每年的九月，大多数选择来年秋季出国读研的学生就开始纷纷准备自己的申请材料了，而文书写作是其中的一个重要环节。我们在申请时究竟该如何准备自己的文书资料?这些资料在写作时又需要注意和避免哪些问题?
英国研究生院要求申请的学生提供的基本文书材料包括：个人陈述、推荐信和个人简历，英联邦国家一般都是要求两封推荐信。当然对于个别艺术类专业的申请者，还包括对作品集的一个说明和学习计划。
从某种意义上说，申请文书就像是申请者的替身，代替申请者本人在国外大学录取委员会面前陈述他的现有成绩、学术水平以及职业目标等等。因此，申请文书的好坏对于申请者来说就显得至关重要。不管申请人的语言成绩多么优秀，职业发展目标多么明晰，各方面的综合素质有多么高，如果他提供的文书语言拙劣、言之无物，那么他的申请结果一定不容乐观。
个人陈述——抓住亮点，避免公式化
个人陈述(PERSONAL STATEMENT)是在申请过程中按照学校的要求来写的一篇有关申请者背景、学术研究能力以及职业目标的文章。一篇成功的个人陈述一定要有重点，有内容，根据学校和专业的要求来写，要充分地展示出申请者的优势，以便能够抓住录取委员会的注意力。
然而，一般人在写作过程中经常会出现很多问题，最明显的就是过于公式化，在这里列举了几种常见的公式化写作的错误：
首先，就是在开头引用名言，这也是大多数申请者最容易采用的一种形式。其实，引用名言本身无可非议，如果申请者引用的名言能够恰当地反映自己的人生态度，并且能够让对方感觉眼前一亮，那么这个名言一定会为个人陈述增色不少。但是，绝大多数申请者经常就只会引用常见的几个名言，比如“God helps those who help themselves”等等。当这句话已经在对方眼前出现无数遍，他看到你再这样写时一定非常反感。
第二，就是在个人陈述里介绍自己的基本情况。这些信息已经在简历中出现过，没有必要重复，更没有必要把有限的篇幅浪费在这个上面。
第三，强调自己专业的重要性。那些教授对这些专业的重要性当然比你还要了熟于心，这样做甚至会让人感觉是在班门弄斧。
第四，解释自己TOEFL或者GRE成绩低的原因。我们不必对自己的成绩做任何解释，对方更不希望看到申请者只会为自己的过错寻找借口。
针对以上问题，留学专家提出了以下建议：
第一，个人陈述一定要追求深度，不要面面俱到，像是在记流水账，而要把主要的精力投入在一两个主题或经历上。
第二，一定要突出自己的亮点，选择那些别人不可能有的个性和经历，即你自己所有，而别人没有的，要让评委看到你与别人的不同之处，尤其是你的特长、特殊的经历、经验等。
此外，最好不要不顾学校要求随意寄出许多其他材料，不要采用怪异的风格或包装，更不能写错校名、系名、专业名甚或自己的名字;写完之后还要请别人为你修改语法、标点、用词和风格等。
总而言之，每一篇成功的PS都是个性化的文书，它绝对不会把申请人所有的经历和优点展现出来，也肯定不是大而全的文书，而只会选取申请者的一个方面，一个亮点来展开描述。
推荐信——公允客观，突出事例
推荐信在留学申请过程中也起着重要的作用，它是以权威的身份来证明申请者的能力及其优势。
推荐信主要包括以下内容：一是认识被推荐者的时间，也就是何时开始认识，或认识了多久;二是认识程度，就是与被推荐者是偶尔见面还是关系密切。三是与被推荐人的关系，是师生关系还是上、下级领导关系等。四是被推荐人在学习、生活以及课堂内外的表现。一般学校会要求两封推荐信，最好选择对你比较熟悉的、不同方面的推荐人，他们可以从对你的学习成绩、学习精神、组织能力、领导能力及个性等各个方面进行推荐。
推荐信的写作也容易出现以下误区：
首先，用尽所有赞美人的形容词来称赞申请者，但是却没有一个具体的例子来证明。
第二，过分夸大申请者。其实学生只是去国外求学的，如果把他写成一个天才式的人物只能让对方产生不真实之感，所以在推荐信里可以适当提一些学生需要改进的地方。
第三，选择一些专业名人然而却对自己无任何了解的教授来写推荐信，这样容易使对方产生怀疑。
第四，推荐信的内容雷同，观点相近。
针对上述问题，留学专家建议：
一是要选择最了解你的老师。其实，对于推荐人的选择，没有必要非要选择什么大牛，关键是他要对你的情况比较了解，这样才是最好的。
二是切忌过度赞美，应该多列举一些具体事例。有的推荐信把被推荐人写成一个天才式的人物，似乎学生比老师还要出色，这就未免使人产生不真实的感觉。还有的推荐信，整篇都是华美赞誉之词，然而却找不到一个具体的事例，这样的推荐信也是毫无说服力的。国外比较看中具体的事例，只有通过这些具体的事例，对方教授才能知道这封推荐信所言非虚。
最后，一定要从不同的角度来突出申请者的优势，要抓住机会用不同推荐信表现被推荐人不同方面的优点和品质，这样才能达到最佳的效果。
