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文秘人员如何提高写作能力

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  常听人说:选一个县长、局长、科长并不难,要选一个优秀的文字秘书有时却很难很难。这话不无道理。出国留学网小编整理了“文秘人员如何提高写作能力”仅供参考,希望能帮助到大家!

  文秘人员如何提高写作能力

  有的文字秘书可能文字基础非常好,但不一定能写好机关公文稿,只能说具备了写好机关文稿的条件。这是因为机关文稿有其独特的性质、特点和作用,起草机关文稿有其独特的思维方式和写作要求,如果把握得不好、不准,即使你驾驭文字的能力再强,文章也未必能对得上路。

  机关文稿无论是领导讲话、重要文件、工作总结、调研文章等“大块头”文章,还是通知、批复、纪要、信息等“小块头”文章,都必然涉及政治、经济、历史、哲学、文化、教育、法律乃至宗教、涉外、军事、保密、统一战线等多方面的知识,每一门知识又包括了方针政策、专用术语、不同时期的任务与要求等大量具体的知识。如果缺乏这些方面的知识,不仅材料写不下去、写不对路,还难免说外行话,甚至还可能说错话。这一点,对于党委、政府文字综合部门的工作人员尤为重要。

  作为专业部门的秘书人员,也许你对部门工作的相关知识烂熟于心,但你也不能不了解其他有关方面的专门知识。因为一个部门的工作不可能孤立运行,而要在党委、政府统一领导下,与其他各部门各单位的工作协调、配合运行。如果各部门文秘人员不努力掌握多方面的知识,仅仅知道或者仅仅强调本部门的工作和利益重要,写起材料来各行其是,那就有可能出现政策打架、步调不一的现象,就会影响机关总体工作的有效运转。

  所 以,作为一名称职或者基本称职的文字秘书,除了要掌握语言文字基础知识和各种机关文稿的写作常识外,还要重点掌握以下方面的基本知识:

  一是历史知识。以史为镜,可以知替兴。忘记历史意味着背叛,不懂历史意味着浅薄。我们的民族历史悠久、文化灿烂,其中很多东西值得我们去认识、把握和继承、利用。作为文秘人员,除非毕业于历史专业,不可能都对历史有全面的、详细的了解,但对人类社会发展演变的主要阶段、主要历史人物和重大历史事件、重要经验教训等应有较清楚的了解,对党史、建国以来的发展史特别是改革开放以来的发展史更应熟记于心,对地方史和有关专业史也应有所掌握。这不仅是拓宽知识面的需要,也是胜任本职工作的需要。起草文稿很多时候会用到历史知识,不少领导同志发表讲话也会运用有关史实,或用于探讨事物发展规律,或用于阐释某种道理,或用于印证观点、警示世人,如果我们不懂得一定的历史知识,常常会陷入对某个问题知其然不知其所以然,想说清楚但说不清楚,想说透彻但说不透彻的窘境,文章就会欠缺深意和厚度而显得单薄、干涩。

  二是理论知识。理论来源于实践又指导实践,没有正确的理论就没有正确的实践,而理论的运用又经常且大量地出现于机关文稿中,所以文秘人员掌握理论知识的重要性是不言而喻的。理论知识的贫乏必然造成思维的苍白,甚至带来是非观念的模糊和政治立场的偏颇。因此必须努力学习和掌握马列主义、毛泽东思想,在现阶段特别要全面、准确地领会和把握邓小平理论,用这一理论武装头脑,指导写作。也许有同志会说,理论都是些玄而又玄甚至使人厌烦的大道理,我们不是搞理论的干吗要学?学了用得着吗?芽这话大错特错。首先,既然你在机关从事文秘工作,理论不能不学,政治不能不讲,否则就要犯错误;即使别人厌学、不愿学或者装模作样地学,但文秘人员非得老老实实、认认真真地学不可。其次,说到用得着用不着的问题,关键看你怎么用。不动脑筋,照抄照搬,当然没用;空洞说教,脱离实际,当然没用;望文生义,牵强附会,当然没用;固守教条,缺乏创意,当然没用。我们所需要的是,通过打牢理论功底,增强对实际问题的理性思考,学会用马列主义的立场、观点、方法观察问题和分析问题,并以此贯穿于文稿写作之中。

  三是经济知识。经济建设是党的全部工作的中心,包括起草文稿在内的各项工作都要围绕这个中心来进行。很难想象,一个不懂得起码经济常识的文秘人员能够胜任本职工作。这对于党委综合部门和各职能部门的文秘人员尤为重要,因为党委是对两个文明建设起核心领导作用的,组织、纪检、宣传、统战等各项工作无不与经济工作密切相关,而客观上,文秘人员接触党务工作多,接触经济工作少,但起草文稿又必然接触大量的、多个方面的经济问题,所以在学习经济知识方面应比其他部门文秘人员更主动、更自觉一些。政府综合部门和专业经济部门的文秘人员似乎好办一些,因为你天天都在和各种经济政策、报表、动态乃至各种矛盾和问题打交道,但也有一个懂得多与少、深与浅的问题。概而言之,无论哪个行业的文秘人员,都必须努力学经济、懂经济。这包括经济理论、经济发展规律、经济政策及常用名词术语等,尤其要注意学习市场经济理论和有关知识,把握市场经济运行的规律和特点;随着我国加入WTO和知识经济时代的到来,还必须学习有关新理论、新概念和涉外经济知识。有了这些知识,我们才能贴近改革与建设的实际需要,通过起草文稿为加快发展献计出力。

  四是科技知识。科学技术是第一生产力。经济和社会发展离不开科技,因而起草机关文稿也离不开对科技知识的掌握。要了解科技革命的历史,了解科技创新对于经济发展的重大意义,了解国内外高新技术发展趋势,以适应推进科技进步、转变经济增长方式的需要。同时要积极掌握现代化办公有关技能,使自己成为学科学、懂科学、用科学的新型人才。

  五是法律知识。依法治国是党中央提出的宏伟治国方略。随着我国社会主义法制的逐步完善,各种法律法规正日益广泛地覆盖全部经济和社会活动,有法必依、执法必严、违法必究也越来越为推动经济发展和社会进步所必需。因此,作为机关文秘人员,毫无疑问要努力学法、懂法,包括基本法和有关专门性的法律法规,即使不可能全部学深学透,也要尽可能地多学、多懂一些。这样,起草文稿时才能体现依法办事的原则,正确使用有关法律概念和规定,不至于出现与法律法规相悖的现象。当然,作为政法机关和行政执法部门的文秘人员,则应学得更精、懂得更多一些,在学法、守法、用法方面当表率。特别在对外经济交往当中,很多关系需要依*法律来调整,很多矛盾需要运用法律来解决,所以不仅单位负责人要懂法,文秘人员也应懂法,否则就可能给经济造成不必要的损失。

  六是领导科学知识。文秘人员虽然不是领导,但所从事的工作是直接为领导服务的,就必须懂得一定的领导科学知识。领导科学所包含的内容很深、很广,文秘人员不可能全部掌握,但对最基本的内容,如决策要素、决策过程和决策实施方面的知识,驾驭全面、组织指挥、化解矛盾方面的知识,市场经济条件下如何改进工作方法、提高领导水平方面的知识等等,都应有一定的了解。只有掌握这些知识,才能在起草文稿中全面、准确地领会和反映领导意图,才能在决策中当好领导的参谋助手。实际上,文秘人员天天与领导打交道,包括请示汇报、参加会议、陪同搞调查研究等,对领导的决策过程、领导方法和工作风格等方面可谓耳濡目染,只要你有“心”,这方面的知识不难掌握。怕就怕“不识庐山真面目,只缘身在此山中”,不善于捕捉和积累这方面的知识,自觉不自觉地把自己隔离于领导活动之外,仅仅从“做文章”的角度去考虑学什么和思考什么。

  除上述方面之外,还有其他一些必须掌握的知识,各部门也还有各自的专业知识,这里就不一一列举了。总之,学历史可以使人深刻,学理论可以使人清醒,学经济可以使人精明,学科技可以使人聪慧,学法律可以使人机敏,学领导科学可以使人成熟,一句话,有了这些知识,工作中就能得心应手,左右逢源。当然,如果能懂得一些文学和音乐知识,那就更好了。

  世界上的知识浩如烟海,一个人的精力和时间是有限的,这就需要我们掌握一些正确的学习方法,不断充实和更新知识。第一,根据本人的知识基础和工作需要,采取缺什么补什么的方法,做好学习计划,选定一批必读的书目;第二,根据难易程度和业务的关联程度,把必读书目分为粗读和通读两大类,粗读即一般了解,把主要的东西记住就可以了,哪怕一目十行也不要紧;通读要逐字、逐句、逐段认真阅读,做到基本弄懂弄通;第三,在粗读、通读的同时,择定个人的主攻领域,即“专”的方向,然后重点研读这方面的书目,即精读,并结合实践进行思考,举一反三,加深记忆和理解,达到触类旁通、融会贯通的目的;第四,在精读的同时,不能疏忽了粗读和通读有关书目,即不能片面求“专”而疏于求“通”,要通过合理分配学习时间?穴如零碎时间用于粗读和通读、整块时间用于精读?雪、采用不同记忆方法?穴如一般内容记大意、重点内容记原意?雪,区别不同理解程度(如全面理解和局部理解,深度理解和一般理解)等,使学到的知识既全面又有重点,既不因过于宽泛而停留于一知半解,又不因过于偏狭而显得孤陋寡闻。

  在市场经济不断发展、知识经济新潮迭起的情况下,新事物、新矛盾、新问题、新知识层出不穷,如果我们不注意不断充实和更新知识,就跟不上时代前进的步伐,就难以胜任本职工作。为此,我们必须以一种强烈的“知识恐慌”感迫使自己:学习、学习、再学习!

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