中国人和美国人在文化方面的一个细微差异体现在交换个人信息的方式上， 例如：交换文件，照片和名片。举个例子，中国人通常倾向双手递送名片，且名片上的字对着接收名片的人，这样可以让对方很容易看到信息。但美国人则不那么注重交换文件本身的动作;而更注重确保能方便地收到所需要的正确文件。
当然，这两种交换文件的办法都没有错，但这与申请人去使馆面谈那一天是有关系的。在申请过程和面谈时您都会递交很多的文件和表格。按照美国领事处的设计，递交文件只能通过窗口下端一带有凹槽的狭长窄缝进行。如果申请人用双手来递交象结婚证，学历证书或者是名片的文件，那会很困难。事实上，当申请人揝着一张照片或者一本护照并且等待签证官员去拿取这些材料时，那就更困难了。这中间被厚厚的玻璃隔挡，无法接取材料。如果1500个申请人每天重复此递交材料的方法，那就会延误每一位申请人的面谈。窗口凹槽的设计是为了材料可以来回滑动传递，而不是让你用双手递交。递交文件最好的方式很简单，就是将文件放到窗口下端窄缝处，使其自动滑落到凹槽里，签证官员(他/她)在合适的时候接取。您可以注意到，很多签证官员也会用同样的方法把材料退回给申请人。请注意，尽管我们的文化习俗可能有差异，但签证处的宗旨是为所有合格访客的旅行提供便利，同时与我们每一位申请人进行有效的，礼貌的和专业的互动。
