出国留学网邮件礼仪

出国留学网专题频道邮件礼仪栏目,提供与邮件礼仪相关的所有资讯,希望我们所做的能让您感到满意!

电子邮件礼仪

 

  【电子邮件礼仪】

  关于主题

  主题是接收者了解邮件的第一信息,因此要提纲挈领,使用有意义的主题行,这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

  1.一定不要空白标题,这是最失礼的;

  2.标题要简短,不宜冗长,不要让outlook用…才能显示完你的标题;

  3. 标题要能真反映文章的内容和重要性,切忌使用含义不清的标题,如 “王先生收”,“有个问题”;

  4.一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理;

  5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题,引起收件人注意,但应适度,特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼;

  6.回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE RE一大串。

  关于称呼与问候

  1. 恰当地称呼收件者,拿捏尺度

  邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌,也明确提醒某收件人,此邮件是面向他的,要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

  如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x**”称呼,但要把性别先搞清楚。

  不熟悉的人不宜直接称呼英文名,对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。

  2. Email开头结尾最好要有问候语

  最简单的开头写一个“HI”,中文的写个”你好”;结尾常见的写个Best Regards, 中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。

  俗话说得好,“礼多人不怪”,礼貌一些,总是好的,即便邮件中有些地方不妥,对方也能平静的看待。

  邮件正文

  1. Email正文要简明扼要,行文通顺

  Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。

  正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件,千万不要学唐僧。

  2. 注意Email的论述语气

  根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。

  尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。

  电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 “邮件门”就是深刻的教训!

  3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。

  如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

  4. 一次邮件交待完整信息

  最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。

  5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查

  这是对别人的...

涉外邮件礼仪

02-16

 

  不同的国家的注意事项是不同的,针对涉外邮件,我们应该特别注意,以下是出国留学网小编为大家搜集整理的涉外邮件礼仪,供大家参考和借鉴!更多资讯尽在涉外礼仪栏目!

  主题(Subject)

  不要空白标题但且不宜冗长,要能反映文章的内容和重要性;

  一封信尽可能只针对一个主题,不在一封信内谈及多件事情,以便于日后整理;

  回复对方邮件时,可以根据回复内容需要更改标题,不要RE、 RE一大串,容易给人留下随意不严谨印象。

  称呼与问候

  恰当地称呼收件者,拿捏尺度。在清楚对方姓名的时候可称呼:Dear Mr./Ms.[姓];不知道姓名的情况下称呼:Dear sir/Madam.

  开头结尾都有问候语

  最简单的开头写一个“Hi”,结尾写“Best Regards”或者“Sincerely”、 “Best regards”、 “Best wishes”、 “Kind regards”、 “Salutations”、 “Yours Truly······”

  正文

  Email正文应简明扼要的说清楚事情,如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述;

  正文行文应通顺,条理清晰,准确清晰的表达;

  最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件;

  一次邮件交待完整信息,最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。

  要避免拼写错误,最好把拼写检查功能打开。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

  合理提示重要信息,但不要过多,否则会让人抓不住重点,影响阅读;

  对方采用什么语言沟通,我们就用什么语言。有的外国人中文很好,会采用中文发邮件,这个时候我们也应该用中文;

  选择便于阅读的字号和字体;

  结尾签名

  每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。

  电子邮件末尾加上签名档是必要的,也是宣传自己公司一个途径。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息也不宜过多,只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。

  你不得不知英文符号习惯:

  称呼后面用逗号(,);

  英文里没有顿号,把该用顿号的地方换成逗号(,);

  英文里,某人说后面跟逗号和引号,且结束的符号放在引号里面;

  两个句子之间如果加上连词符号and/or/for/but等,中间用逗号;

  英文里没有书名号,语句中有书、杂志、电视剧等名词时,用斜体字表示;

  附件

  如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件;

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职场邮件礼仪

 

  在商务往来中,使用电子邮件进行联络时,应当遵守一定的礼仪规范,尤其在大多数这些邮件是发给您的顶头上司的情况下,更应该注意,以下是出国留学网为您搜集整理的职场邮件礼仪,欢迎阅读!

  邮件主要功能

  1、使所有参与方对于所讨论的论题、事实根据和结论,以及达成的共识一目了然,并保持跟进直至工作完成。

  2、能准确及时地记录事项进程、讨论内容以及行动细则,并充当了作为每个工作项目历史档案的功。

  3、充当意见不和、起争端时的证明。Email能帮人关注于事实而不是感受,或其他个性和工作风格上的差异,并以合理的方式解决意见不和以及争端。

  〖关于邮件拟订、发送原则〗

  ——原则:尊重他人时间。

  ——在职场交往中要尊重一个人,首先就要懂得替他节省时间。表现在电子邮件方面就是:只把有价值的信息最快、最直接地提供给需要的人。

  〖关于邮箱名字〗

  ——如果你不用于职场,不用于商务信函,你的邮箱名字叫阿猫、阿狗、土肥圆、流浪的天使、**-%!~用火星文命名之类的……随你叫什么都可以!但是用于正式商务交流,就不行。如果没有公司统一的邮箱,自己的QQ、163等免费邮箱不管是发工作文件还是投递简历,我建议将邮箱显示名设置成自己的名字。因为发送正式商务文件,一定不要让收件人猜猜你是谁。

  〖关于主题〗

  ——发送邮件要拟订一个主题,让收件人看标题就明白你要将说什么内容。当然也便于邮件分类保存后的搜索、查阅。主题如此重要,建议:

  ——1、不要空,也不要空洞。比如,有人投简历时要么空起,要么“简历”二字,这对收件人来讲起不到任何提醒作用;

  ——2、要简洁,不要很长一段话才能表示 ,更不要直接把正文写在主题栏里;

  ——3、要真实反应邮件主题的重要性,不要随便使用紧急标识;

  ——4、一封邮件一个主题,不要大杂烩;

  ——5、千万不要出现错别字;

  ——6、回复邮件太多次时最好修改主题,防止“RE:RE:RE:”这样叠加盖楼。

  〖关于称呼和问候〗

  ——邮件的开头应当称呼和问候收件人,第一是提醒本邮件是面向他/他们的;第二称呼和问候能够体现一个人的修养和职业素养。建议:

  ——1、恰当地称呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往来邮件,有职务一般按职务尊称,如李总、刘经理、王工之类的;如果没有或不知道的,可以称呼先生/女士,搞不清楚性别可以称呼××老师;如果面向多人发邮件,可以称呼各位同事、各位领导。如果是西方邮件,按西方商务函电规矩进行。

  ——2、邮件的开始结尾一般都有问候,简单来说”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。出国留学网提醒您,结尾...

商务信件及电子邮件礼仪

 

  应酬书信和电子邮件是商业领域使用频率较高的形式。因为在整个商务流通领域,很讲究情感的联络和交往,以此来增进友谊,促进贸易。以下是出国留学网为您整理的商务信件及电子邮件礼仪,欢迎阅读!

  商业信件分类

  所有客户往来的商业信件要在对方的名字前面加上其职务称谓,如“王博士”、“李经理”等。信件的结尾包括自己的联系方式和日期。公司内部的其他书面文档也要保持简洁扼要、通俗易读。每个公司对内部的信件交流格式有自己的一套规范,但我在这里不是要讨论“办公室备忘录”的,虽然它是员工之间最常见的书面沟通方式。我们这里要关注的是公司与外部书面沟通的方式和内容,不包括法律文件和合同。

  商业信件主要分为以下几类:介绍信、推荐信、称赞信、投诉信、解决商业纠纷的信函、要求信和拒绝信等。

  1.推荐信

  往往是推荐一个人申请学校或工作,里面的内容要包括你和对方的关系,你认识对方的时间长短,用例子来说明他的特征,例如你要说这个人勤奋,那么举一个例子来说明这点。离职前,我总习惯请老板或与我共事的同事写一份推荐信。个人的推荐信或者提名信是赢得下次工作的有力工具。

  2.称赞信

  如果你满意对方的产品或服务,写一封称赞信。虽然很多人不会这么做,但这是和对方建立良性关系的开端。如果你很满意餐厅经理的服务,那么写一封称赞信给他的上司,一方面你对他职业的发展有很大的帮助,另一方面和他建立好关系,今后能继续接受他的优质服务。所以这类利己利人的信件,大家应该愿意写,常常写,因为这能带来双赢。

  3.投诉信

  首先,投诉信要写给这个组织的最高的领导。其次,避免用情绪化的词语,要对事不对人。在投诉信的第一段,先将事由作客观的总结,让对方明白写信的目的。之后讲一些具体的事实,例如发票号码、事情发生时间和地点。投诉信也要尽量保持对对方的鼓励性的态度,例如“我知道贵餐厅的服务很有名,我也常常是因为餐厅的服务而前来用餐,我想这个服务员的服务并不能代表整个餐厅的服务水平”等文字。投诉信最难写,可如果写的是“服务水平”,对方会比较心平气和地处理这个投诉。最后的一段是你对解决问题的建议,不要很离谱很贪心,要合理。如果对方卖给你的货,在使用一周后坏了,可以提议退货、换新的,或在规定时间内修好。最后一句话应该是鼓励性的,例如“我相信贵公司的服务是高水平的,也希望这件事情能够合理解决,今后我们还可以继续合作”

  4.解决业纠纷的信函

  因为各种原因,在我们购买完某商品后,我们常常需要和对方讨个减价,或要求赔偿、退货。在商业纠纷信中应附有购买商品的收据复印件,让对方可以在自己的文件中追溯。商业纠纷信的内容要简单明了。

  5.要求信

  要求信的内容包括要求对方开机票,或将某份文件寄给你等。这类信主要包括对方需要的最基本信息即可,不需其他太多文字。

  6.拒绝信

  商务往来中的...