秘书四级考试知识点

　　所谓统筹兼顾，就是安排日常活动要从组织的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况。有条不紊地做好时间的协调工作，避免发生撞车，使整个事件安排如同一个流程一样，是一个完整顺畅的动态系统。每个节点都承接了上了一个过程的成果，担负着本身过程的职责。只有统筹兼顾，才能做到有条不紊，互不冲突，提高工作效率，取得良好的工作绩效;反之，若安排不当，顾此失彼，不仅会对领导工作的效率带来消极影响，而且会给组织全局工作造成混乱。

　　2.安排规范

　　安排规范就是根据组织领导的分工，明确规定哪一类组织活动应由哪些领导参加，避免出现随意性，注重实效，克服形式主义。

　　3.效率原则

　　日程表的安排要体现效率原则。作为一个组织，时间会产生很多变数，组织或企业发展到一定阶段，必然会出现各类问题叠加的情况。于是，缺乏效率的日程安排就会使组织框架试图去适应这种变化，从而变得日益臃肿，组织的命令系统逐渐失灵，导致大量未经删选或毫无意义的信息淹没组织高层。因此，秘书在安排领导日程时要注意使整个日程安排有助于提高组织工作效率，设计的工作日程要很清楚。

　　4.突出重点

　　采用ABCD法则，与完成中心工作有直接联系或重要的活动，要优先安排，加以保证，以便领导集中精力办大事，防止领导疲于奔命，力戒形式主义。ABCD法则中的A是指先做重要而紧急的任务;再作重要而不紧急的任务，即B类事务;后作紧急而不重要的工作，即C类事务;再处理D类，可做可不做的事务。只有这样，才能提高效率，充分利用时间，合理分配精力，完成工作任务。

　　5.留有余地

　　安排领导的时间要留有余地，不要安排得过于紧密，要给领导空隙时间。

　　6.适当保密

　　领导的日程安排，一般都是自制成一览表的形式。日程表给领导一份，给秘书科长和其他领导一份，再就是有关科室和司机一份。不过，给科室和司机的日程表，内容不能太详细，以防泄密。

　　7.事先同意

　　在安排领导的日程表时，不论是一般的工作还是重要的工作，都要事先得到领导的同意。

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2017年秘书四级考试知识点：商务沟通

03-03

标签： 秘书资格考试秘书资格辅导秘书考试考点

　　本文“2017年秘书四级考试知识点：商务沟通”，跟着出国留学网秘书资格考试频道来了解一下吧。希望能帮到您!

　　商务沟通

　　1.接待规格是从主陪人的角度而言的.接待规格有3种：高规格接待、对等接待、低规格接待。其中对等规格是最常用的接待规格。P235下

　　2.秘书在接待规格确定后，如果一些突然的变化影响到既定的接待规格：如上司生病或临时出差，让他人代替，秘书必须向客人解释清楚，向客人道歉。(录像中出现)P236中

　　3.第一大题：背景：领导以便条的方式要求秘书制定关于某某参观团来我公司的接待计划及日程安排.用E-mail或备忘录的形式

　　答：见P184备忘录的格式：

　　发给：(根据实际背景写)

　　发自：(根据实际背景写)

　　日期：(根据实际背景写)

　　内容：关于某参观团来我公司的日程安排

　　1.秘书应了解本单位有关接待方面的规章制度，严格遵照执行，不得擅自更改.

　　2.接待计划的主要内容有三象：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支.接待规格决定了其他的人员、日程安排及经费开支。包括车站迎接、宴请的规格、住宿的宾馆等级等。

　　3.关于日程安排，包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的形式列出。

　　4.关于接待经费列支，包括：(1)工作经费(2)住宿费(3)餐饮费(4)劳务费(5)交通费(6)参观、游览、娱乐费用等(注：至少罗列5到6项)

　　5.在接待计划拟出后，秘书应该交领导审核，然后再将日程安排和经费数目一起提前寄给来访对方。(P237)

　　4.第二大题：背景：某公司有2个部门，假设2个部门均看上了同一个人才，发生矛盾，总经理让你提出建议，化解矛盾。

　　答：这属于横向沟通。横向沟通的目的是为了增强部门间的合作，减少摩擦。首先，先利用面谈、备忘录等方式听取各方意见和需求。我们给他们开一个圆桌会议(平等性的会议)，在会上分析导致横向沟通的障碍：①部门“本位主义”②部门产生的先入为主的偏见会影响部门沟通的顺利进行，“一叶障目”等。在会议上我们应该①选择针对性的沟通形式②树立“内部客户”的理念③耐心倾听而不是叙诉④要他们学会换位思考，跳出自我的模式，了解他人的心境。

　　5.某人性格孤僻，由此造成部门之间的矛盾的根源是：性格冲突P239

　　6.“内部客户”的理念是指要用对待外部客户、最终顾客的态度和热情去服务内部客户。P239

　　7.换位思考的概念：跳出自我的模式，进入他人的心境。

　　8.纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。其中下行沟通在组织中的表现形式通常为①公司政策②备忘录③口头指示④传真⑤电子信箱(多选题P239)

　　9.纵向沟通可能遇到的障碍：5条中常考第三条：不善聆听;第四条：草率评判;第五条：语义表达和理解方面的歧义(P240)

　　10.纵向沟通的策略：主要考试第三点：“去繁从简”，减轻沟通任务;第四点：言简意赅，提倡简约的沟通;第五点：启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价;第六点：多介质组合，比如，书面形式与电话相结合(强调)

　　11.冲突产生的原因：主要考第二点(目标不合，难以合作)和第三点(责任不明...

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2017年秘书四级考试要点

12-12

标签： 秘书四级考试要点秘书四级考试知识点秘书四级考试复习讲义

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　　1. 办公环境的维护的依据：三大法律：《宪法》、《劳动法》、《工厂安全卫生规程》

　　2. 在企业办公室中安全检查，如果发现个人职权无法排除的危险，秘书有责任和义务报告、跟进、直到解决

　　3. 安全检查包括办公环境和办公设备两部分。秘书要区分“隐患记录及处理表”和“设备故障表”的使用。在录像中出现的隐患：①电话线纠缠②消防栓放在柜子后面③道路上堆放货物④太阳光照在电脑上⑤有人来访时未关电脑⑥写字楼中有人吸烟

　　4. 信息的安全及保密工作通常包括：口头信息、纸面信息和电子信息

　　5. 当涉及公司保密信息时，你应该做到：机智、稳重、果断、有外交手段。

　　6. 做好口头信息的安全：

　　①员工在岗前培训时即应被告知不要在组织内部或外部谈论有关单位的保密信息，包括对其他工作人员、客户、朋友或亲属;

　　②在没有确认电话对方身份和是否被授权获得信息之前，不要通过电话、手机、答录机给出保密信息。

　　7. 做好纸面信息的安全：

　　①接收任何保密文件、资料等都要签收并登记;

　　②在传递保密文件或资料时，要放在文件夹、盒中携带，以防失密或散落丢失;

　　③用邮件发送保密信息时，信封要贴封口，并标记“秘密或保密”;

　　④极为重要且不常使用的纸面信息可以制成缩微胶片，保存到银行保险柜里;

　　⑤不再使用的保密文档要粉碎。

　　8. 做好电子信息的安全：

　　①计算机显示器应放置在他人看不到的地方，如果来访者走近，应迅速滚动页面或关小亮度，或保存你的信息关闭显示器

　　②每一个使用者应该有自己的识别码，密码必须保密，经常更换;

　　③有保密信息的软盘不应该带出单位，以防止数据落到不应得到这些信息的人手上;

　　9. 秘书在保密工作中需要注意的几个方面：

　　①文件保密：秘书要有很强的保密意识，对保密文件、资料，应自觉做到接收、传递、保管方面的保密工作

　　②会议保密：是否公开、何时公开、向谁公开都由主管领导决定

　　③科技保密：秘书的工作性质决定其得与各种人接触，包括客户、同行、媒体、政府部门等，做好这方面的保密工作是非常重要的。

　　10. 秘书应做好组织中特定信息的保密工作：包括人事信息、财务信息、产品信息和客户信息

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2016秘书四级考试知识点：会议与商务活动

08-27

标签： 2016秘书四级考试知识点 2016秘书四级考试考点

　　2016下半年秘书资格证考试即将到来，出国留学网秘书资格考试栏目为大家分享“2016秘书四级考试知识点：会议与商务活动”，希望能帮助广大考生掌握重要知识点，提高复习效率。想了解更多关于秘书资格考试的讯息，请关注我们出国留学网秘书资格考试栏目。

　　2016秘书四级考试知识点：会议与商务活动

　　1.在会议议程表的设计中，要尽量将同性质的问题集中排列在一起;而且要将保密性较强的议题，一般放在后面。

　　2.会议的日程设计特点：采用简短文字或表格形式，而且时间固定，议题具体化

　　3.区分会议议程和日程、程序这三种文件。现有议程，后有日程。会议议程是供会议主持人使用，日程是提供给会议代表的

　　4.关于选择会址的考试方式：公司要找召开会议，选择会址要考虑的因素：经济效益;社会影响;政治因素;企业自身知名度

　　5.选择会场，会场的大小考虑与()相符?;会议规模;会议主题;会议时间的长短

　　6.在会场的设备，考试方式放在具体的环境中。如：某一专家来公司讲有关财会的专题，我们在会场应准备的设备有：投影仪;演示白板;挂图架子;放映设备

　　7.所谓会中的安静是指：(1)避开闹市区(2)挂起“谢绝参观”(3)在会上关闭所有的手机和呼机

　　8.题型：公司要召开一个有关新产品的会议，作为秘书，你应当带好什么资料?.本次会议的议程;本企业五年计划;企业今年的生产报表

　　9.在会议记录的结尾必须由主席人的签名和记录人的签名方可生效。

　　10.在会议记录中，漏记的内容英对照录音磁带修改。

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秘书四级考试知识点：营造健康安全的办公环境

08-27

标签： 秘书四级考试知识点秘书四级考试考点秘书资格考试知识点

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　　秘书四级考试知识点：营造健康安全的办公环境

　　(一)安全检查的内容

　　工作环境是由许多方面的因素和条件构成的，诸如工作区的空间、采光、温度、通风、噪音、装修、装饰，工作区的办公桌椅、柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材，工作所需的文件、资料、档案、书籍，工作中人们的关系、氛围等。在这些因素和条件中，有些应是用人单位提供给职工的，这是《中华人民共和国劳动法》中的规定。例如，工作场所的温度是否达到了要求，门窗是否严密安全，照明是否满足工作的必须，噪音干扰、空气污染是否超标，办公家具和设备是否够用等，这些因素和条件同时也是办公环境安全检查的内容。

　　(二)办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患

　　(1)地、墙、天花板、门、窗中的隐患。

　　(2)室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患。

　　(3)办公家具方面的隐患。

　　(4)办公设备及操作中的隐患。

　　(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。

　　(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。

　　(7)火灾或消防中的隐患。

　　(三)健康、安全办公环境的基本要求

　　(1)办公区建筑必须坚固安全。

　　(2)光线应充足。

　　(3)温度要适宜。

　　(4)布局应注意通风。

　　(5)办公室空间及座位空问要适当。

　　(6)办公室噪音要低。

　　(7)办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求。

　　(8)办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求。

　　(9)办公设备的安装、操作要符合要求。

　　(10)办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置。

　　(11)办公室提供饮水并符合健康、安全要求。

　　(12)办公区或办公室设置急救包，并定期更换。

　　(13)建立相应的规章和制度，包括人员进出规定、保密规定等。

　　(14)室内应有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。

　　(四)营造健康、安全办公环境的工作程序

　　(1)确定安全检查周期，定期检查。

　　(2)发现隐患，立即报告、排除。

　　(3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。

　　(五)注意事项

　　1.上岗前应了解的办公场所的安全规定

　　(1)国家或地方有关安全生产和劳动保护的规定，如《中华人民共和国劳动法》。

　　(2)用人单位制定的安全规定和环...

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