首先是学会了整理、装订归档卷宗。卷宗应当按照规定的顺序装订，卷宗应材料成页。装订顺序如下：
(一)目录 目录在装订时制作，按卷宗材料装订顺序的排列制作序号、文件名称、页次;
(二)管理信息表;
(三)提请减刑建议书;
(四)审理报告;
(五)调查材料;
(六)合议庭笔录;
(七)减刑裁定书;
(八)送达回证。
卷内材料一律使用阿拉伯数字逐页编码，页码位置正面在右上角，背面在左上角。档案装订前要进一步整理：对破损的材料要修补或复制，复制件放在原件后面。装订部位过窄或有字迹的材料，要用纸张加衬边。纸面过大的材料，要按卷宗大小折叠整齐。对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。材料上的金属物要全部剔除干净。卷宗封面所列项目要用钢笔或毛笔逐项填写清楚，案卷题名要简明、确切地反映卷内文书材料内容，其中办结日期为出具公证书的日期。卷宗一律使用棉线绳，三眼或五眼订牢。线绳要打成活结，在活结处贴上公证处封签，并在骑缝线上加盖立卷人的名章。
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