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文秘人员管理制度

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  文秘人员管理制度

  财务管理细则

  为有效合理的使用学生活动经费,使财务管理制度化、规范化,特制定此细则。

  一、费用申请细则

  1、经费预算应本着务实、节俭的原则。

  2、记者社内部各部申办活动,首先必须有详细可行的活动策划书,并附活动经费预算表一式三份(社委会一份、秘书处一份、自留一份)。

  3、若活动经费在100元以下,经确认确为有益的可操作性活动,社委会可批准实施,并申请经费予以支持。

  4、若活动经费超过100元,活动确实可行,并预计在我社及其他学生产生较大的良好的效果,经社委会审核后,由社长报党委宣传部老师审批,研究决定。

  二、经费使用细则

  1、各项费用专人负责,包括采购物品及其它各项支出,需向供应商索要发票。

  2、经费支出需将明细账目、每一项支出需注明事由、费用、时间、经手人。

  3、如若活动中有意想不到的额外支出,各部应立即联系社委,协商解决。

  三、报账说明

  1、每项活动由负责人收集所有发票交给秘书长统一报账。

  2、秘书部核实情况后递交党委宣传部报销 ,并在财务档案中做好登记。

  6、若各部组织的活动无计划无预算,活动支出则不予报销.

  该细则自20xx年4月10日起施行。

  该细则最终解释权归华南农业大学校报学生记者社。

  档案管理制度

  第一章 总则

  第一条 制定目的

  为客观、全面地反映本社各部门及成员的工作情况,使记者社的制度完善规范,作到真正的有章可循,奖惩分明,保障档案的安全保管和开发利用特制定本制度。

  第二条 档案的意义

  记者社档案是记者社的组织干部管理、教育、活动等工作开展所积累的文字及实物资料,为以后的工作提供必要的参考资料,是记者社至关重要的公共财产。

  第三条 档案内容

  本制度包括总则、档案分类制度、档案管理制度、档案借阅制度和附则五部分。

  第二章 档案分类制度

  档案按内容划分为:部门档案、人事档案、活动档案、会议档案、财务档案、外来资料档案及记者社相关制度档案。

  第一条 部门档案

  (一) 档案范围

  本档案共五册(包括社委人事档案),并按部门划分。包括各部门职能介绍、成员相关资料(简介、个人获奖情况说明等)、成员名单和通讯录。

  (二)档案建立

  1)本社成员的人事档案由秘书部成员为其建立,其中的个人履历等基础资料由个人及部门填写。

  2)部门档案是社委会对各部门日常工作的考核纪录,作为先进评选、奖励的主要依据。

  第二条 人事档案

  (一)档案范围

  包括记者社指导老师简介,社委会简介及各部门部长、副部长、成员名单。

  (二)档案建立

  记者社指导老师、社委会档案在每年换届后由秘书部成员为其建立,其中的个人履历等基础资料由个人填写。

  第三条 活动档案

  (一)档案范围

  档案按内容划分为:招新活动档案、换届活动档案、外出联谊交流活动档案、评报活动档案。各类档案包括各相关活动的活动策划书、活动通知、活动流程、发言稿、活动工作安排表、活动总结、活动成果等相关文件。

  (二)档案建立

  1)记者社各部门在举办大型活动后的7天之内,需把本次活动的所有相关文件一并提交,由秘书部存档。

  2)举办大型活动时,摄影部要注意保存各种文字图像资料,要及时采集活动图片,及时将照片、相关宣传稿件存档,并在秘书部工作人员收集时及时提交。

  第四条 会议档案

  (一) 档案范围

  会议记录本、部长例会流程、会议下发资料、发言稿、会议PPT、资料图片。

  (二) 档案建立

  1) 秘书部对每次学生会全体成员会议在会议记录本上进行记录,并于会后收集本次会议所有相关资料进行整理存档。

  2) 社委会例会资料由秘书长进行收集,月末交给档案管理人员收集存档。

  第五条 财物档案

  (一) 档案范围

  活动预算表、活动结算表、学生会财务帐目、发票、学生会集体获得的奖品、纪念品、文具、展板、条幅、装饰品等。

  (二) 档案建立

  1)各部门举办活动前,根据活动计划书,本着节约务实、具体详尽的原则编制预算申请,然后交由社委会审核通过,再上报分管老师审核签字。

  2)发票填写所购物品、时间要符合实际。背面注明经手人、所购具体物品及时间,做到详实具体,以便登记入账。最后主办部门将预算申请和发票一并交秘书部报销、存档。

  3)秘书部专门设立财务账目本,每月应作账目整理,并向社委会汇报批示,接受社委会监督。

  4)秘书部为每一件办公物品都建立档案,详细记录其管理、使用情况。

  第六条 外来资料档案

  (一) 档案范围

  校各学生组织及外校组织的通讯录、报刊等外来资料。

  (二) 档案建立

  秘书部每次领取资料后,进行资料整理,重要资料备份存档。

  第七条 记者社制度档案

  (一) 档案范围

  CI系统、场地借用流程、物资借用办法、值班制度等相关文档。

  (二) 档案建立

  1)记者社秘书部在学生会内部制度修订后进行收集,并整理归档。

  2)对于上级下发制度文档进行复印下发各部门,并备份存档。

  第三章 档案管理制度

  第一条 档案管理人

  1)档案收集与管理总监督人为秘书。秘书部内委任档案管-理-员,由档案管-理-员对各个部门进行跟踪负责。在活动频繁时可适当在秘书部内成立档案小组进行一对一跟踪负责。

  2)档案管-理-员于各部门举行大型活动后主动联系相关部门提交档案所需文档,并对档案的收集进行监督。

  3)各部门应确定一名委员作为档案收集工作的联系人,负责收集活动的相关资料。重要文件(包括工作计划、总结以及某些重要活动的文件资料),各部门信息员除了上交一份文字资料外,还应将文件用WORD形式存入磁盘上交或发到秘书部的邮箱中。

  4)档案管-理-员负责文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统。坚持平时整理,根据不同种类文件材料的形成特征,合理分类存放,便于利用和归档。管-理-员一学期须作一次档案统计汇报工作,并将本学期的重要文件及活动照片统一录入磁盘,以便保管及查阅。

  5)归档做到排放合理,页号编写准确,案卷目录清楚,案卷标题简明扼要。按归档时间在档案首页档案目录中进行登记,方便检索。

  6)各部所需收集范围具体请参见《校报学生记者社档案》里各部门业已归档的资料。除此之外,各部门还可以增加收集对学生会今后工作有参考利用价值的资料。另外,工作计划书与各大型活动的工作总结也应在收集范围之内。

  第二条 归档时间

  1)各部门的档案收集工作的联系人,在活动结束后七天内把相关资料交给档案管-理-员进行归档。

  2)对于年度工作总结、各种年报、成员名册,应于每个学期末进行归档。

  3)每个学期末进行一次全面、彻底的归档,各部门要把上一年应归档而未归档的全部文件材料移交秘书部归档。

  第三条 归档范围

  按各档案的档案范围进行。

  第四条 档案格式

  1)各部门上交归档文档统一运用应届学生会模板,并用A4纸打印后提交。

  2)外来文档原件归档。

  3)每册档案首页为档案目录,档案本每页张贴页码,并要求对更新的文档内容在档案目录进行登记,方便检索。

  4)每册档案侧面填写档案名称、册数。

  第四章 档案借阅制度

  为了加强本单位档案管理,搞好各门类档案的提供利用工作,特制定以下制度:

  第一条 记者社各部门借阅档案,必须经档案管理人员同意并在档案借阅登记表上进行登记,注明借阅人姓名、部门、联系方式、借阅内容,并记录归还时间,是否完整归还等具体事项。特殊情况需借出的,需经档案管理人批准,但借出时间不得超过一周,不得转借他人。需继续使用者要办续借手续,确保档案的完整与安全。

  第二条 外单位来人查阅本单位档案,需经秘书长签字批准,方可查阅,不得抄录或借出。

  第三条 对于借阅、借用的档案,未经允许不得圈画、涂改、折卷、裁剪、撕毁、抽调、翻印、转借、公开引用、增删档案中的任何材料及文件等。

  第四条 如发现档案错漏请及时与档案管理人员联系,由档案管理人员核实后进行修正,不得私自修改。

  第五条 对所有借档案或经批准复印的材料要妥善保存。违反要及时追查,并追究有关人员的责任。

  第六条 珍贵的实物档案、重要的照片、底片、缩微胶片等档案一律不借出。

  第五章 附则

  第一条 学生会每年换届时,以往文件移交下届成员作为参考,由秘书部成员接管档案。

  第二条 本制度自颁布之日起施行。

  第三条 其他未尽事宜由秘书部请示社委会后决定。

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