出国留学网电子邮件礼仪

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电子邮件礼仪

 

  【电子邮件礼仪】

  关于主题

  主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

  1.一定不要空白标题,这是最失礼的;

  2.标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题;

  3. 标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收”,“有个问题”;

  4.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理;

  5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼;

  6.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。

  关于称呼与问候

  1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度

  邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

  如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x**”称呼,但要把性别先搞清楚。

  不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。

  2. Email开头结尾最好要有问候语

  最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”;结尾常见的写个Best Regards, 中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

  俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。

  邮件正文

  1. Email正文要简明扼要,行文通顺

  Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

  正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。

  2. 注意Email的论述语气

  根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。

  尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。

  电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训!

  3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。

  如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

  4. 一次邮件交待完整信息

  最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。

  5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查

  这是对别人的...

商务信件及电子邮件礼仪

 

  应酬书信和电子邮件是商业领域使用频率较高的形式。因为在整个商务流通领域,很讲究情感的联络和交往,以此来增进友谊,促进贸易。以下是出国留学网为您整理的商务信件及电子邮件礼仪,欢迎阅读!

  商业信件分类

  所有客户往来的商业信件要在对方的名字前面加上其职务称谓,如“王博士”、“李经理”等。信件的结尾包括自己的联系方式和日期。公司内部的其他书面文档也要保持简洁扼要、通俗易读。每个公司对内部的信件交流格式有自己的一套规范,但我在这里不是要讨论“办公室备忘录”的,虽然它是员工之间最常见的书面沟通方式。我们这里要关注的是公司与外部书面沟通的方式和内容,不包括法律文件和合同。

  商业信件主要分为以下几类:介绍信、推荐信、称赞信、投诉信、解决商业纠纷的信函、要求信和拒绝信等。

  1.推荐信

  往往是推荐一个人申请学校或工作,里面的内容要包括你和对方的关系,你认识对方的时间长短,用例子来说明他的特征,例如你要说这个人勤奋,那么举一个例子来说明这点。离职前,我总习惯请老板或与我共事的同事写一份推荐信。个人的推荐信或者提名信是赢得下次工作的有力工具。

  2.称赞信

  如果你满意对方的产品或服务,写一封称赞信。虽然很多人不会这么做,但这是和对方建立良性关系的开端。如果你很满意餐厅经理的服务,那么写一封称赞信给他的上司,一方面你对他职业的发展有很大的帮助,另一方面和他建立好关系,今后能继续接受他的优质服务。所以这类利己利人的信件,大家应该愿意写,常常写,因为这能带来双赢。

  3.投诉信

  首先,投诉信要写给这个组织的最高的领导。其次,避免用情绪化的词语,要对事不对人。在投诉信的第一段,先将事由作客观的总结,让对方明白写信的目的。之后讲一些具体的事实,例如发票号码、事情发生时间和地点。投诉信也要尽量保持对对方的鼓励性的态度,例如“我知道贵餐厅的服务很有名,我也常常是因为餐厅的服务而前来用餐,我想这个服务员的服务并不能代表整个餐厅的服务水平”等文字。投诉信最难写,可如果写的是“服务水平”,对方会比较心平气和地处理这个投诉。最后的一段是你对解决问题的建议,不要很离谱很贪心,要合理。如果对方卖给你的货,在使用一周后坏了,可以提议退货、换新的,或在规定时间内修好。最后一句话应该是鼓励性的,例如“我相信贵公司的服务是高水平的,也希望这件事情能够合理解决,今后我们还可以继续合作”

  4.解决业纠纷的信函

  因为各种原因,在我们购买完某商品后,我们常常需要和对方讨个减价,或要求赔偿、退货。在商业纠纷信中应附有购买商品的收据复印件,让对方可以在自己的文件中追溯。商业纠纷信的内容要简单明了。

  5.要求信

  要求信的内容包括要求对方开机票,或将某份文件寄给你等。这类信主要包括对方需要的最基本信息即可,不需其他太多文字。

  6.拒绝信

  商务往来中的...