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文秘专业的职业目标是什么

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2018-05-14 09:18

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【 liuxue86.com - 文秘专业 】

  文秘是随着科学经济高速发展,信息传播急剧膨胀,社会竞争日趋激烈而产生的一门新兴现代科学管理专业。出国留学网小编整理了“文秘专业的职业目标是什么”仅供参考,希望能帮助到大家!

  文秘专业的职业目标是什么

  一、背景与意义

  文秘是一种综合性极强,涉及领域甚广的职业,大到国家机关、事业单位,小到地方私营企业都少不了文秘工作。近几年秘书专业毕业生数量也呈不断上升之势,并且对秘书人才素质的需求越来越高,但是文秘专业毕业的学生专业知识不扎实;个人能力水平低,动手实践能力不强;综合素质不高,难以胜任机关、企业所招聘职位的需求。并且刚毕业的学生大多有浮躁,急功近利,想拿高工资,谋求高职位的不健康的就业心态,而不满意文秘的工作岗位。对自己的工作岗位没有清晰的规划,不知道该做什么,该怎么做。

  近年来,企业、机关对新近毕业的文秘专业毕业生的专业知识、知识层面、工作效率、道德素养、综合素质等不尽满意,文秘专业的毕业生面临严峻的“就业寒冬”。文秘专业毕业的学生就业难,而企业难招聘到符合企业本身发展需要的文秘工作人。

  所以文秘专业的大学生应该要提高自己的专业知识、知识层面、工作效率、道德素养、综合素质等方面的才能,树立先就业,再择业的正确就业心态,按部就班,一步一个脚印在激烈竞争的社会占有一席之地。

  二、内容

  文秘工作是围绕办文、办事、办会开展工作的。对文书信函,新闻稿撰写,有需要的文字材料的准备和起草工作,对文书、文件的办理处理,文书、文件的打印、制作、收发、传递,立卷及归档。

  从事文秘工作的人的终极目标是高级秘书,也就是通常所说的办公室主任或秘书长、其次是秘书、助理,最后是文员,文员是从事文秘工作的人的初次择业岗位。

  文秘人员应该要有多角化才能,懂得一国甚至两国以上的语言,具有一定的语言处理能力和计算机技能。组织能力,文秘不仅一个职位,更是一个组织者,要为各种会议和活动作计划,并落实安排。同时,还需要应付一大堆的工作日记、计划表、文件和电子档案。沟通能力,文秘人员需要和老板、同事以及客户打交道,要善于协调企业内外部的关系。获取新知识的能力,文秘人员必须通过继续深造来不断增长知识和提高技能,特别是在办公技术方面,需要跟上计算机应用的发展步伐。团队合作能力,文秘人员要参加到许多实际项目中去,要收集信息,要督促团队努力工作。

  作为文秘人员还应该在实际工作中不断吸取经验,学习更多的知识和技能。

  三、方案

  没有人一蹴而就,都需要自己一步一个脚印,文秘工作犹如是。

  一、初次择业岗位

  初级文秘--办公室文员、主管助理

  工作任务:拟写,收文、发文处理,文档管理,会议前筹划、会议中服务和会议后落实,办公室日常接待,办公室日常事务管理,办公用品与设备的使用和管理,办公环境管理。

  职业技能:

  1、拟写事项性通知、商洽函、传真稿、备忘录、请柬、邀请信、贺信、感谢信以及各类型的启事。

  2、对文书进行立卷归档;

  4、按要求发送会议通知,制作会议证件和指示标识,预定会议室,预定并确认会议住宿,确定最终参会人员;

  5、按要求接站,完成签到工作,引导与会人员就座;

  6、安排与会人员返程,清退会议文件资料,整理会议室;按要求签收、拆封、登记和分发文书;

  7、确定归档范围

  8、按外企的职业要求着装,接打电话,迎送来访者,招待来访者设计、填写接待记录与电话记录表;

  9、安排会议室,安排用车,处理邮件;

  10、发放办公用品,使用打印机打印文档,使用传真机收、发文件并对结果进行确认,使用复印机复印文件,碎纸机销毁文件;

  11、维护接待室、会议室等相关公共区域的环境,维护上司的办公室环境及本人的办公环境

  要有优良的组织、沟通能力,流利的英语听说读写能力,熟练的计算机操作技巧,行为举止大方、谈吐文雅、文明礼貌是文秘人员要具有的基本素质。作为文秘专业的毕业生,在大学教室上听说读写的专业训练和实际操作必须懂得以外,还要做到以下几点:

  1、取得CET4、6级证书,作为文秘专业的学生不仅要掌握文秘专业的技能还要在此基础要学习英语。因为随着国际化,机关企业少不了与国际接轨,懂得英语,会应用英语成为文秘专业的一项技能要求,会英语、懂英语、会用英语,取得CET4、6级证书会成为文员的闪光点。

  2、取得计算机办公软件中级证书;

  2、多阅读,作为文员怎样才能增加自己听说读写的能力,那无疑就是让自己多阅读,多看书,并且多看应用文写作的书,这对文员的工作很有帮助。

  3、熟悉地图和交通,作为文员会经常有需要的采买、预定、接送,熟悉路线和交通会很有用处。

  4、多参加机关企业组织的各种活动,让自己在实践中学习到为人处世的知识和经验。

  5、与周围同事搞好关系,会让工作事半功倍。

  二、再次择业岗位

  中级文秘--经理助理、秘书

  工作任务:商务文书拟写、文档管理、会议前筹划、会议中服务和会议后落实、办公室日常事务管理、办公环境管理、商务活动实施、信息管理。

  职业技能:

  1、拟写会议纪要、意见、合同、可行性研究报告;

  2、制订档案管理制度,选择档案管理模式;

  3、拟订会议策划方案,审核会议的筹划方案,组织与培训会议工作人员;

  4、主持会议,督查会议决议的落实;

  5、管理团队,陪同协助上司工作,拟订调研方案并组织实施;

  6、实施并监管组织的安全运营,评估办公环境管理状况

  7、安排参观活动、签字仪式、典礼仪式、展览活动、商务谈判、招商活动;

  8、利用信息辅助决策,制订信息工作制度。

  中级秘书,作为机关企业领导的助手,只有单单的专业技能是不能胜任的,在这个阶段也恰恰是作为文秘人员的发张阶段。知识,以及各方素养也应该增长。作为中级秘书是为上级分担工作的,除了秘书必须具备的听说读写能力外

  还要学习和增长一下几方面的知识和能力:

  1、应变能力的提升,作为中级秘书,要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力,处理问题既要符合原则,又要有一定机动性和灵活性。

  2、了解和学习人力资源知识,对人力资源知识进行学习,会成为让你在秘书的发展过程中有很大帮助。

  3、提升中英文口语、阅读和写作能力,每天读记单词,朗读文章,多写作,多看书,会保持这项能力,而这项能力的保持和提升,会让你在秘书这条路上走得更加顺畅。

  4、提高组织、协调、沟通、领导能力及出色的人际交往和社会活动能力以及敏锐的洞察力,判断与决策能力,以及计划和执行能力,多参加公共活动,多与人交流,提高这些能力。

  5、学习公共管理的知识或者人力资源的知识等。

  6、了解和学习金融、经济方面的知识,会让以后的路走得更加顺畅。

  三、终极目标岗位

  高级文秘--办公室主任、企业总裁秘书

  工作任务:商务文书拟写、收文、发文处理、文档管理、会议前筹划、会议中服务和会议后落实、办公室日常接待、办公室日常事务管理、办公用品与设备的使用和管理、办公环境管理、信息管理 。

  职业技能:

  1、拟写通告、通报、决定、请批、批答函、总结、述职报告,制定计划;

  2、审核文书,拟办文书,承办文书,催办、注办文书;

  3、提供并利用档案,编写档案参考材料,管理电子档案;

  4、拟订各种会议的筹划方案,督查会务的筹划情况,审核会议文件,与上司沟通会议的有关事宜,拟订会议的应急方案;

  5、提示会议按计划进行,监督会议经费的使用,处理会中突发事件

  6、对会议进行总结,评估会议工作

  7、安排涉外礼宾次序,涉外迎送仪式,涉外会见会谈和拜访,涉外宴请,选择馈赠礼品;

  8、提出改进办公流程的建议,处理突发事件的预防及应对措施,督促检查各项事务的完成情况,制定工作计划,确定承办期限,进行工作评估

  9、制定办公用品和办公设备的采购程序,提出采购办公用品和办公设备的预算方案,调配办公资源;

  10、选择办公模式,提出办公室布局方案;

  11、加工、编写信息材料,提供并利用信息,反馈信息

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