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文秘专业能力有哪些

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2018-05-21 09:34

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  专业能力,是指秘书从事秘书工作所应具备的职业能力,是秘书能力结构的核心部分。专业能力是完成秘书工作的重要保证,也是秘书区别于其他职业人员的重要方面。出国留学网小编整理了“文秘专业能力有哪些”仅供参考,希望能帮助到大家!

  文秘专业能力有哪些

  1、表达能力。

  就是通过语言、文字和身势等形式传递信息,相互交往,合作共事 的本领。在商务秘书的工作结构能力中,表达能力占有重要的位置,发挥着重要的作用。可以说,在完成各项公务活动中,都离不开表达能力的运用。表达能力主要有三种形式:

  (1)口语表达能力,良好的口头表达能力表现为:目的明确、中心突出、语言规范、口齿清晰、语言温和、富有激情、说话得体、符合身份。

  (2)书面表达能力。秘书人员工作中的一个重要任务,就是从事大量的文字工作,几乎天天都要修改或草拟文稿。因此,秘书人员必须具备扎实的文字功底,不仅要精通 语法、修辞和逻辑知识,还要掌握一定的写作规律。汉语词语浩瀚,文体广博,这为文 字工作者提供了良好的条件。但是,写作是一种综合能力的表现,要做到内容与形式的 统一,既要有好的表现形式,又要有充实的内内容,并不是一件轻而易举的事。这就要 求秘书人员加强写作实践,熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧,随时 注意积累资料,不断提高写作水平。要注意文风的改革,培养洗炼的文字表达能力。

  (3)身势表达能力。身势表达能力就是运用表情、动作、姿势、声音、服饰和距离等非语言手段,表达思想或情感的本领。在商务交往中,身势表达能力是对口语表达 能力的重要补充,能起到强化口语表达的作用。

  2、组织与管理能力。

  国际秘书联合会认为"秘书是上司的特殊助手,他们掌握办 公室工作的技巧,能在没有上司过问的情况下表现自己的责任感,以实际行动显示主动 性和判断力,并在所有给予的权利范围内做出决定。"商务秘书人员要具有辅助领导者 管理决策的能力,要在领导者授权理事中具有独当一面管理事物的能力。根据职责的要 求,秘书人员经常要按照领导的意图组织各类活动,如果缺乏一些现代的、科学的组织 管理能力,就无法把工作搞好。对此,秘书人员一方面要通晓办事的渠道,提高办事的 效能,平时多接触一些具体事物,处处留意他人和自己的上级是如何处理问题的,不断 增加自己的阅历和经验。另一方面要用系统的观点,统筹安排工作。

  3、沟通与协调能力。

  商务秘书在工作中要与老板、同事以及客户等各种身份的人打交道,这需要具有较强的沟通能力。在办文、办会和办事过程中既要贯彻党和国家的方针政策,又要落实主管部门的相关政策,还要参与组织内部有关政策规定的讨论、拟制。秘书人员介入其中,要通过各种方式、手段、妥善地调节、处理所属系统内各层次、 本文由论文联盟收集整理各职能部门、单位之间,本系统所属人员之间及本系统与外系统之间的各种关系、矛盾 和纠纷的本领,协调工作是领导者管理职能的延伸。因此,商务秘书还要善于协调企业 内外部关系,要熟悉政策法规及事实依据,通盘考虑,着眼大局,协同各方,处理好局 部与整体、长远利益与眼前利益的关系,在大事要事上要坚持原则,在细节、枝节问题上要善于变通,将原则性和灵活性结合起来;要善于分析矛盾的焦点、主要矛盾的主要 方面,抓住协调关键,缓解或化解矛盾,要善于运用协调方法和协调艺术,充当领导者 综合协调的得力助手。

  4、收集和处理信息的能力。

       商务秘书在商务活动中发挥着信息的汇总和传递作用。 一方面,商务秘书发挥着信息发布功能,通过各种信息媒介渠道,将决策层的重大决策 及企业的重大事件,向员工、股东和公众发布,使其有机会参与企业的管理,通过正式 的与非正式的传播渠道,主动向股东、员工介绍经营状况,接受其咨询,通过举办新闻 发布会,向各新闻媒介提供企业信息,塑造良好形象。另一方面,商务秘书又发挥着信 息收集功能,即听取员工、股东、董事对企业经营管理工作意见、建议和要求,了解并 收集新闻媒体和社会各界舆论对企业的评价,并对这些信息进行分析整理,成为企业决策层的参考资料。信息作为管理决策的依据和基础,商务秘书工作的信息传递与信息的 反馈作用直接影响着领导层管理决策的效率。因此,收集和处理信息不仅是商务秘书的 重要工作也是他们必须具备的能力。

  5、调研和创新能力。

       在市场经济条件下,秘书人员应该以"企业--市场"为轴 心自觉开展调查活动。首先,要找准企业与市场的交合点。诸如经营管理、企业改革, 定期开展调研,为领导决提供正确依据;其次,以企业进入市场参与竞争力为主攻方向, 围绕工作的重点,深入调查,协助领导做出正确决策;再次,秘书人员要有创新意识,大胆创新,敢于面对新世纪的挑战,提出超前见解,提高思维的创造性,勇于开拓,推 动本企业的发展。

  6、继续学习能力。

       面对知识经济的时代,企业和个人要谋求创新发展,取得竞争 优势,必须具备获取新知识的能力。无论秘书人员原有的知识能力有多高,工作经验如 何丰富,都要在工作中不断学习新知识,不断获取新信息,不断增长新的才干。

  除了以上几种能力,商务活动的特殊性还要求企业的秘书人员必须懂得经营知识, 能进行成本效益核算,在参与处理内外经济事务时,具有经济观点和经营头脑,熟悉贸 易规则,并能及时拿出恰当处理经济事务的参考意见,同时要具有现代化办公机具的操 作能力等等。 面对经济全球化和一体化进程的加快,面对日益加剧的市场竞争,只有准确把握新 形势下商务秘书工作的特点与发展趋势,才能不断提高商务秘书人才的专业水平和职业 素质,满足市场对商务秘书人才日益增长的需要。

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