第一步：列提纲
动笔之前，要给PS列一个大的框架。明确具体要写什么，如何组织素材，如何凸现闪光点。所以，一开始组织整理素材的时候，可以养成随时做笔记的习惯，把突现的灵感，自己的闪光点随时记录下来，最后列成大纲，整理出写作思路，最终形成一个完整的写作提纲。提醒大家需要注意的是，在这个过程中，要注意挖掘自己的闪光点，发现自己的独特之处，由此定下写作主题 。
第二步：开头
一定要写一个“龙头”。我们平时阅读文章的时候会注意到，如果一篇文章的开头写的很好的话，我们会很有兴趣往下读，但如果对文章的开头就不感兴趣的话，根本不可能再接着读。一个好的的开头肯定非常吸引人，让人有读下去的欲望。而不是模仿别人的写法，给人毫无新意的感觉，这样不管你后面的内容有多精彩，读者都不会有心情看下去了。因此，开头要与众不同，要精炼，不用太长，要推出主题句，即全文的中心。然后在下文中环环相扣，层层推开，有跌宕起伏，有起承转合。
第三步：主题
文书的主体部分应该是铿锵有力的“金刚身”，有逻辑，有说服力，详略得当，重点突出。当你的文书开了一个好头，吸引人看下去的时候，就是主体部分起作用的时候，读者要通过文书的主体部分来进一步了解你是什么样的人，你具备哪些品质和能力等。主体部分通常包括个人经历、教育背景、工作经历、科研经历等，具体写什么内容，突出哪些部分要依个人情况来定。在写这些经历是，不要平铺直叙，仅仅罗列出你有过什么经历，你的角色和你具体做了什么，更重要的是要展现出你从这些事件或经历中学到了什么，这些经历对你的申请起到什么作用，如何去看待和评价这种经历。
在主体部分，一定要突出自己是个什么样的人，一定要能展现出你的特点、长处、未来的目标、以及它们之间的相关性。但不要一味的夸自己，或写出很狂妄的句子。
第四步：结尾
需要有一个“凤尾”。龙头凤尾，首尾呼应，才算是一篇优秀的文书。文书的结尾应该是一个起到一个总结陈词的作用，呼应全文主题，让文章的主题更加鲜明。提醒大家要注意，文书的结尾要避免简单复述文章内容，应简洁明了，不要过分啰嗦，要有说服力，起到画龙点睛的作用。