出国留学文书写作综述

编者按：美国学校处理申请材料的一般流程Our decision making process will begin in February. At that time we will nominate students who... 美国学校处理申请材料的一般流程
Our decision making process will begin in February. At that time we will nominate students who qualify for fellowship awards from the University. At the beginning of March we will select a second group of students who qualify for Departmental fellowships. These awards are based almost entirely on applicants’ undergraduate academic performance and GRE scores. The selection committee has not received any application folders from the university as yet, but I suspect they will start to arrive over the next couple of weeks.
上面是一个教授（系主任）发给学生的信。不是rolling制的学校在2月初便可以得到fellowship的消息，而3月便可以得到TA或RA的消息。当然也有学校例外。曾经北大物理系有一人在6月底得到了MIT的FA，这就有可能是有人将MIT拒了，而他在waitinglist上。
申请材料中教授们到底看重什么
GPA ?
T&G ?
STATEMENT & RECOMMENDATION LETTER ?
Or......
这个问题有争议,因此选录几类不同的观点供参考.
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最主要的, 是你自己要有科研成果, 有几篇 paper 在国际上发表很重要. 第二重要的是找到中国知名教授给你写推荐信, 最好是亲笔写, 不是光光签个名字.
如果有了上面两条, 再写一篇感人的 Personal Statement, 保证你被 top 10 schools 录取.
GPA 有一定的重要程度, 但通常 3.0 以上就可以了. top 10 schools 并不很在乎 GPA, 我的两位老板一再和我说, " you needn’t do perfect or get high scores in courses ", 所以, 一个人的科研能力是最主要的.
至于 TOEFL 和 GRE, 如果你申请 top 10 的话, 可以说一点用处没有. 我在 Harvard 和 MIT 已经见到很多人跟本没有GRE, TOEFL也不到600, 还不是照样能上好学校. 道理很简单, 很多米国教授早就不相信中国学生的高GRE分数了, 而且他们需要 的是搞学术研究的人才, 不是要会考试考英语的人.
当然, 如果你申请 25-50 左右的学校(尤其是公立学校), 那还是需要高的 GRE 和 GPA 的. 我在 MIT 见到一人, 没考 GRE, TOEFL 只有 570, 但被 MIT, Berkeley, Univ. of Cambridge 录了,可却被 UIUC 和 Univ. of Iowa 据掉了.
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2100分以上的GRE成绩在鬼子眼里豆是差不多的优秀，没有区别了。象MIT 的EE还不要GRE呢
至于GPA，第一各学校成绩判分松紧不同因此不应该作为学生横向比较的依据，例如Princeton物理系就是明确表示GPA不重要而学习物理的动机和兴趣才最重要。 第二教授常认为成绩好的研究能力不一定强，而国外博士的水平就是通过研究能力特别是论文来反映。例如我知道的Stanford Steven Chu就是经常拿他自己做例子，他学习成绩平平却拿了Nobel.
PS之所以重要就是反映学习动机。ps好的最基本条件就是要针对该学校具体情况。 要表现出你的背景是如何地适合这个学校。当然，胡吹是不行的，因此再怎么吹牛只要没作假柜子还是看的出高低的，比如我物理方面实力的确比电子方面强，所以MIT的EE只能把我放在waiting list里。我常见的申请者的通病就是一个同样的PS发给十几几十个学校。会申请的人豆是一个学校一个PS的。这个，以后我公开我自己的PS时候大家或许可以参考。UPenn的招生办主任就曾明确表示，我们最反感的是，我们看到的PS不加改动低可以适合于大半美国的其他学校。
一个好的PS,结合过去的经历和对专业的兴趣来谈为什么该校的教授和研究计划对自己特别有吸引力。可以点名指出感兴趣的教授或研究方向，这样论述就具体了，因而也就更让人信服。可惜就我所知多半的中国学生都没做到这点：大多数人实在是太忽视PS了。Princeton物理系博士计划的介绍说的好，我们关心的是申请者对物理学的兴趣和动机而不是现有的专业水平，至于以前物理学基础的薄弱环节可以在以后的博士学习期间弥补。Notre Dame的教授告诉我，We expect you to be a student rather than a professor.所以有时PS表现出的对专业的兴趣比申请人实际具有的专业学术水平还重要。另外能说明申请者对专业兴趣的还可以通过推荐信来表现，这就是为什么推荐信和PS最最重要。
谈对专业的兴趣一定不能泛泛谈，譬如谈从小读了Einstein的故事热爱物理学是没用的，研究生结合自己研究方向谈起来比较容易些，但本科生也应该对本专业研究方向比较了解，然后结合一个大方向领域〔比如理论凝聚态〕谈自己的基础和对该领域未来发展的看法）对本科生来说，我想“强关联作用的研究必将为凝聚态理论带来全新的概念”之类的话就够了，研究生就应该具体一些。如果该校有你知道的或仰慕的牛教授，则可详细结合他的研究方向来谈。不过必须注意，点名教授一定不能只点一两个，而应该尽量多点一些。具体可参考我将来解密的PS.
总之，PS+推荐信比什么都重要。 (Physics)
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其实申请学校的一些成绩重要与否之所以众说纷纭的缘故, 是因为每家学校对于各项资料的看重程度不同. 有人特别重视GRE,有人特别重视Study plan, .. 这些都不会一样的. 所以广泛的收集资料, 绝对是必要的. 而且也因此, 我以下所说的, 不见得一定是准则,仅供参考而已.
一开始, 还是看看自己在学校的成绩吧. 这点绝对是最重要的. 要是成绩不 怎么样, 自己又没有什么其他突出的成就, 那就不要盲目的申请太好的学校, 否则只是浪费钱而已. 要注意的, 如果你的成绩不好, 但是有某些成就 (比如说出 paper 什么啦) , 也不要太相信它能为你带来什么太大的帮助. 以paper 来讲好 了, 如果审你资料的教授能真正的appreciate你的paper,或许有帮助, 但是你也 知道,EE分得太多了,方向差一点点的教授可能就看不太懂你的东西, 所以可能根 本没用. 至于社团, 那只是告诉别人你的人格比较有正常的发展而已,对于一个读EE的学生, 在你的academic achievement上也没有什么帮助.
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I think the most important thing during your application process is to show your research POTENTIAL as much as possible. Your T&G scores needn’t to be very high. Neither is your GPA. In general, the scores are not so important for the first class schools than for the less famous schools. However, you do need to get a minimum score, eg. T>=600, G>2000 and the GPA is not too low.
You should contact with your interested professor as early as possible to get your application results as soon as possible. As for the application fees, you can neglect it completely. If a department really want to recruit you, it will pay for you in some cases.
文件整理及寄送
当所有基本文件都准备完成后，剩下来的就是整理和寄送了。文件的包装、排序都会影响审查委员的第一印象。至于文件该送到何处？寄送方式？都会影响文件是否能赶在期限之前送达。
A、文件整理：
一份细心整理包装的文件会给人良好的印象，也是一种对观看者的体贴，无形中可增加文件的说服力。但基本上，包装是件费时费工的程序，也没有绝对的准则，应衡量个人的时间、设备、金钱... ，来决定要做到何种程度。毕竟，内容才是最重要的东西，切莫本末倒置！以下就几个步骤说明：
一、用纸：一般以 A4 纸规格列印文件；影印用纸本身因磅数的不同，而有厚薄不同的差异，厚纸较具质感；此外，另有雷射印表机专用的纸张，效果不错。
二、打字、列印：可分为申请表格和自备文件来说明：
1.申请表格：
一般学校都会要求表格要以Print（印刷体）书写或是 Type（打字），以手书写或打字并无硬性规定，若非时间紧迫，最好采用打字。打字机可分为两类：电动打字机和机械式打字机；电动打字机字型漂亮，又多有自动修改功能，非常方便，且又能自行选择调整字距、行距等，故建议：尽量使用电动打字机。
2.自备文件：
此泛指读书计划、履历、论文摘要... 等等自行准备的文件。此类文件多半以电脑的文书排版编辑软体处理之，简单、方便、且修改容易。建议使用编辑软体有Ami Pro 及 Microsoft Word ，此两者都易学且容易上手。排版时的原则：清楚、舒适、美观。列印则以雷射印表机为最隹。
三、排列顺序：有些学校附有 Check List（文件清单），则可按照其顺序排放，再将自己准备的补充文件（如毕业证书等）放在最后。如无，则可自行列印一张清单说明申请学校的名称、附上的文件、科系、及申请入学的时间。文件的排列顺序约如下所示：
1.申请费--汇票（Application Fee--Draft）
2.申请表格（Application Form）
3.读书计画（Statement of Purposes, Study Plan）
4.财力证明（Financial Statement）
5.自传或履历（Autobiography; Resume
6.英文学历证明文件（Diploma; Official Transcripts）
* 在校历年成绩单
* GRE or GMAT 成绩影本
* TOEFL 成绩影本
四、装订：坊间有许多种不同装订工具，可以有柄、无柄夹子固定之，然后套以透明套子。若讲究点则可买每页抽取式的护套装之。
B、寄送方式：
申请文件的的寄送，为了时效性及避免遗失，最好采用快递。一定不会遗失，且快速安全的到达。如果是用一般邮件方式寄送，采称重方式，邮费亦与快递费用相近。
注意事项：
1.申请表格打字前，最好先影印一份表格，预先练习，待无疑问后，再打在正式表格上。
2.有些学校的表格采复写纸一式多份，涂改不易，尤须小心。
3.装订寄送前，将填妥的申请文件及所有相关文件（汇票等）影印存档，以防万一。
4.寄送前应再次检查所有文件是否齐全，并附上Cover Letter。
5.由于每所学校办理入学申请的审核单位不尽相同。所以申请文件依表格所注明，寄至ADMISSION OFFICE 、DEPARTMENT OFFICE，或两处都需寄。
6.申请者应在截止日(Deadline)之前让学校收到完整的申请文件。有些学校即使逾期也接受申请文件，但申请者已失去先机。
7.应届毕业生应先寄大一到大三的成绩。而且一般学校的申请表会要求填写目前修读的课程（或将修读的课程）。
8.如果 TOEFL,GRE 已考过一次,考试的成绩已达到学校要求的标准，就先将成绩寄往学校，如果再考的成绩更好再寄。如果成绩未达申请标准，就该等到成绩进步，到达标准之后再寄。