申请表格可以在国内教育部或主管奖学金的有关部门得到。瑞士驻中国的外交机构可提供更多信息。
申请资料务必在截止期内(一般情况下每年10月底截止)一式三份递交给有关国家机构。
个人资料必须包括以下文件并以如下的顺序排列：
·申请表(联邦奖学金委员会的申请表格：可在所在国专门负责外事奖学金的国家机构领取)；具体地址请咨询瑞士驻当地大使馆。
·高中毕业证书或与高中毕业证书等值的其他学校毕业证复印件（艺术专业学员除外）
·所有就读过的大、专院校的毕业证(附成绩单)的复印件；艺术系学员：所有就读过的音乐学院、音乐专科院校或艺术职业学校的毕业证书(附成绩单)的复印件。
·两封大学教授的推荐信；
·在瑞士的学习或科研所详细计划内容
·个人简历
·一封瑞士大学教授的证明信，证明预计的科研项目可在其大学实施；
·一份医生健康证明(可填写在联邦奖学金委员会的申请表格上)
·其他相关材料(如语言水平证明)
申请艺术奖学金的学员还需附上以下资料：
·学习绘画，版画及雕塑的学员：三张作品照片和一些作品草图及出品时间；
·进修演奏及指挥的音乐系学员：三个不同风格的代表作品的高质量的录音带(作曲系学员另附代表作总谱)。
以上提文件如非德文，法文，意大利文或英文，须附可靠的译文。
通常情况下，奖学金申请是否被批准，会在每年的五月份得到通知。