出国留学网涉外礼仪之会议接待礼仪

出国留学网专题频道涉外礼仪之会议接待礼仪栏目,提供与涉外礼仪之会议接待礼仪相关的所有资讯,希望我们所做的能让您感到满意!

会议接待礼仪流程

 

  在涉外交往中,往往会举办会议,那在会议接待上有哪些需要注意的呢?下面是出国留学网小编为您整理的“会议接待礼仪流程”,仅供参考,希望您喜欢!更多详细内容请点击出国留学网查看。

  会议接待礼仪流程

  一、会前:

  1. 与会议主办方洽谈

  2.提供会议所需要的机票、车票、住宿酒店、会议场所、交通等信息。并制定完备的会议预案书给会议方

  3.派专人协助客户实地考察会议举办地的吃、住、会议场地、游、娱乐等相关方面的情况。

  4. 确定方案,签订合同,预付定金。

  二、会中

  1.会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

  2.会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。

  3.会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

  4. 会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。

  5. 会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人的确认。

  6. 会议旅游:旅游线路行程、用车、导游是否增加景点等确认。

  7. 会议娱乐:娱乐消费形式、消费标准、娱乐地点的确认。

  8.会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。

  三、会后

  1.结帐:提供会议过程中的详细费用发生明细及说明,专人与客户进行核对并结帐

  资料:会议后的资料收集,根据客户要求制作会议通讯录或花名册

  会场布置礼仪规范

  1、会场选择

  选择会场,要根据参加会议的人数和会议的内容来综合考虑。最好是达到一下标准:

  第一:大小要适中。会场太大,人数太少,空下的座位太多,松松散散,给与会者一种不景气的感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国的首相丘吉尔曾说:绝对不用太大的房间,而只要一个大小正好的房间。

  第二:地点要合理。历史召集的会议,一两个小时就散的,可以把会场定在与会人员较集中的地方。超过一天的会议,应尽量把地点定的离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波。

  第三:附属设施要齐全。会务人员一定要对会场的照明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为上次会议是从这里开的,没出什么问题,就草率地认为这回也会同样顺利。否则,可能会造成损失。

  第四:要有停车场。现代社会召集会议,一双草鞋一把伞赶来开会的人已经不多了。轿车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。

  2、会场的布置

  在布置会场的时候可根据人员的不同布置会场

  第一:圆桌型;这种形式适于1020人左右的会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾的最高领导应坐在朝南或朝门的正中位置,企业最高领导与上级领导相对而坐。同级别的对角线相对而坐。

  第二:口字型;如果使用长形方桌。这种形式比圆桌型更适用于较多人数的会议;

  第三:...