 传达会议决议,撰写会议总结和结算会议经费。

  4. 评估会议效果

  三、 商务活动管理

  (一) 商务活动

  1. 安排会见、会谈 。

  2. 组织和协调大型商务活动以及安排与会人员参加文娱活动 。

  2. 掌握组织信息发布会的程序,成功举办信息发布会 。

  4. 安排剪彩仪式、签字仪式和庆典仪式。

  (二)商务旅行

  1. 协助领导制订周密的出行计划,为其准备旅行时携带的物品 。

  2. 做好票务预定、旅行住宿的安排和办理出国商务旅行手续等事务。

  3. 为大型团队商务旅行拟定旅行计划。

  四、 办公室的管理

  (一)办公环境管理

  1. 合理设置办公室的布局 。

  2. 布置和美化办公室环境以及合理摆放办公室设备。

  3. 维护责任区整洁的工作环境 。

  4. 应对办公中出现的紧急情况,做好办公室的安全管理 。

  (二)办公资源管理

  1. 采购、调配和利用各类办公资源 秘书工作主要内容办公文秘。

  2 做好办公资源库存的监督管理工作 。

  3 参与政府采购管理和招标工作

  (三)办公效率管理

  1. 制订科学的办公室工作计划,并合理的安排办公室工作任务。

  2. 科学的为领导和自己编写工作日志,提高工作效率,进而推进各项目标的顺利完成。

  五、 信息与档案管理

  (一)信息管理

  1. 运用各种信息搜集的渠道和方法,及时充分的手机领导所需要的各种信息。

  2. 掌握各种信息整理和加工的方法,对所搜集到的原始信息进行处理。

  3. 运用各种方式,把经过整理加工过的信息提供给领导和其他人使用,做好信息的传递和利用工作。

秘书,是一种职务名称,指处于 地位,主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员,是领导的参谋和助手。

办公厅(室)属于秘书工作部门,是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发展的必然结果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。

负责组织协调各部门共性的综合性工作,及时做好领导交办的其它事宜。 十、注意了解与全局有关的情况和问题,搞好信息反馈工作,并提出解决办法,为领导决策 提供参考。 负责办公室日常接待工作。 2. 负责拟写公司各类文件、文稿、报告、总结、规划、贺电、 大事记及其他文字材料。

公务接洽工作是指办理领导机关、平行单位、下级组织与本机关联系公务事宜的接洽工作。这是党政机关、企事业单位、社会团体均不可缺少的一项工作,是作为机关“窗口”的秘书工作经常性的重要工作内容,主要包括:承办处理各机关单位直接派人或通过电话形式来本机关商洽或联系的公文事宜,有协助联络公务,安排领导人接见

在我国现阶段,通常是指党政机关、部队、社会团体或企业、事业单位领导的助手,这一职业的工作具有辅助性和服务性。

秘书,是一种职务名称,指处于 地位,主要以办文、办会、办事来辅助决策并服务于领导的人员,是领导的参谋和助手。