第二节 公证机构和公证员
一、公证机构的概念
我国公证法第6条规定，公证机构是依法设立，不以营利为目的，依法独立行使公证职能、承担民事责任的证明机构。《公证机构执业管理办法》第4条也规定，公证机构办理公证，不以营利为目的，独立行使公证职能，独立承担民事责任，任何单位和个人不得非法干预，其合法权益不受侵犯。据此，公证机构具有下列特性：(1)公证机构须依法设立，按照法律规定的条件和程序来设立公证机构。(2)为保证公证活动的客观性和公正性，公证机构不以营利为目的。公证机构提供服务需要按照一定标准收取费用，但公证机构非以获取利润为目的。(3)公证机构依法独立行使公证职能，任何单位、个人不得非法干预，其合法权益不受侵犯。(4)公证机构独立承担民事责任。(5)公证机构是进行公证活动的专设法律证明机构。
二、公证机构的设立
公证机构设立的原则为统筹规划、合理布局原则。我国公证法第7条规定，公证机构按照统筹规划、合理布局的原则，可以在县、不设区的市、设区的市、直辖市或者市辖区设立;在设区的市、直辖市可以设立一个或者若干个公证机构。公证机构不按行政区划层层设立。《公证机构执业管理办法》第9条第1款规定，省、自治区、直辖市司法行政机关应当按照公证机构设立原则，综合考虑当地经济社会发展程度、人口数量、交通状况和对公证业务的实际需求等情况，拟定本行政区域公证机构设置方案，并可以根据当地情况和公证需求的变化对设置方案进行调整。
我国公证法第8条对公证机构设立的条件进行了规定：(1)有自己的名称;(2)有固定的场所;(3)有2名以上公证员;(4)有开展公证业务所必需的资金。这些条件涉及名称、场所、人员、资金等，为公证机构正常开展公证活动所必需。
在公证机构设立的程序方面，公证法第9条规定，设立公证机构，由所在地的司法行政部门报省、自治区、直辖市人民政府司法行政部门按照规定程序批准后，颁发公证机构执业证书。《公证机构执业管理办法》第14条、第15条规定，申请设立公证机构，应当提交下列材料：(1)设立公证机构的申请和组建报告;(2)拟采用的公证机构名称;(3)拟任公证员名单、简历、居民身份证复印件和符合担任公证员条件的证明材料;(4)拟推选的公证机构负责人的情况说明;(5)开办资金证明;(6)办公场所证明：(7)其他需要提交的材料。省、自治区、直辖市司法行政机关应当自收到申请材料之日起30日内，完成审核，作出批准设立或者不予批准设立的决定。对准予设立的，颁发公证机构执业证书;对不准予设立的，应当在决定中告知不予批准的理由。批准设立公证机构的决定，应当报司法部备案。
《公证机构执业管理办法》第18条规定，公证机构统称公证处。根据公证机构设置的不同情况，分别采用下列方式冠名：(1)在县、不设区的市设立公证机构的，冠名方式为：省(自治区、直辖市)名称+本县、市名称+公证处;(2)在设区的市或其市辖区设立公证机构的，冠名方式为：省(自治区)名称+本市名称+字号+公证处;(3)在直辖市或其市辖区设立公证机构的，冠名方式为：直辖市名称+字号+公证处。第19条规定，公证机构的名称，应当使用全国通用的文字。民族自治地方的公证机构的名称，可以同时使用当地通用的民族文字。公证机构名称中的字号，应当由两个以上文字组成，并不得与所在省、自治区、直辖市内设立的其他公证机构的名称中的字号相同或者近似。公证机构名称的内容和文字，应当符合国家有关规定。
《公证机构执业管理办法》第21条第1、2款规定，公证机构执业证书是公证机构获准设立和执业的凭证。公证机构执业证书应当载明下列内容：公证机构名称、负责人、办公场所、执业区域、证书编号、颁证日期、审批机关等。公证机构执业证书分为正本和副本。正本用于在办公场所悬挂，副本用于接受查验。正本和副本具有同等法律效力。
我国公证机构的负责人通常称为主任。公证法第10条规定了公证机构负责人的产生：公证机构的负责人应当在有3年以上执业经历的公证员中推选产生，由所在地的司法行政部门核准，报省、自治区、直辖市人民政府司法行政部门备案。
三、公证业务范围
公证业务范围是指公证机构按照国家法律规定有权办理的公证事务和相关法律事务。按照不同的分类，公证可以分为自愿公证、法定公证;民事公证、经济公证;法律行为公证、具有法律意义事实的公证、具有法律意义文书的公证：国内公证业务、涉外公证业务和涉港澳台公证业务。
公证法第11条规定，根据自然人、法人或者其他组织的申请，公证机构办理下列公证事项：(1)合同;(2)继承;(3)委托、声明、赠与、遗嘱;(4)财产分割;(5)招标投标、拍卖;(6)婚姻状况、亲属关系、收养关系;(7)出生、生存、死亡、身份、经历、学历、学位、职务、职称、有无违法犯罪记录;(8)公司章程;(9)保全证据;(10)文书上的签名、印鉴、日期，文书的副本、影印本与原本相符;(11)自然人、法人或者其他组织自愿申请办理的其他公证事项。法律、行政法规规定应当公证的事项，有关自然人、法人或者其他组织应当向公证机构申请办理公证。公证法第12条规定，根据自然人、法人或者其他组织的申请，公证机构可以办理下列事务;(1)法律、行政法规规定由公证机构登记的事务;(2)提存;(3)保管遗嘱、遗产或者其他与公证事项有关的财产、物品、文书;(4)代写与公证事项有关的法律事务文书;(5)提供公证法律咨询。这表明我国法律规定了较为广泛的公证业务范围，大致包括证明民事法律行为、证明有法律意义的事实、证明有法律意义的文书、其他公证事务四类。
1.证明民事法律行为。我国公证机构的主要公证业务为证明民事法律行为，如合同、继承、委托、声明、赠与、遗嘱、财产分割、招标投标、拍卖等。公证机构根据当事人的申请办理合同公证、继承公证、遗嘱公证、财产分割公证、委托公证、声明公证、赠与公证、招标投标公证、拍卖公证等事项，对民事法律行为的真实性、合法性予以证明。
2.证明有法律意义的事实。除民事法律行为以外，有些事实能够引起民事法律关系产生、变更或消灭，具有法律意义。公证机构根据当事人的申请办理婚姻状况公证(包括已婚公证、未婚公证、离婚公证和丧偶公证)、亲属关系公证、收养关系公证(包括确认收养关系公证和解除收养关系公证)、出生公证、生存公证、死亡公证、身份公证、经历公证、学历和学位公证、职务和职称公证、有无犯罪违法记录公证、保全证据等事项，对有法律意义事实的真实性、合法性予以证明。
3.证明有法律意义的文书。各种文件、证书、文字材料在法律上具有特定意义，公证机构根据当事人的申请办理公司章程公证、文书的签名、印鉴、日期公证(包括学位证书、技术等级证书、夫妻关系证明书、驾驶证等)、文书的副本、影印本与原本相符公证等事项，对有法律意义的文书的真实性、合法性予以证明。
4.其他公证事务。公证机构根据当事人的申请办理其他公证事务，包括：法律、行政法规规定由公证机构登记的事务(如担保法第43条规定，对于个人、企事业单位、社会团体和其他组织所有的机械设备、牲畜等生产资料，位于农村的个人私有房产，个人所有的家具、家用电器、金银珠宝及其制品等生活资料用于财产抵押的，由抵押人所在地的公证机构进行登记);提存(1995年6月2日司法部制订并施行《提存公证规则》);保管遗嘱、遗产或者其他与公证事项有关的财产、物品、文书;代书与公证事项有关的法律事务文书;提供公证法律咨询。
四、法定公证制度
公证法第11条第2款规定：“法律、行政法规规定应当公证的事项，有关自然人、法人或者其他组织应当向公证机构申请办理公证。”公证法第38条又规定：“法律、行政法规规定未经公证的事项不具有法律效力的，依照其规定。”这表明，公证法确定了法定公证的原则。
我国对应当公证事项作出规定的法律、行政法规不多。如民事诉讼法第264条规定：“在中华人民共和国领域内没有住所的外国人、无国籍人、外国企业和组织委托中华人民共和国律师或者其他人代理诉讼，从中华人民共和国领域外寄交或者托交的授权委托书，应当经所在国公证机关证明，并经中华人民共和国驻该国使领馆认证，或者履行中华人民共和国与该所在国订立的有关条约中规定的证明手续后，才具有效力。”我国需要进一步重视并不断完善法定公证制度。
五、公证机构的管理制度
为正常开展公证业务，公证机构需要建立和健全管理制度。我国公证法、《公证机构执业管理办法》、《公证员执业管理办法》对此进行了规定。
1.业务、财务、资产管理制度。公证法第14条规定，公证机构应当建立业务、财务、资产等管理制度。《公证员执业管理办法》第22条规定，公证机构应当按照规定建立、完善各项内部管理制度。
2.执业监督制度。公证法第14条规定，公证机构应当对公证员的执业行为进行监督。同时，《公证员执业管理办法》第21条规定，司法行政机关应当依法建立健全行政监督管理制度，公证协会应当依据章程建立健全行业自律制度，加强对公证员执业活动的监督，依法维护公证员的执业权利。
《公证机构执业管理办法》第24条规定，司法行政机关依法对公证机构的组织建设、队伍建设、执业活动、质量控制、内部管理等情况进行监督。第25条规定，省、自治区、直辖市司法行政机关对公证机构的下列事项实施监督：(1)公证机构保持法定设立条件的情况;(2)公证机构执行应当报批或者备案事项的情况;(3)公证机构和公证员的执业情况;(4)公证质量的监控情况;(5)法律、法规和司法部规定的其他监督检查事项。第26条规定，设区的市和公证机构所在地司法行政机关对本地公证机构的下列事项实施监督：(1)组织建设情况;(2)执业活动情况;(3)公证质量情况;(4)公证员执业年度考核情况;(5)档案管理情况：(6)财务制度执行情况;(7)内部管理制度建设情况;(8)司法部和省、自治区、直辖市司法行政机关要求进行监督检查的其他事项。
司法行政机关实施监督检查，可以对公证员办理公证业务的情况进行检查，要求公证员及其所在公证机构说明有关情况，调阅相关材料和公证档案，向相关单位和人员调查、核实有关情况。
公证员及其所在公证机构不得拒绝司法行政机关依法实施的监督检查，不得谎报、隐匿、伪造、销毁相关证据材料。
3.执业过错责任追究制度。公证法第14条规定，公证机构应当建立执业过错责任追究制度。《公证机构执业管理办法》第27条也有相应规定。
4.培训制度。《公证员执业管理办法》第27条规定，公证员应当接受司法行政机关和公证协会组织开展的职业培训。公证员每年参加职业培训的时间不得少于40学时。司法行政机关制定开展公证员职业培训的规划和方案，公证协会按年度制定具体实施计划，负责组织实施。公证机构应当为公证员参加职业培训提供必要的条件和保障。
5.执业年度考核制度。《公证员执业管理办法》第22条规定，建立公证员执业年度考核制度。
公证机构应当在每年的第一个月份对所属公证员上一年度办理公证业务的情况和遵守职业道德、执业纪律的情况进行年度考核。考核结果，应当书面告知公证员，并报所在地司法行政机关备案。
公证机构的负责人履行管理职责的情况，由所在地司法行政机关进行考核。考核结果，应当书面告知公证机构的负责人，并报上一级司法行政机关备案。
经年度考核，对公证员在执业中存在的突出问题，公证机构应当责令其改正;对公证机构的负责人在管理中存在的突出问题，所在地司法行政机关应当责令其改正。
公证员和公证机构的负责人被投诉和举报、执业中有不良记录或者经年度考核发现有突出问题的，所在地司法行政机关应当对其进行重点监督、指导。
对年度考核发现有突出问题的公证员和公证机构的负责人，由所在地或者设区的市司法行政机关组织专门的学习培训。
公证员执业年度考核的具体办法，由省、自治区、直辖市司法行政机关制定。考核办法应当包括考核工作的原则、考核的内容、考核的等次和标准、考核的程序和时间安排。
6.执业档案制度。《公证员执业管理办法》第28条第1款规定，公证员执业所在地司法行政机关应当建立公证员执业档案，将公证员任职审核任命情况、年度考核结果、监督检查掌握的情况以及受奖惩的情况记人执业档案。《公证机构执业管理办法》第28条规定，公证机构应当依法开展公证执业活动，不得有下列行为：(1)为不真实、不合法的事项出具公证书：(2)毁损、篡改公证文书或者公证档案;(3)以诋毁其他公证机构、公证员或者支付回扣、佣金等不正当手段争揽公证业务;(4)泄露在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私;(5)违反规定的收费标准收取公证费;(6)法律、法规和司法部规定禁止的其他行为。
六、公证执业责任保险
为增强公证机构及其公证员承担责任、抵御风险的能力，提高我国公证机构的公信力，中国公证协会与中国人民保险公司，于2000年12月18日在北京签订了《公证责任保险合同》，公证责任保险具有强制性，投保人是中国公证协会，被保险人是在中华人民共和国境内依法行使国家公证职能的公证机构，保险人是中国人民保险公司。
在某一公证机构及其公证员给当事人、公证事项利害关系人造成损失的，首先由保险公司赔付;如果受损失的一方认为这样仍不足以弥补其损失，还可以向作出错误公证的公证机构索赔。公证机构赔偿后，可以向有重大过错的公证员追偿。
公证保险责任赔偿的发生应当基于以下条件：(1)公证机构及其公证人员在执业过程(即办理公证事项的过程)中存在过错;(2)因公证机构及其公证人员的过错给公证申请人或利害关系人造成了损失。如果公证机构及其公证人员没有过错，或当事人没有遭受损失，或其遭受的损失与公证机构及其公证人员的执业过错没有因果关系，则公证机构不承担赔偿责任。就赔偿的性质而言，公证赔偿应为补偿性赔偿，补偿的范围通常仅限于直接经济损失，对于间接经济损失，公证机构一般不予赔偿。公证保险人所应承担的赔偿责任，一般包括：(1)人民法院判定或经保险人同意由公证机构与公证责任赔偿当事人协商确定的因公证责任引起的赔偿金额;(2)人民法院收取的诉讼费;(3)其他诉讼费用，如律师费，调查取证费用等;(4)法律规定或保险合同约定应由保险人承担的费用。按照中国公证协会与中国人民保险公司签订的《公证责任保险合同》，公证责任赔偿数额由人民法院以判决书或调解书的方式确定，采用调解书时，赔偿数额要事先征得保险人同意;由被保险人与公证责任索赔人以非诉讼方式确定的赔偿数额，必须事先经保险人书面同意，当保险人和被保险人就调解方案中赔偿数额意见不一致时，保险人具有决定权。
此外，为保障公证机构的稳定发展，还应该建立公证员执业保证金制度和公证赔偿基金制度，提高公证员和公证机构抵御风险的能力。
七、公证员的概念
公证法第16条规定：“公证员是符合本法规定的条件，在公证机构从事公证业务的执业人员。”《公证员执业管理办法》第2条规定：“公证员是符合公证法规定的条件，经法定任职程序，取得公证员执业证书，在公证机构从事公证业务的执业人员。”据此，公证员是法律工作者，既是公证机构独立办理公证事务的执业人员，也是公证机构的核心成员和基本构成人员，他们具有良好的专业技能和公证执业要求的法律知识。公证员有权承办所有公证业务，享有公证法规定的权利，同时应履行公证法规定的义务。公证员办理公证事务，应当在公证书上署名。
公证员配备方案，应当遵照司法部有关公证业的总体发展规划和要求，根据当地公证机构设置、布局的安排、公证执业区域划分的安排、公证业务总体需求和地区分布情况，以及当地经济社会发展和人口状况，结合公证员年均办证数量和办证能力，予以编制和核定，并可以根据当地情况和公证需求的变化进行调整。
八、公证员的条件与任免
1.公证员的条件。
担任公证员应当具备的条件大致包括一般条件、特殊条件、禁止条件三方面。
一般条件方面，公证法第t18条规定了担任公证员应当具备的条件：(1)具有中华人民共和国国籍;(2)年龄25周岁以上65周岁以下;(3)公道正派，遵纪守法，品行良好;(4)通过国家司法考试;(5)在公证机构实习2年以上或者具有3年以上其他法律职业经历并在公证机构实习1年以上，经考核合格。这些条件包括国籍条件、年龄条件、品行条件、专业条件、经历条件等。
公证法还规定了公证员的考核任职制度，以作为公证员基本准人制度的补充，此为担任公证员应当具备的特殊条件。公证法第19条规定，从事法学教学、研究工作，具有高级职称的人员，或者具有本科以上学历，从事审判、检察、法制工作、法律服务满10年的公务员、律师，已经离开原工作岗位，经考核合格的，也可以担任公证员。
为规范公证员考核任职工作，充分发挥公证员考核任职制度的作用，司法部制定了《公证员考核任职工作实施办法》，共计五章22条，自2010年3月1日起施行。公证员考核任职，是指司法行政机关对于符合公证法第19条规定条件的专业人员，按规定程序经考核合格，可以任命为公证员，在公证机构专职从事公证业务。考核任职制度的目的是加强公证员队伍建设和解决欠发达地区公证员缺员问题，吸引更多的人才加入公证员队伍，提高公证人员的整体素质。公证员考核任职工作，应当遵循严格依法、总量控制、因地制宜、满足急需的原则。公证员考核任职工作，采用按年度集中考核任命的方式办理。省、自治区、直辖市司法行政机关应当于每年的9月统一受理考核任职申请，在规定的时间内完成审核，报请司法部审查、任命。同时，公证法第20条规定了公证员任职的禁止条件，即有下列情形之一的，不得担任公证员：(1)无民事行为能力或者限制民事行为能力的;(2)因故意犯罪或者职务过失犯罪受过刑事处罚的;(3)被开除公职的;(4)被吊销执业证书的。
2.公证员的任命与免职。
根据公证法第21条规定，担任公证员，应当由符合公证员条件的人员提出申请，经公证机构推荐，由所在地的司法行政部门报省、自治区、直辖市人民政府司法行政部门审核同意后，报请国务院司法行政部门任命，并由省、自治区、直辖市人民政府司法行政部门颁发公证员执业证书。
《公证员执业管理办法》第10条进一步规定，符合公证员基本准入条件的人员报请审核，应当提交下列材料：(1)担任公证员申请书;(2)公证机构推荐书;(3)申请人的居民身份证复印件和个人简历，具有3年以上其他法律职业经历的，应当同时提交相应的经历证明：(4)申请人的法律职业资格证书复印件;(5)公证机构出具的申请人实习鉴定和所在地司法行政机关出具的实习考核合格意见;(6)所在地司法行政机关对申请人的审查意见;(7)其他需要提交的材料。
《公证员执业管理办法》第11条规定，符合公证员考核任职条件的人员报请审核，应当提交下列材料：(1)担任公证员申请书;(2)公证机构推荐书;(3)申请人的居民身份证复印件和个人简历;(4)从事法学教学、研究工作并具有高级职称的证明，或者具有本科以上学历的证明和从事审判、检察、法制工作、法律服务满10年的经历及职务证明;(5)申请人已经离开原工作岗位的证明;(6)所在地司法行政机关对申请人的考核意见;(7)其他需要提交的材料。
根据《公证员执业管理办法》的规定，省、自治区、直辖市司法行政机关应当自收到报审材料之日起20日内完成审核。对符合规定条件和公证员配备方案的，作出同意申请人担任公证员的审核意见，填制公证员任职报审表，报请司法部任命;对不符合规定条件或者公证员配备方案的，作出不同意申请人担任公证员的决定，并书面通知申请人和所在地司法行政机关。司法部应当自收到省、自治区、直辖市司法行政机关报请任命公证员的材料之日起20日内，制作并下达公证员任命决定。司法部认为报请任命材料有疑义或者收到相关投诉、举报的，可以要求报请任命机关重新审核。
省、自治区、直辖市司法行政机关应当自收到司法部下达的公证员任命决定之日起10日内，向申请人颁发公证员执业证书，并书面通知其所在地司法行政机关。
公证员变更执业机构，应当经所在公证机构同意和拟任用该公证员的公证机构推荐，报所在地司法行政机关同意后，报省、自治区、直辖市司法行政机关办理变更核准手续。公证员跨省、自治区、直辖市变更执业机构的，经所在的省、自治区、直辖市司法行政机关核准后，由拟任用该公证员的公证机构所在的省、自治区、直辖市司法行政机关办理变更核准手续。
公证法第24条规定，公证员有下列情形之一的，由所在地的司法行政部门报省、自治区、直辖市人民政府司法行政部门提请国务院司法行政部门予以免职：(1)丧失中华人民共和国国籍的;(2)年满65周岁或者因健康原因不能继续履行职务的;(3)自愿辞去公证员职务的：(4)被吊销公证员执业证书的。根据《公证员执业管理办法》的规定，被吊销公证员执业证书的，由省、自治区、直辖市司法行政机关直接提请司法部予以免职。提请免职，应当提交公证员免职报审表和符合法定免职事由的相关证明材料。司法部应当自收到提请免职材料之日起20日内，制作并下达公证员免职决定。
3.公证员执业证书管理。
《公证员执业管理办法》对公证员执业证书管理进行了规定。公证员执业证书是公证员履行法定任职程序后在公证机构从事公证执业活动的有效证件。公证员执业证书由司法部统一制作。证书编号办法由司法部制定。
公证员执业证书由公证员本人持有和使用，不得涂改、抵押、出借或者转让。公证员执业证书损毁或者遗失的，由本人提出申请，所在公证机构予以证明，提请所在地司法行政机关报省、自治区、直辖市司法行政机关申请换发或者补发。执业证书遗失的，由所在公证机构在省级报刊上声明作废。
公证员变更执业机构的，经省、自治区、直辖市司法行政机关核准，予以换发公证员执业证书。
公证员受到停止执业处罚的，停止执业期间，应当将其公证员执业证书缴存所在地司法行政机关。公证员受到吊销公证员执业证书处罚或者因其他法定事由予以免职的，应当收缴其公证员执业证书，由省、自治区、直辖市司法行政机关予以注销。
九、公证员的权利与义务
1.公证员的权利。公证员依法执业，受法律保护，任何单位和个人不得非法干预。根据公证法的规定，公证员有权获得劳动报酬，享受保险和福利待遇;有权提出辞职、申诉或者控告;非因法定事由和非经法定程序，不被免职或者处罚。
2.公证员的义务。
根据公证法的规定，公证员应当遵纪守法，恪守职业道德，依法履行公证职责，保守执业秘密。同时，公证员应当加入地方和全国的公证协会。
此外，《公证员执业管理办法》第23条规定，公证员应当依法履行公证职责，不得有下列行为：(1)同时在两个以上公证机构执业;(2)从事有报酬的其他职业;(3)为本人及近亲属办理公证或者办理与本人及近亲属有利害关系的公证;(4)私自出具公证书;(5)为不真实、不合法的事项出具公证书;(6)侵占、挪用公证费或者侵占、盗窃公证专用物品;(7)毁损、篡改公证文书或者公证档案;(8)泄露在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密或者个人隐私;(9)法律、法规和司法部规定禁止的其他行为。