四、编制财务报表
会计信息系统的各个子系统，如账务处理子系统、采购与应付子系统、存货子系统、销售与应收子系统、工资子系统、固定资产子系统等，都能生成各种管理报表，但这些报表大多局限于各个子系统自身相关的业务，着眼于相关的管理与决策需要。与此不同的是会计报表子系统，它并非是对经营交易或事项的直接处理，而是用于法定会计报表或内部管理报表的编制，更多的是着眼于整个企业生产经营活动的综合反映，是会计核算工作的总结。
因此，会计报表子系统直接面向内外报表使用者的会计信息需要，取数于各个子系统会计核算的结果，进行相应的加工处理。专门提供各种会计报表的子系统，是会计信息系统中的一个重要子系统。
会计报表处理子系统的目标就是根据账务处理系统、其他会计核算系统、会计报表系统本身、其他系统数据来源，按照用户定义报表格式的方式，自动获取数据和自动生成报表，并按用户需求对报表进行各种分析。
(一)报表处理系统编制报表的数据处理基本流程：
1.报表格式设计。报表格式设计相当于手工会计环境下绘制或取得一张空白的会计报表。格式设计包括定义报表尺寸(报表的行数和列数)、设置组合单元、绘制表格线、输入报表项目(包括表头、表体和表尾项目)、设置行高及列宽、定义单元格风格(包括字形、字体、字号、颜色、图案、是否折行显示等)、设置单元属性(包括表样、字符和数值属性)和确定关键字位置等。
2.报表公式定义。报表公式决定了报表的数据来源及报表数据计算等，报表公式包括计算公式、审核公式和舍位平衡公式等。提供了绝对单元公式和相对单元公式，可以方便、迅速地定义计算公式、审核公式、舍位平衡式;还提供了种类丰富的函数，在系统向导的引导下轻松地从用友账务及其他子系统中提取数据并生成财务报表。
3.报表数据处理。报表格式设计完成之后，报表处理系统可以根据定义的报表格式和公式，从账务处理系统、其他相关子系统或已生成的报表文件中自动获取数据，并计算各个报表项目的数值，依据审核公式校验报表勾稽关系，依据平衡公式进行舍位平衡操作，将计算结果保存于报表文件中。报表格式一次性定义后，可用于不同会计期的报表计算，具有一次性定义、多次使用的效果。
4.输出报表。根据生成的报表或报表格式文件，输出会计报表。
(二)报表的相关概念
1.格式状态和数据状态。报表制作分为两大部分来处理，即报表格式与公式设计以及报表数据处理工作。这两部分工作是在不同状态下进行的。
(1)格式状态。在报表格式设计状态下进行有关格式设计的操作，如表尺寸、行高列宽、单元属性、单元风格、组合单元、关键字，以便定义报表的单元公式(计算公式)、审核公式及舍位平衡公式。在格式状态下所看到的只是报表的格式，而报表的数据全部隐藏。在格式状态下所做的操作对本报表所有的表页都发生作用。在格式状态下不能进行数据的录入、计算等操作。
(2)数据状态。在报表的数据状态下管理报表的数据，如输入数据、增加或删除表页、审核、舍位平衡、制作图形、汇总、合并报表等。在数据状态下不能修改报表的格式，用户看到的是报表的全部内容，包括格式和数据。
报表工作区的左下角有一个“格式/数据”按钮。单击这个按钮可以在“格式状态”和“数据状态”之间切换。
2.单元。单元是组成报表的最小单位。单元名称由所在行、列标识。例如，C8表示第3列第8行交汇的那个单元。单元类型有数值单元、字符单元、表样单元3种。
(1)数值单元。用于存放报表的数据，在数据状态下输入。数值单元的内容可以直接输入或由单元中存放的单元公式运算生成。建立一个新表时，所有单元的缺省类型为数值型。
(2)字符单元。字符单元也是报表的数据，也应在数据状态下输入。字符单元的内容可以直接输入，也可由单元公式生成。
(3)表样单元。表样单元是报表的格式，是定义一个没有数据的空表所需的所有文字、符号或数字。一旦单元被定义为表样，那么其输入的内容对所有表页都有效。表样单元只能在格式状态下输入和修改。
3.组合单元。组合单元由相邻的两个或更多单元组成，这些单元必须单元类型完全相同(即表样、数值、字符等)，在处理报表时将组合单元视为一个单元。组合单元的名称可以以区域的名称或区域中的任何一个单元的名称来表示。
4.区域。区域由一张表页上的相邻单元组成，自起点单元至终点单元是一个完整的长方形矩阵。在报表系统中，区域是二维的，最大的区域是整个表页，最小的区域是一个单元。例如，A6到C10的长方形区域表示为A6：C10，起点单元与终点单元用“：”连接。
5.表页。一个报表最多可容纳99999张表页，一个报表中的所有表页具有相同的格式，但其中的数据不同。表页在报表中的序号在表页下方以标签的形式出现，称为“页标”。页标用“第1页”～“第99999页”表示，如果当前表为第2页，则可以表示为@2。
6.关键字。关键字是一种特殊的单元，可以惟一标识一个表页，用于在大量表页中快速选择表页。例如，一个资产负债表的表文件可存放一年12个月的资产负债表(甚至多年的多张表)，要对某一张表页的数据进行定位，就要设置一些定位标志，在报表系统中被称为关键字。
报表系统共提供了六种关键字，它们是“单位名称”、“单位编号”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，报表系统还增加了一个自定义关键字，当定义名称为“周”和“旬”时有特殊意义，可以在业务函数中代表取数日期。
关键字的显示位置在格式状态下设置，关键字的值则在数据状态下录入，每个报表可以定义多个关键字。
7.函数。企业常用的财务报表数据一般来源于总账系统或报表系统本身，取自于报表的数据又可以分为从本表取数和从其他报表的表页取数。报表系统中，取数是通过函数实现的。
(1)自总账取数的公式可以称之为账务函数。账务函数的基本格式为：
函数名(<科目编码>,<会计期间>,[<方向>],[<账套号>],[<会计年度>],[<编码1>],[<编码2>])，其中
·方向即“借”或“贷”，可以省略。
·账套号为数字，缺省时默认为999账套。
·会计年度即数据取数的年度，可以省略。
·编码1与编码2与科目编码的核算账类有关，可以取科目的辅助账，如职员编码、项目编码等，如无辅助核算则省略。
账务取数函数主要有：
总账函数 金额式 数量式 外币式
期初额函数： QC() SQC() WQC()
期末额函数： QM() SQM() WQM()
发生额函数： FS() SFS() WFS()
累计发生额函数：LFS() SLFS() WLFS()
条件发生额函数：TFS() STFS() WTFS()
对方科目发生额函数：DFS() SDFS() WDFS()
净额函数： JE() SJE() WJE()
汇率函数： HL()
(2)自本表本表页取数的函数。主要有以下几个：
数据合计：PTOTAL()
平均值：PAVG()
最大值：PMAX()
最小值：PMIN()
(3)自本表其他表页取数的函数。对于取自本表其他表页的数据可以利用某个关键字，作为表页定位的依据或者直接以页标号作为定位依据，指定取某张表页的数据。可以使用SELECT()函数从本表其他表页取数。
例：如果C1单元取自上个月的C2单元的数据：C1=SELECT(C2，月@=月+1)。
例：如果C1单元取自第二张表页的C2单元数据可表示为：C1=C2@2。
(4)自其他报表取数的函数。对于取自其他报表的数据可以用“报表[.REP]”->单元的格式指定要取数的某张报表的单元。
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