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信函礼仪

 

  【信函礼仪】

  信函,又称书信,它是人类最古老又最常用的一种沟通手段。时至今日,在公务交往中,信函依旧是职员所常用的有效而又实用的交流方式之一。

  在一般情况下,单位及其职员在正式的公务交往中所使用的信函亦称公务信函。相对于普通书信,由于公务信函使用于正式场合,在礼仪方面通常有着更为标准而规范的要求。

  总体而言,公司职员在使用公务信函时,应注意言辞礼貌、表达清晰、内容完整、格式正确、行文简洁等五大要点。因为在英文里,礼貌(Courteous)、清晰(Clear)、完整(Complete)、正确(Correct)、简洁(Concise)等五个单词皆以字母 C 打头,故此这五大要点亦称做公务信函写作的 五C法则 。

  具体来讲,使用公务信函时,主要应当在写作信函、应用信函等方面全面地运用礼仪规范,此外,写作电子信函也要注意遵守其礼仪规范。

  一、写作信函

  写作公务信函时,一定要对信函的内容与格式斟酌再三。以下五个具体问题,尤须认真对待。

  1.抬头

  一般的公务信函均由抬头、正文、结尾三部分构成。作为一封公务信函的开端,抬头决非可有可无,而是应当认真推敲。

  抬头的基本内容包括称谓语与提称语,二者均应根据具体对象具体对待,力求恰如其分。

  一是称谓语准确。在写作信函抬头时,应以称谓语称呼收信之人。在称呼收信者时,下列四点必须注意:

  其一,姓名与头衔必须正确无误。在任何公务信函中,写错收信者的姓名与头衔都是绝不允许的。称呼收信者,有时可以只称其姓,略去其名,但不宜直呼其名或者无姓无名。

  其二,允许以直接致信的有关单位或部门作为抬头中的称谓语。在许多时候,以有关单位或部门直接作为收信者在礼仪上是许可的。

  其三,可以使用中性名词称呼收信者。当不清楚收信者的性别时,以 董事长 、 经理 、 主任 、 首席代表 等毋须辨别性别的中性称呼去称呼对方是比较稳妥的。

  其四,切忌滥用称呼。初次致信他人时,千万不要滥用称呼。诸如 先生 、 小姐 一类的称呼,在不清楚收信者性别时就不宜采用。不能图省事,以 先生/小姐 去称呼收信者。不要乱用 阁下 、 老板 、 有关人士 这一类专用性称呼。

  二是提称语到位。在称谓语之前,有时需要使用提称语。所谓提称语,意即提高称谓语的词语。在公务信函里使用提称语,关键是要到位。在一般情况下,公务信函里最标准的提称语是 尊敬的 。平常的公务信函,不使用提称语亦可。在社交场合所使用的 尊鉴 、 台鉴 、 钧鉴 等古典式提称语以及在涉外场合所使用的 亲爱的 、 我的 等西洋式提称语,在普通的公务信函中一般均不宜使用。

  2.正文

  在公务信函里,正文是核心内容。写作正文时,一定要注意主题明确,合乎逻辑,层次清晰,语句通畅,文字正确,言简意赅。以下几处要点,在写作公务信函的正文时尤须注意。

  一是注意人称使用。在公务信函里,写作者所使用的人称颇为讲究。若为了表示亲切、自然,宜采用第一人称。若意在表示公事公办、严肃正规,则可以采用第三人称。

  二是主要内容前置。一封标准公...