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2017年二级秘书资格辅导：办公室语言规范原则
一、规范性
各行各业都有自己的一套“行话”，也就是在本行业内流行的通用化的标准语言，如股票交易中的“牛市”、“熊市”、“走低”、“看涨”等，如果办事用语不规范，就不仅不会被人们接受，而且还会被对方视为“不人行”、“不上道”，受到奚落和冷遇。
二、文明性
“言为心声”，语言是一个人文化教养、思想品格、道德情操等内在气质的表现，也是一个人性格、特征和处世态度的体现。孔子说：“文质彬彬，然后君子。”办事用语应该显示出办事主体诚挚的态度、谦逊的风格、宽容的气量、友好的感情，所以需要尽可能多地选择使用礼貌语言，避免使用尖刻、挖苦、讽刺、嘲笑的语言。
三、准确性
即无论是阐述观点、分析问题或判断是非，都要能清晰明了地表达自己的本意，既不可信口开河、主观臆断，也不可模糊不清、含糊其辞。切忌夸张、虚假、带“水分”，尽量不用“好像”、“大概”、“基本上”之类的弹性大的字眼。语言准确，可以使对方畅通无阻地接受你发出的信息，而不致被曲解。
四、针对性
办事用语要紧扣主题，有的放矢，切中要害，讲到点子上。古人讲：“言不在多，达意则灵。”就是说话者要用最经济的语言手段枪出最大的信息量，使听者在较短的时间内领会你的办事意图;反之，空话连篇，言之无物，必然误人时光，招人厌烦。
美国曾有一位名叫爱尔德尔的参议员，1893年在一次立法通过的辫论会中，竟高谈阔论了5天时间，信马由维，东拉西杜，还使人不知所云，如坠雾中。一位记者统计，他在台上共玻步75公里，打了一万多个子势，吃了300多个夹肉面包，喝了40升饮料，堪称“哆嗦先生”的世界之最。
其实，要语不烦，历史上很多事业巨子都是借语如金，字字矶珠，简练有力，留下珍贵的篇章。如华盛顿的就职演说只有135个字，罗斯福的就职演说仅985个字。要使语言具有针对性，一是需要围绕办事目的，不跑题，切忌大话、空话、套话或笼统式的八股文风;二是要讲逻辑性，有理有据，条理分明，一环扣一环。
五、趣味性
马雅可夫斯基曾说：“诗歌就像科技发明，一个字如同一克镭的发现。”办事用语也同样要精心雕琢，生动有趣，能引入人胜，使对方产生愉悦感。如果语言干巴、贫乏、苍白，就会使听者产生沉闷压抑、味同嚼蜡的感觉，更谈不上引起对方的共鸣，给你心悦诚服地办事了。所以办事主体平时就应该注意语言的锤炼，从社会生活实践中去学习，从文学艺术宝库中去发掘，从报刊传媒上去领略，使自己的语言“佐料”丰富，说话更具有魅力，令人听起来击掌称赞。这样不但办起事来效果更好，而且还能给人留下深刻的印象。
六、艺术性
要求说话者机智幽默，敏捷善变，委婉含蓄，富有人情味，能应对各种难题和尴尬的场面。办事中有许多情况是“只可...
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2017年秘书资格知识点：秘书公文处理
★ 公文处理
公文处理是指在公文的产生和运转的全过程中，以特定的原则和方法对公文进行创意、撰写、加工、利用、保管，使其获得必要功效的行为或过程。公文处理最基本的任务就是撰制、办理、管理、整理(立卷)，归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文处理是指在公文的产生和运转的全过程中，以特定的原则和方法对公文进行创意、撰写、加工、利用、保管，使其获得必要功效的行为或过程。公文处理行为是公文的形成到运转、再到传递存贮、再到档案或销毁的整个过程中。这是一整套的行为，对各类公文活动都产生着一定的影响，为公务活动提供着大量的信息，因而，公文处理的行为与过程就必须做到准确、及时、安全。
公文处理最基本的任务就是撰制、办理、管理、整理(立卷)，归档等一系列相互关联、衔接有序的工作，撰制是前提，办理是中心，管理、整理、归档是终结。几个部分互相联系，互相交叉，互相制约。
1、撰制公文
就是根据公务活动的基本需要，由法定作者的代表一撰稿人通过领会意图并收集整理有关的信息撰拟成文稿，再经审核签发以及整理印制盖印等工作过程，形成具有正式效力的公文。
2、办理传递文件
根据法定的职责权利规定，进行收文和发文的处理。发文处理是指以本机关的名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。收文程序指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办。承办、催办等程序。传递文件是将撰制完毕的文件，根据有关规则递送给收文单位的过程。
3、管理文件
是指公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档、销毁。对文件实施科学系统的保管，对秘密文件进行保密维护。
4、立卷归档
公文办理完毕后，应根据《档案法》和其他有关规定，及时立卷归档。要对在立卷范围内的文件做系统化整理和编目，编制成案卷，并在规定的时间内将其移交档案部门。
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