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办公室文秘写作格式

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2015-11-30 21:21

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【 liuxue86.com - 文秘写作 】

  文秘最常接触的就是文书写作,小编整理了多中文书的写作格式,希望能对你的工作有所帮助。下面是由出国留学整理的升学宴答谢词400字,欢迎阅读。更多相关文秘写作文章,请关注本栏目。

  【办公室文秘写作格式(一)】

  公文格式

  一、公文用纸统一采用国际标准A4型纸,双面印刷。

  二、行文格式主要要求

  (一)发文机关标示:由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm,上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm,留出空白供上级机关批示文件使用;发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识,字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但是最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前,“文件”二字臵于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,保证公文首页显示正文。 (二)发文字号:发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号在发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“„‟”括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加“第”字。上报公文标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧,发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字,签发人用3号仿宋字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

  (三)文件标题:红色反线下空2行,用2号宋体字(加粗),可分一行或多行居中排布。回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。

  (四)正文(含主送机关名称和落款):用3号仿宋字,一般每面排22行,每行28个字。文中如有小标题可用3号宋体字(加粗)或黑体字。正文中的结构层次第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。

  (五)附件:公文如有附件,在正文下空l行左空2字用三号仿宋字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码(如“附件:1.×××××”),附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第l行顶格标识“附件”,有序号时标识序号,附件的序号和名称前后标识应一致。

  (六)成文时间及印章:成文时间用汉字将年、月、日标全,“零”写为“○”。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称,只标识成文时间,成文时间右空4字,加盖印章应上距正文1行之内,也就是不到1行的空白,端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上;当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前,两个印章排列整齐,均压成文时间,互不相交或相切,相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印公文写作格式章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前,每排最多3个印章,两端不得超过版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位臵时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。

  (七)主题词:“主题词”三字用三号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目按照《国务院公文主题词表》的分类进行编制,用三号宋体字,词目之间空1字。

  (八)抄送机关:公文如有抄送机关,在主题词下l行;左右各空1字,用三号仿宋体字标识“抄送”,后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开,回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关。

  (九)页码:用4号半角阿拉伯数码标识,臵于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。

  【办公室文秘写作格式(二)】

  公务交际文书

  复信

  来信收阅。十分欣慰。承你厚爱,不嫌我能力浅薄,向贵校推荐,我深以为谢。你我同窗挚友,如能在一校任教,当然求之不得,但我已接受本校下学期的续聘,故而难以如愿。这是不能由己的事情,还请你多多原谅。特此敬复。并祝双安!

  弟XX上 X月X日

  聘有人任秘书 文峰先生:

  前月返归故里,见兄满面红光,神采奕奕,身体非常康健,甚觉安慰。弟就任此间新职以来,不觉一月,一切事物,略经整顿,稍有头绪,但是秘书一职,介绍的人虽然很多,而合意者似乎没有。同时,这个职务很重要,不能随意派人,不相识的我也不愿用,想来想去只有你老兄,精于此道,各科通达,文学根基深,做事有条理,而知弟也最深。如能前来屈就,同甘共苦,是所至盼。情长纸短,欲言不尽,专此奉邀。敬请 大安

  弟 大江上

  推荐信

XX航空公司航务部XX先生:

  近闻贵公司拟在中国招聘一批属员驻北京办事处,现推荐王明远先生赴你处待聘,望予采纳任用为幸。办公室文秘工作职责推荐人,李海书,男,现任中国XX航空公司XX部副部长。 XX年毕业于 XX航空学院,最后学历硕士。发表专著四种、论文数十篇,计80余万字。通信地址:XXXX,邮政编码:XXXX

  被举荐人,王明远,男,现年29岁。王明远先生生于XX年毕业于XX学院XX专业,获学士学位。王先生毕业后分配到我售票处工作,对航务知识较为熟悉,有一定的工作经验,有较高的英语水平,我相信他是可以胜任贵公司工作的。

  切盼尽快以答复 祝

  一切顺利

  XXX

  Xx年XX月XX日

  介绍信

XX公司负责同志:

  今介绍我所副研究员、高级工程师XX、XX二位同志前往贵公司洽谈有关合作的具体事宜,请予接待。 此致 敬礼!

  Xx技术研究所

  (公章)

  二零一四年四月二十四日

  开业请柬 请柬

XX同志:

  兹定于X月X日上午X时,在XX公司小礼堂前广场举行公司开业剪彩仪式。 敬请 光临

  XX公司(章)

  X月X日

  出生请柬

  喜得一男谨于X月X日红烧鹅 敬请

  XXX舅父大人 玉赐

  外侄XX鞠躬

  X月X日

  证明信

XX大学党支部:

  XX年X月X日来信收到。根据信中要求,现将你校XX同志的爱人,XX同志的情况介绍如下:

  X同志,现年XX岁,中共党员,是我校中文系教师。该同志对教学工作认真负责,近年来多次被评为市级模范教师。

特此证明。

  XX省XX市XX大学党支部(公章)

  二零一四年四月二十四日

XXX先生讣告

  中国作协XX省分会理事、XX市文联主席XX先生因病医治无效,于XX年XX月XX日上午十一时在XX医院逝世,享年XX岁。

  XX先生生前曾任XXXX等职务。出版XX小说,为党为人民做出了许多有益的工作。XX通知的逝世,是我党的一个损失。

  为了表达对XX同志的哀悼,特定于X月X日上午八时XX公墓礼堂举行追悼会,有赠送花圈、挽联和吊唁者,请按时前往。

  XXXX治丧委员会

  XXX年XX月XX日

  个人给死者单位的吊唁新

  XX大学:

  惊悉师长杨老逝世,无线悲痛。他的逝世是我国教育界、理论界的重大损失。杨老师的学问、道德和功绩将永垂青史,是后人学习的榜样。

  XXX

  XX年X月X日

  【办公室文秘写作格式(三)】

  标题

  各级标题均单独占行。

  章标题:居中,黑体小2号;段前、段后距为1行;行距:固定值36磅。 一级节标题:顶格,黑体3号;段前、段后距为1行;行距:固定值24磅。 二级节标题:缩进2格,黑体小3号;段前、段后距为1行;行距:固定值20磅。

  三级节标题:缩进2格,黑体小4号;段前、段后距为1行;行距:固定值20磅。

  2、正文

  宋体小4号,首行缩进2格,段前、段后距为0行;行距:固定值20磅。

  3、图

  图与前后文均间隔1行;图序与图名置于图的下方,居中,宋体5号;图内文字宋体5号。

  4、表办公室文件格式表格无左右边框;与前后文均间隔1行;表序与表名置于表的上方,居中,宋体5号;表中文字宋体5号,居中。

  5、目录

  目录:居中,小2号黑体,两字之间空4格;段前、段后距为1行;行距:固定值36磅。

  目录内容:小4号宋体;行距:固定值20磅。

  6、页眉

  从第1章开始设置页眉,宋体5号、居中。

  奇数页的页眉书写文件辩题题目 如:中国-东盟海产品交易所人事制度 偶数页的页眉书写内容为:中国-东盟海产品交易所

  7、 页码

  位于页面底端,居中书写。

  目录的页码单独编排,页码号用大写罗马数字Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ、„„;正文第1章起至全文结束的页码则按阿拉伯数字连续编排。

  8、页面格式

  页边距:左、右均为3.18cm,上、下均为2.54cm;(即为Word中页边距选项中“普通”格式)

  【办公室文秘写作格式(四)】

  工作进行到一定阶段或告一段落时,需要回过头来对所做的事情认真地分析研究一下,肯定成绩,找出问题,归纳出经验教训,提高认识,明确方向,以便进一步做好工作,把这些用文字表述出来,就叫做工作总结。总结的写作过程,既是对自身社会实践活动的回顾过程,又是人们思想认识提高的过程。 通过总结,人们可以把零散的、肤浅的感性认识上升为系统、深刻的理性认识,从而得出科学的结论,以便发扬成绩,克服缺点,吸取经验教训,使今后的工作少走弯路,多出成果。它还可以作为先进经验被上级推广开来,为其他单位所汲取、借鉴,推动实际工作的顺利开展。工作总结要用第一人称。即要从本单位、本部门的角度来撰写。表达方式以叙述、议论为主,说明为辅,可以夹叙夹议说。

  总结要写得有理论价值。一方面,要抓主要矛盾,无论谈成绩或谈存在问题,都不要面面俱到。另一方面,对主要矛盾要进行深入细致的分析,谈成绩要写清怎么做的,为什么这样做,效果如何,经验是什么;谈存在问题,要写清是什么问题,为什么会出现这种问题,其性质是什么,教训是什么。这样的总结,才能对前一段的工作有所反思,并由感性认识上升到理性认识。

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