一般常见的是申请者把有关成绩文件、申请表格、履历表、推荐信等寄送到相应学院负责该事务的办公室(有的学校是AdmissionOffice)，或是直接寄到相应系、所，每所学校情况不同。
通常负责学院该类事务的职员，会先将申请者先后寄来的文件资料汇齐后，(如果缺少材料，他会通过信件通知你补寄或赶寄，这方面要特别注意，要及时补齐材料)加以初步审核，比如各类成绩单的真伪与有效性如何，是否达到研究生院要求的“一般标准”(如GRE与GPA至少应有几分才有资格申请，若低于该标准，根本不让你申请)。若是初步审核合格，便将申请者全部资料移送到各系所审核。
申请者的所有资料送到各系、所后，便由“审查委员会”或“审查小组”成员开始审阅各申请者的申请文件并表示自己的意见。
通常各系所的要求标准较学院高出很多，是否被接受入学，或给予财务补助均由各系所表示意见后，再送请学院处理。一般而言，学院负责人均会尊重各系所的行政决定，配合处理。在决定是否给予“奖学金申请者”奖学金前，会有一番“挑选”的程序。有些甚至先挑选几个来参加“面试”，以了解个人的能力、兴趣、理想抱负、需要奖学金的程度和使用的计划等。
有些学校在审查委员表示意见后，先将所有申请者划分为三类
(1)条件最好，一定给奖学金;(2)条件还不错，可以考虑给奖学金，如果系、所经费另有来源的话;(3)条件太差，根本免谈。有的则依据申请者的综合条件及各委员的意见，按好坏顺序排列。如果只有十个奖学金名额，那么就是由条件最佳的前十名申请者获得。有些着名大学如耶鲁、哈佛、普林斯顿等，申请入学竞争非常激烈，凡得到入学许可者都有奖学金。有些学校某些科系研究经费充裕(如理工科方面)，研究生特别是博士班，只要被录取几乎是个个都有奖学金。大多数学校的外国留学生都是最起码要准备第一学期或第一学年的费用，然后再找机会申请的。
入学后申请美国博士全额奖学金的程序
先送个人资料到某一单位统一初步审理，然后转送系所相关委员会。较占便宜的是“老生”，他们消息比较灵通，和教授比较熟，沟通能力或许也比较好，若是第一学期或第一学年成绩表现优秀或有特别专长时，老生“中选”的机会很大。各系所或单位因经费不同，提供奖学金的名额及金钱数量也有不同。目前美国经济不景气，许多学校(尤其是公立学校)经费被裁，加上申请入研究所的学生人数减少，学费收入也少，使得许多学校的奖学金名额也随之减少。靠基金和研究经费支持的私立学校情况还好些。