2012年4月16日，中共中央办公厅、国务院办公厅发布了《党政机关公文处理工作条例》，从今年7月1日起施行。新《条例》既是对新中国成立60多年来特别是改革开放以来党政机关公文处理工作宝贵经验的总结与升华，又是我国今后一个时期指导公文处理工作的一部经典法规，新《条例》综合了旧《条例》和旧《办法》的内容、既适用于党的机关公文处理工作，又适用于政府部门的公文处理工作，结束了多年来党政机关公文条例分制状况，统一的公文处理规范极大地方便了地方与基层党政机关公文处理工作规范化的开展;新《条例》对公文、公文处理工作的涵义，以及15种正式主要文种适用范围的界定更加科学明确;新《条例》主要突出强调了公文处理方面的内容，对各文种的确立使用、公文格式的标注、行文规则的要求更加简明，对有关公文管理的要求更加全面、严密、具体。根据中央办公厅、省委办公厅的部署的要求，学习好、贯彻好《党政机关公文处理工作条例》是各级党委、政府办公室的一项重要工作，也是各级党政机关办公室文秘人员义不容辞的责任。
一、公文处理概述
(一)公文及公文处理的涵义
1.公文的定义。所谓公文(即公务文书)，是党政机关、企事业单位和一切社会团体在处理公务时所形成的有现行功用、法定效力和特定体式的文字材料。《党政机关公文处理工作条例》规定：“党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布署和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况的工具”。公文包括文件、简报、会议材料、申请表、统计表、呈报表等在我国，“文件”有广义和狭义之分。广义的“文件”，是指在工作和政治学习上可以用作依据或参考的书面材料;狭义的“文件”，指的是具有法规性、知照性和特定(固定)版头的公文。
公文的本质，是国家统治阶级，在实施领导、管理国家、处理公务时所使用的书面文字工具。党政机关的公文，是传达党和国家的方针、政策，发布党政规章和法规，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告和交流情况的工具。文书与公文、文件的关系是：①用特写版头印制的文件;②用电报传输的公文;1.公务文书③公开发布的公文;④会议上印发的公文;⑤其他文字材料等。文书①信函;②申请书：2.私人文书③报告：④日记：⑤其他文字记录等。
2.公文处理涵义。公文处理是一个动态的过程，是指公文收发文单位特定的人员用特定的方法办理公文，使之符合有关规定和收发文单位的要求。它包括公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。收文办理包括公文签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等7个程序;发文办理包括复核、登记、印制、核发等4个程序。公文由文秘部门或者专人统一管理。管理的原则是：即发挥公文效用，又有利于公文保密安全。管理的内容是：传达范围的管理、密级管理、复制(包括翻印、复印和其他手段复制公文)管理，汇编公文管理、秘密文件(包括各种载体文件)管理、公文清理清退销毁和机关合并、撤销时公文管理、新设立机关发文立户管理等。公文归档，根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关归档，相关机关保存复制件。机关领导为兼职的，由兼职机关归档。
(二)公文的地位与作用
公文是领导机关决策的产物，是领导机关进行领导管理工作的重要工具。公文处理(写作)工作水平代表一个机关(单位)的决策水平、工作水平及整个领导管理水平。在当代的领导和管理工作中，公文具有其他任何工具不可替代的重要作用。公文处理是各级党政机关一项重要的不可或缺的公务行为，是机关之间进行工作联系的纽带与桥梁，在党政机关、行政机构以及人民团体、企事业单位的实际工作中具有不可替代的作用，是提高工作效率，增加上下级、同级之间协调沟通的有效载体。公文以其严格的行为规范和体式要求，同其他工作系统有着紧密的联系，在各级各类的机关业务工作中发挥着重要的枢纽作用。主要有10大作用，即：启示和传达作用、规范作用、请示报告作用、控制作用、传递信息作用、协作作用、联系和知照作用、依据和凭证作用、教育参考作用、记载和备查作用。
(三)公文的特点
公文是人类社会进行领导、管理和处理公务时所使用的书面文字工具。它具有以下8个特点：
1.鲜明的政治性。公文是阶级统治的工具，是管理工作的工具。它的内容反映了统治阶级的意志，代表统治阶级的利益。因此，它的阶级性、政治性非常鲜明。
2.法定的权威性。公文是领导机关的实施领导和管理工作的工具，其管辖范围内的所有单位和个人必须不折不扣地贯彻执行，不允许有任何反对地表示。如果对某些条文有不同意见，只能用合法的方式向上级领导机关反映，在上级机关未改变决定之前，必须遵照执行。
3.特定的作者、读者和严格的程序。公文写作，是一项严肃的工作。公文有特定的作者、读者，公文办理有特定的程序，均不可逾越。公文的作者，是公文制发机关(单位)。公文的读者，是由领导机关制发文件时规定的，只能按公文制发机关的意见办理，不得随意突破。公文办理有一套严格的程序。公文办理人员，必须严格按规定的程序办理，不得减少和超越规定的程序;必须恪尽职守，不得越权越位。
4.文字表述的准确性和语言的生动性。文字表述的准确性，是指公文的语言表达必须做到准确、规范，无歧义，否则，无法贯彻落实或出现执行上的偏差。特别是政策性公文，要清楚明了，操作性要强，便于贯彻和执行。一个规定，只能是一种解释。公文语言的生动性，是指公文语言的运用在确保其准确、鲜明、朴实、简洁的基础上，充分运用我国语言、词汇丰富的特点，在一篇公文中或在局部的段落内，做到句法、构词法一致，句子、词汇新颖，避免重复、累赘。
5.内容上的公务性和现实性。内容的公务性，是指公文是机关决策的产物，是机关处理公务活动的工具，必须完全彻底地为公务活动服务，不得把私人的事务写入公文之中。内容的现实性，指公文必须充分全面地反映实际情况，实事求是;必须为现实管理工作服务，具有现行功用和指导性、实践性。
6.强烈的时效性和特定的意向性。公文是为一定时期的管理工作服务的，过了一定的时期，就失去了现行功用，变成了档案材料(历史资料)。所以说，公文的时效性很强，必须在规定的时间内起草、审批、发出和产生效用。否则，公文就失去了现行功用。特定的意向性。是指公文的读者即受文对象在起草之前就确定了。不同的受文对象，用不同的公文语言表述。7.严密的逻辑性。公文必须按照人们的思维规律构思、布局、撰写，做到逻辑严密，言简意赅，以其独有的逻辑力量说服读者(执行者)，实现其管理作用、处理公务的作用。8.规范的体式。通用公文是法定的，每一个文种的撰写方式、格式都是固定的。公文写作人员必须按规定的体式写作、印制公文，不得违反。
(四)公文处理的原则
⑴实事求是的原则;
⑵准确规范的原则;
⑶精简高效的原则;
⑷安全保密的原则。
(五)公文处理工作的管理机构及职责
新条例第7条规定：各级党政机关办公(厅)室主管本机关的公文处理工作，并对下级机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。
(六)文秘人员应当具备的素质
素质，本指事物的本来性质，这里是指人们在理论、知识、艺术、思想、能力等方面的素养及所具备的水平。公文写作人员(秘书人员)应当具有较高的政治业务素质，工作积极，作风严谨，遵纪守法，恪尽职守。由于公文处理工作的政治性、知识性、专业性很强，涉及的领域、行业比较广泛，要求秘书人员必须具有较高的政治和业务素质，做到博而专。博，指广博的知识，博大的胸怀、健全的人格与宽广深厚的人文素养;专，指在核文专业方面造诣较深，精通核文业务，成为核文工作的专家。也就是说，既要做通才，又要做专才;在“博”中求“专”，在“专”中求“博”。具体说来，必须具备较高政治素质、业务素质、能力素质、心理素质、品德作风素质等。
1.政治素质(1)具有较高的马列主义理论水平;(2)具有坚定的共产主义信念;(3)具有较强的政治敏锐性和政治辨别力;(4)在政治上与党中央保持高度一致。
2.业务素质(1)广博的知识修养。必须熟悉社会科学知识、熟悉自然科学知识和熟悉新兴学科、边缘学科知识;必须熟悉政策法律。(2)精湛的业务修养。(3)熟悉情况。包括熟悉世界情况和国内情况。熟悉国情、省情、市情、县情、乡情及本机关本单位的情况等。
3.能力素质能力，是指够胜某任某项任务所具备的主观条件。秘书人员应当具有较强的文字处理能力、服务能力、预决策能力、组织管理、沟通协调能力、调研能力、创新能力等等。
4.心理品德作风素质(1)良好的心理素质。要能“听得话、受得气、耐得烦、吃得亏。”也就是说，文秘人员必须具备健康的心理，正确观察和处理各类问题，积极稳妥地应对各类问题;既要有宏大的胸怀，能海纳百川，又要有小中见大的自律意识和自我调节意识，处处小心谨慎，有“如临深渊、如履薄冰”的危机感;既要正确对领导人，又要正确对待干部和群众;既要热爱本职工作，又要服从组织安排，兢兢业业，任劳任怨，甘当无名英雄，为党和人民的事业，奉献自己应有的智慧和力量。(2)高尚的品德。必须具有坚定的共产主义信念，忠诚于所从事的事业。遵纪守法，清正廉洁，乐于奉献，模范地遵守公民道德。维护领导机关的形象。(3)严谨的作风。必须做到严谨细致，热情周到，优质高效，廉洁奉公，做到密切联系群众、理论联系实际、批评与自我批评和两个“务必”。
二、公文种类
新《条例》第八条规定，党政机关公文种类主要有：决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要等15种。
1.决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。
2.决定。适用于对重要事项作用决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
3.命令(令)。适用于公布行政法规和规章、宣布施行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
4.公报。适用于公布重要决定或者重大事项。
5.公告。适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。公报和公告的不同点主要表现在：公告多用于宣布重大消息，内容一般十分简要;而公报的内容一般比较详细、具体地报道某一重要会议或重要事项的内容。
6.通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。
7.意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法
8.通知。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。
9.通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。
10.报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。
11.请示。适用于向上级机关请求指示、批准。
12.批复。适用于答复下级机关请示事项。
13.议案。适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或者人民代表大会常务委员会提请审议事项。
14.函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。15.纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。
三、公文格式
(一)公文格式概述
公文格式是公文内容的表现形式，是公文不可缺少的重要组成部分。它由公文的内容所决定，又服务于公文的内容。
1.公文格式的含义
公文是人类使用的一种管理工具和交际工具。人们使用公文进行管理和公务交往过程中逐步形成的习惯，并把它确定下来，共同遵守，这就是公文的格式。通俗地说，公文格式就是公文的规格样式，即公文各组成部分在页面上的表现形式，也叫公文的外部组织形式。它是规范化和标准化的格式。它反映了公文的客观需要和内在规律，体现公文的权威和功能。它是公文的权威性和严肃性在形式上的体现，对公文的内容起表现和保证作用。公文格式经领导机关确定，其所辖范围的各级各类机关、事业单位和人民团体，都要共同遵守。之所以对公文格式进行规定，其目的都是为了规范公文处理工作，提高工作效率，做到运行有序，易于识别，便于管理和批阅处理，便于归档查考。认真学习公文的格式，就是为了正确使用和处理公文格式，做到规范化和科学化，提高公文处理工作水平。
2.公文格式的组成
2012年4月16日中共中央办公厅、国务院办公厅发布的《党政机关公文处理工作条例》对公文格式作了明确的规定。为提高党政机关公文的规范化、标准化水平，2012年6月29日，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布了《党政机关公文格式》国家标准(GB/T9704-2012)。该标准于2012年7月1日起正式实施。此标准是对国标《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999)的修订，从技术方面对通用公文的纸张、排版、印刷、装订和公文中各要素标识规则，都作了更加明确具体的规定。这个国家标准适用于各级党政机关制发的公文，其他机关公文可参照执行。
公文格式，一般由公文的文面格式、用纸格式和排印装订格式3大部分组成。
(二)公文文面格式
公文文面格式是指公文中各要素(各组成部分)的搭配、排列和标识规则，包括版面安排、字体型号、各要素的标识排序等。实际上，公文的文面格式是公文全部书面内容的结构。根据新《条例》的规定，党政机关通用公文的文面格式由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明(附件名称)、发文机关署名、成文日期、印章、附注(印发传达范围)、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等18个要素组成。
这18个要素按其所在的位置，又可分成眉首(文头)部分(前6个要素)、主体部分(中间9个要素)、版记(文尾)部分(最后3个要素)。
眉首部分，位于公文首页上部，一般占整个页面的1/3左右。党的机关用特定版头制发的公文(党发、党通、党办发)，眉首部分与主体部分用两条各长71mm、宽1mm的红色横线中间加2号实体五角星隔开，此外，可用一条长156mm(与版心同宽)的红色横线;[LU1]行政机关的公文用一条长156mm、宽0.7mm的红色横线隔开,中间没有五角星。
主体部分位于眉首部分以下，版记部分之上。
版记部分位于公文最后一页下端，其中，印制版记包括印发机关、印发时间2个要素。
1.发文机关标志(版头或报头)。
发文机关标志。版头是特定的、法定的、专用的，象征着领导机关的权威，起到增加公文庄重色彩和严肃性，识别发文机关、公文级别、重要程度，以引起受文者注意的作用。在党的机关的普发性公文中，还可起到印信的作用。不同的机关，不能共用版头,但规格样式是相同的，只是表示的发文机关不同党政机关公文版头的主要形式有两种：一种由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成,例如,“中共××县委员会文件”“中共××县委文件”;一种由发文机关全称或规范化简称加圆括号标注文种组成,例如,“中国共产党××市委员会(请示)”“中共××县委文件(通知)。版头字居中排印在公文首页上部，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字(以前用长牟体字或长宋体字)，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则,每个字的长度在22×15毫米之间，宽度根据字数多少而定，但都要小于“中共中央文件”(27mm)“中共贵州省委文件”(省25mm)字样。版头字、五角星与横隔线应美观、庄重、大方。版头一经确定,须长期固定使用,一般情况下不作变动，更不得随意变动。联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。
2.份号。份号，即份数序号，是同一件公文印制份数的顺序号。在党的机关，用特定版头印发的秘密公文应标注份号，不是用特定版头印制的秘密公文，有条件的也应标注份号，例如，经会议讨论要收回的公文、领导讲话等。在党政机关，涉密公文应当标注份号。份号从000001号开始，用6位3号阿拉伯数字标注于公文首页左上角第一行。秘密公文印制份号的目的是：便于对秘密公文进行管理和利用。凡是秘密公文，一定要做好保密工作，防止失泄密事件发生。用电报传送的秘密公文，不标注份号。但是，绝密、机密、秘密电报均属密码电报,均应按密码电报的管理办法进行严格管理。
3.密级和保密期限。
密级和保密期，即公文的秘密等级和保密的期限。公文中的密级分为绝密、机密、秘密3个等级。有秘密事项的公文应确定密级。用特定版头印发的公文，密级一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，在份号下方，两字之间空1字;如需同时标注秘密等级与保密期限，秘密等级中间不空格，并与保密期限之间用“★”隔开。比如：“机密★3年”。用电传方式发布的公文,密级用3号黑体字标注在公文首页报头部分的“密级”栏内。
4.紧急程度(等级)。
紧急程度(等级)，是对公文送达和办理的时限要求。用特定版头印制的公文办理时间要求叫紧急程度，用电传方式发布的公文办理时间的要求叫等级。用特定版头印制的党的机关的紧急公文，分别标明“特急”、“加急”，用3号黑体字顶格标注于公文首页左上角密级和保密期限下面，两字之间空1字。用电传方式传送紧急的公文有两种方式：一是用特定版头印制的公文直接电传;二是使用电报报头电传公文。电报的紧急程度叫等级，分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4种，用3号黑体字标注，其办理公文的时间要求分别是即刻、2天、4天、6天，即受文单位必须分别在规定的时间内办理完毕。确定公文的紧急程度(等级)应实是求是，防止随意性。
5.发文字号。发文字号是公文的代号，由发文机关代字、发文年份、发文顺序号3部分组成，是每一个用特定版头(报头)制发的公文不可缺少的重要组成部分。它起到便于识别公文、发文机关、发文年度和便于登记、管理、使用的作用。其中，发文机关代字由发文机关所在行政区(管辖地)地方代字、发文机关代字和公文类别代字3部分组成，有的可省略发文机关代字或公文类别代字，但发文机关所在行政区地方代字不能省略。发文年度和发文顺序号用阿拉伯数字书写，发文年度号标注在六角括号内。发文年度应标全称，不能简写，例如，“〔2012〕”不能简写为“〔12〕”。发文顺序号分年度从1号起，按公文的签发时间的先后依次编号，不能跳号，不留有空号,不随意编号，不编虚位(即“1”不编为“01”)，不加“第”字。使用发文字号,应注意3个问题：一是发文字号一经确定，应长期固定使用。二是联合行文，一般只标注主办机关的发文字号。三是用特定版头印制的公文的发文字号，党政机关都用3号仿宋体字标注于版头(发文机关标识)下空2行红色横隔线之上。下行文、平行文的居中标注，上行文的标注于左侧，与右侧的“签发人”对称，左右边各空1字排印。电报的发文字号用3号仿宋体字标注，用特定报头印制的电报，标注在“密级”栏之后。
6.签发人。上报公文应标注签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人由“签发人”3字加全角冒号与签发人姓名组成，“签发人”3个字用3号仿宋体字标注于公文发文机关标识(版头)下空2行红色横隔线之上，签发人姓名用3号楷体体。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。上报公文标注签发人的目的，是为了加强单位领导人对公文所负的责任，使之认真把好公文关。签发人是指机关签发公文的领导人中最高职务者，即单位的主要负责人。在县级党委、政府办公室，以办公室名义印发的公文一般由办公室主任或主任委托的副主任签发，两办联合行文的，由两办主任签发，但涉及内容重要的必须有党委、政府主要领导或分管领导审定，甚至经过会议研究同意后，由办公室主任签发。
7.标题。
标题，一般由发文机关名称(全称或规范化简称)、事由(公文主题)和文种组成，位于红色横隔线下方空2行排印，分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。主标题用2号小标宋体字，副标题用3号楷体字，居中排印。回行时应做到词意完整，排列对称，间距恰当。公文的标题应准确简要地概括公文的主要内容，做到规范、简洁、无歧义。在处理公文标题时应注意3个问题：一是联合行文时各联署机关名称排序，一般情况下，主办机关的名称排在前面，其余依次排列。二是在有双文种的公文中，应简化标题(关于转发什么的通知的通知等情形)。三是标题中一般不用除书名号以外的标点符号。
8.主送机关。
主送机关，即公文的主要受理机关，应当用全称，或规范化简称，或同类型机关统称;在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字排印，回行时顶格;最后一个主送机关名称之后用全角冒号。“如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记。”普发性公文，主送机关名称用统称，并做到规范、稳定。在党政机关常用的公文中，只有通知、报告、请示、批复、议案、函6种公文标注主送机关;决议、决定、命令(令)、公报、公告、通告、意见、纪要8种公文不标注主送机关;通报可标注可不标注主送机关，即一般情况下不标注主送机关，但表彰先进、批评错误、通报人大和政协选举结果，可标注主送机关。州直部门行文中，主送单位普遍存在的问题是：“各县(市、区)××××××”，这里的“区”容易与区一级政府的“区”混淆，应该改为“各县(市)、凯里经济开发区××××××”。
9.正文。正文是公文的主体，用来表述公文的内容，位于主送机关下方;不标注主送机关的公文，正文位于成文日期下方。公文首页必须显示正文。数字、年份不能回行。正文中的结构层次序数应准确掌握和使用，即：第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。常见的错误有:①第一层次用“(一)”;第三层次的“1.”写成了“1、”，把小圆点写成了顿号。②第一层次用“一、”，第二次用“(1)”，跳跃了两级。在正文层次不多的情况下，第一级用“一、”，第二级可用“1.”，但不能用“(1)”。为简化层次，正文中尽量不用多层次结构。正文的排印只能用宋、黑、楷、仿宋4种字体，均用3号字印制。正文中只有一级小标题的，小标题用黑体字排印;有两级小标题的，第一级小标题用黑体字排印，第二级小标题用楷体字排印;有多级小标题的，第一级小标题用小标宋体字排印，第二级小标题用黑体字排印，第三级小标题用楷体字排印，第四级小标题用仿宋体字排印。除小标题之外的正文文字，有双文种的，第一文种的正文用3号楷体字排印，第二文种的正文用3号仿宋体字排印。独立成段的小标题，末尾无标点符号;小标题之后接着排印正文的,末尾用句号。
10.附件说明(附件名称)。
附件说明，是指公文附件的顺序号和名称。附件应在正文之后、发文机关署名之前排印附件名称。公文附件在正文之后空1行，左侧空2字，用3号仿宋体字排印“附件”2字，后面标全角冒号和附件名称。附件的序号用阿拉伯数字(如“附件：1.XXXXX”)，附件名称前后的标识应一致。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐
11.发文机关署名、成文日期、印章发文机关署名，应当用发文机关全称或规范化简称，位于正文之后的右下方。
⑴加盖印章的公文，成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
⑵不加盖印章的公文单一机关行文时，在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。标注成文日期时注意：成文日期，一般以领导人最后签发的日期为准;经会议讨论通过的决议、决定等，以会议通过的日期为准;联合行文，以最后签发机关领导人的签发日期为准;电报以发出日期为准。成文日期应当写明年、月、日，年份不能简写。新《条例》规定：成文日期用阿拉伯数字标注。对于决定、决议、规定等不标注主送机关的公文，成文日期加括号用3号楷体字标注于标题之下居中位置。公文经领导人签发后因故不能及时发文时，成文日期可请示签发人重新确定，或由办文者提出意见报领导确定。
使用印章时注意：一般情况下，在党政机关，除会议纪要、有特定版头的普发性公文和用特定报头印制的电报外，其余的公文均应加盖发文机关印章。联合上报的公文，联署机关都应当加盖印章。使用机关印章加盖公文时，要认真、细致，使每一份公文的用印都能做到端正、清晰，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上;当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。当联合行文需加盖两个印章时，主办机关在前，两个印章均压成文日期，互不相交或相切。当联合行文需加盖3个以上印章时，每行一般排3个印章，主办机关在前，印章盖在发文机关署名处，两端不得超出版心;最后一行如余一个或两个印章，均居中排布;印章之间互不相交或相切;当公文排版后所乘空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
12.附注(印发传达范围)公文如有印发传达范围(附注)，用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标注在成文日期下一行，如果一行排不下，从第二行起可以顶格。(附注)印发传达范围，它一般用于普发性公文。对于有主送机关的公文，对印发传达范围另有要求的，在印发传达范围处加以说明;对于没有主送机关的公文，起到标注主送机关的作用，并可对印发传达范围提出要求。“请示”公文，在此处注明联系人姓名和电话号码。印发传达范围的几种形式应相对固定，做到规范化,以便准确及时地确定公文的印发份数。例如：“此件公开发表”，根据实际情况，工作确实需要，可印少量有特定版头的公文存档备查。
13.附件。
附件，是公文的组成部分，对主件正文起说明、注释、补充、证实、参考等作用的文字材料或图表，置于主件之后，另起一页开始排印，并与主件装订在一起。附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。仅一个附件的,不排附件的顺序号。附件排印与公文主件排印的规格相同。附件是图表的，其文字部分用3至5号字灵活处理。
如果附件与公文主件不能装订在一起的，例如，应填报的统计表等，应在附件的左上角第1行顶格标注公文的发文字号，并在其后标注附件(或带顺序号)。在这种情况下，印制版记应标注在主件最后一页的下端。附件与主件装订在一起的，印制版记应标注在附件最后一页的下端。
14.抄送机关。
抄送机关，指除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关(上级、下级和无隶属关系的机关)，应当用机关全称或规范化简称、统称。用特定版头(报头)印制的公文，抄送机关名称标注在印发机关和印发日期(印制版记)的上一行，并用横线与印发机关和印发日期(印制版记)隔开，抄送机关名称前标明“抄送”二字并加冒号。抄送机关名称排列，按机关的大小和排列习惯依次进行排列，回行时与冒号后的抄送机关名称对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。一般用4号仿宋体字，左右各空一字编排。
如需把主送机关移至版记，除将“抄送”二字改为“主送”外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。
15.印发机关和印发日期(版记)版记由印发机关、印发日期和横线组成。印发机关和印发日期用4号仿宋体。印发机关居左排，前空一字，印发日期居右排，后空一字。版记中的分隔线与版心同宽。版记位于文件末页版心的最后一行。如果版记页和前面的一页都没有正文，则版记页不标页码。新条例规定不再使用主题词。印发时间都用阿拉伯数字，均以付印日期为准，年份不能简写。上行文的,印发日期后接着排印“印”字,下行文、平行文的，排印“印发”2字。用特定版头印发的公文的印发日期，必须在成文日期之后或与成文日期同一天;用电报传送的公文，印发日期与成文日期必须是同一天。16.页码页码是公文页码的顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
(三)公文用纸格式、公文排印、装订格式
新《条例》12条规定：“公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定”。实现了党政机关公文用纸的规范统一。国际标准A4型纸，成品尺寸为210毫米×297毫米。定量为60g/m-80g/m的胶版印刷纸或复印纸排印公文，正文用3号仿宋体字，一般每页排22行，每行排28个字，行间距用3号汉字高度的7/8个，公文用纸页边与版心尺寸为：天头(上白边)为37mm±1mm，公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156毫米×225毫米(不含页码)。特殊情况下，为了防止出现“此页无正文”字样，调整行距、字距时，每页既可减少1行、每行可减少1-2个字，也可每页增加1-2行、每行增加1-2个字。公文要求双面印刷，页码套正，两面误差不得超过1mm。黑色油墨应达到色普所标BL100%，红色油墨应达到色普Y80%，M80%。印刷品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。公文装订与公文排印应一致，并考虑人们的阅读习惯。根据不同装订方法的要求，分别用骑马钉、平订或胶粘，左侧装订，不掉页。
(五)公文的特定格式和应注意的问题
在处理公文格式过程中，除了坚持正确的格式外，还要善于正确处理经常碰到的具体问题和特殊问题，既要坚持公文格式的规范性，又要把原则性与灵活性恰当地结合起来，正确处理具体问题和特殊问题，以确保公文格式的规范化、标准化和科学化。
党政机关的公文，除了规定的常用格式外，还有用其他形式印制的公文格式。凡是公文，都有一个格式问题，都要做到科学化、规范化、标准化。具体说来，主要有以下几种公文需规范其格式：
1.会议纪要。纪要标志由“XXXXX纪要”组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。纪要格式可以根据实际制定。2.信函式公文格式。信函式公文使用比较广泛，首页由发文机关全称或规范化简称加武文线与文武线组成，均套红印制。发文机关标识用小标宋体字，字号由发文机关酌定。国际标准A4型公文纸，发文机关名称的上边缘距上页边的距离为30mm;发文机关名称下4mm处为一条武文线(红色双线，上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(红色双线，上细下粗)，两条线长均为170mm。每行居中排28个字。其他要素标注方法与用特定版头印制的公文相同。
3.会议材料。会议材料使用比较多，有不少的公文是以会议材料的形式发布的。规范会议材料格式，是做好会议秘书工作的重要任务之一。会议有多种类型，但不论召开什么会议，只要在会议上印发会议材料，其格式应统一，并做到规范化。会议材料的格式，除首页与特定版头的首页不同外，其余大致相同。即：在会议材料的首页左上角标注“××会议材料之×”或“××会议材料”，字号一般用4号楷体或仿宋体。如果是秘密材料，在“××会议材料之×”之下标注份数序号，在右上角顶格标注密级。标题居中排印，在标题之下居中用3号楷体字排印成文机关名称或领导人姓名，在成文机关或领导人姓名之下加圆括号排印。
成文日期(也可将发文机关署名与成文日期加括号并列标注在标题之下居中位置)。在成文日期之下排印正文，在正文之后、最末一页下端标注公文印发范围和印制版记。其字体使用与用特定版头印制的公文字体用法相同。
4.会议简报。
党的代表大会、人民代表大会、政协会议和其他重要的、召开时间较长的会议，除发会议材料之外，还编印会议简报。会议简报其一般格式是：有报头“会议简报”或“×××会议简报”，用长宋体字或小标宋体字或行书体字印制;报头之下居中标注“第×期”;期数之下排印一条横线;横线的左上方排印“××会议秘书处”，右上方排印简报的成文日期“××××年×月×日”;横线之下排印标题及正文。一期简报可以排印一篇至几篇文章，其排印标准与用特定版头印制的公文相同;正文之后排印印制版记。会议简报与会议材料都要存档。
5.领导讲话稿。领导讲话稿，一般由领导人在会议上讲话时使用，也有作书面发言的。领导讲话之前，有的讲话稿已先印好;有的是待领导讲话之后，在会议上印发，并在报刊上公开发表，或在内参材料、通报材料中印发，也有不印发的。凡做会议材料、内参材料、通报材料印发的，分别按其格式印发。如果领导讲话之后，不另印发，只作存档备查。对于这样的讲话稿，应标明何人、何时在何种会议上的讲话。其中，有两级标题的，在主标题中阐明讲话主题内容，在副标题中标明在什么会议上的讲话，标题之下居中署讲话人姓名，姓名之下居中加圆括号用阿拉伯数字标注成文日期，年份不能简写。只有一个标题的，应在标题中标明在何种会议上的讲话，标题之下居中标注讲话人姓名，姓名之下居中加圆括号标注讲话日期;或者在标题中标明某某在什么会议上的讲话，标题之下居中标注讲话日期。正文之后、末页下端可标注公文主题词与印制版记。
6.工作简报。党政机关因工作需要，经常定期或不定期地编印一些简报，发有关单位，以沟通信息和指导工作。工作简报的名称由各机关根据工作需要确定。有的用“内参”、“××通报”、“参考材料”、“情况通报”等字印制。但是编印工作简报应从实际和工作需要出发，不能过多、过滥，均应按有规定分别报同级党委办公室或政府的办公室进行审批、登记，经登记之后才能编印工作简报。工作简报的格式，其版头部分一般占公文首页页面的1/3左右,由各机关自己制定。版头字的字号未作统一规定，但要庄重、大方、美观，一经确定，不得轻易改变。版头字下居中标注发文字号或“第×期”;发文字号之下排印一条红线的横隔线;横隔线之下排印公文标题;标题之下排印正文;正文之后、末页下端排印印发范围和印制版记。用这些版头印制的公文，一般无主送机关，其字体型号与用特定版头印制的公文字体型号相同。
四、公文起草
撰写公文，是机关工作人员和一切公务人员特别是文秘人员的基本功。一个机关的公文，体现了这个机关的决策水平、工作水平及整个领导管理水平。要撰写好公文，从领导到文秘人员必须重视公文写作工作;必须具备和掌握公文写作业务知识;必须贯彻执行党和国家关于公文处理工作的各项规定;必须认真学习，刻苦钻研，反复实践，不断总结提高，正确把握公文写作的特点和规律。只有这样，才能提高公文写作水平。1.公文起草的基本要求公文起草是公文处理工作的基础性和核心环节，是确保公文质量的第一道关口。公文起草应当达到以下12项基本要求。
(1)必须符合国家的法律法规和党的路线方针政策
这是公文写作必须遵循的第一位的、根本的要求。它是公文的阶级性和党的政治纪律、组织纪律、组织原则在公文写作工作中的具体体现，也是以法治国、依法行政的具体体现。《中华人民共和国宪法》规定：“一切国家机关和武装力量、各政党和各社会团体、各企业事业组织都必须遵守宪法和法律。”“任何组织或者个人都不得有超越宪法和法律的特权。”《中国共产党章程》规定：“党必须在宪法和法律的范围内活动。”我国的一切活动,包括党政机关、企业事业单位、经济文化组织和社会团体组织的各项活动,必须在党的路线、方针、政策和国家法律、法规允许的范围内活动。党政机关的公文起草工作，是党政机关的决策、领导、管理等公务活动的重要组成部分。党政机关制定的方针、政策、措施和工作部署等，制成公文发布后才能实施。所以，公文起草工作在加强党的领导、实施国家管理等工作中具有举足轻重的和不可替代的重要作用。
(2)必须符合上级机关的指示
这是我们党的民主集中制的组织原则在公文起草工作中的具体体现，也是维护我国政令统一的具体体现。下级必须服从上级，全国各级党政机关必须维护中央的权威，维护国家的政令统一，不得政出多门、各自为政。这不仅是组织原则和组织纪律的要求，而且是从实践中得出的正确结论。因为上级机关比本级机关更了解全局情况，更能把握全局，熟悉它的下级机关，它的指示有很强的针对性。这里的指示，是广义的指示，包括上级机关用各种文种发布的政策、规定、措施等。所以，在起草公文时，不但要了解和研究党的路线方针政策、国家的法律法规，而且要了解和研究上级机关的有关文件精神，把上级机关的指示同本地区本部门本单位的实际结合起来，体现在本级的公文中，使之具体化和切实可行，从而使上级机关的指示在本地区、本部门得以贯彻落实。
(3)必须完整、准确地体现发文机关的意图
这是指发文的目的和公文的主要内容都要很好地、全面地体现发文机关的意图。发文机关的意图，是发文机关领导集体的意图，即发文要达到的目的和设想。它包括两层意思：一是指发文的目的(主旨)，即通过发文所要解决的问题;二是指在公文中提出政策和措施办法，即公文的主要内容。切忌把个人的想法当成的机关的意图,自己有好的建议，必须报经领导认可之后才能写进公文中。有些公文是以领导人署名印发的，但这不是领导人的私人身份，而是公务行为，以机关代表的身份署名。这类公文体现的同样是发文机关领导集体的意图，有的署名文还要经过领导集体研究和审定。要做到完整、准确地体现发文机关的意图，必须注意以下三件事：①必须在党的路线方针政策、国家法律法规范围内体现，在马列主义、毛泽东思想、邓小平理论和“三个代表”重要思想的指导下的体现，而不是部分的、片面的、机械的、形而上学的体现;②必须是全局利益的体现，而不是小团利益的体现。③公文起草人员应全面地、仔细地了解和听取机关领导集体的意见和要求，特别要听取机关主要领导人的意见，从领导角度和全局的高度思考问题。
(4)必须同现行有关公文相衔接
这里包含四个方面的含义：①指同有现行效用的公文相衔接。②有关公文包括本机关与其他机关的有现行效用的有关公文。③在同一个问题上，有关公文可以从不同侧面作出某些规定，但它们之间应当互相配合，统一于上级的某一规定之中，不能互相矛盾。④根据新情况、新问题、新形势对现行公文的有关规定作某些改变，制定新的政策、规定等，既要符合实际情况，切实可行，又要在新制发的公文中以适当的形式有所交待或说明。例如，在公文的未尾可以加上交待性语言：“凡过去的文件规定与本文不一致的，以本文为准。”这样，清楚明了。在公文起草时，涉及有关部门的事项，不仅要认真查阅有关部门的文件，而且要同有关部门进行协调，以防公文与公文之间相互矛盾和不相衔接。
(5)必须全面、准确地反映客观实际情况
全面、准确地反映客观实际情况，是党的实事求是的思想路线和公文处理实事求是的原则在公文起草工作中的具体体现。正确地理解和实践这一要求,应把握以下三点：①全面性。这是对反映实际情况“量”的方面的要求。在纵向方面，有历史情况、现实情况及未来发展趋势，即某一事物产生以来的全部情况与未来发展方向;在横向方面，有各部分、各方面的情况，本单位和外单位的情况，本地和外地的情况等。在工作分类方面，有党务工作、思想政治工作、业务工作、经济工作等;在工作业绩方面，有成绩,也有缺点。在上行文中,应有喜报喜，有忧报忧，喜忧兼报;在下行文中，既要注意点上的情况，又要注意面上的情况。典型情况反映事物发展的方向，面上的情况反映事物的本来面貌，不能偏听偏信，一叶障目，以偏概全，应从事物的各个层面反映实际情况。②准确性。这是反映客观实际情况“质”的方面的要求。公文中所反映的情况必须是真实的、可靠的，是没有“水分”的情况，必须体现事物的本质和规律性的情况。应透过现象看本质，抓住事物的主要矛盾和本质特征。③客观性。这是马列主义、毛泽东思想、邓小平理论中唯物主义观点在公文起草中的体现。公文中所反映的情况必须是客观存在的实际情况，不是主观臆想或故意编造的情况，不能断章取义或搞实用主义。要作深入细致地调查研究，取得大量的真实的第一手资料，以增强公文所反映的情况的客观性。公文所反映的情况的全面性、准确性和客观性，是一个不可分割的整体，互相联系，互相依存。只有全面、准确地反映客观实际情况,才能对事物作出正确的结论,找到解决问题的方法，增强决策的科学性和公文的可行性。
(6)提出的政策、措施必须切实可行
这是公文写作及整个公文处理工作的核心问题，是公文的生命力之所在。政策、措施制定必须符合现实条件的要求，充分估计各种环境因素对政策的影响与制约。也就是说，政策、措施的制定，必须以现实可行为前提。政策、措施的可行性一般包括四个方面：(1)政治可行性，即某项政策、措施可能被多数政治团体或大多数群众接受，政治风险不高;(2)经济可行性，即实施政策、措施必需的资源是能够充分获得的，是不会产生难以承受的经济负担的;(3)技术可行性，即将政策、措施付诸实施在技术上是可行的;(4)心理可行性，即政策、措施的实施与受文对象及执行者的心理承受能力是相适应的。具体的政策、措施主要是两类：一是属于规范行为方面的，主要是：什么事，要怎样做，不能怎样做，违反了政策规定怎样处理等。二是属于物质条件方面的，主要是解决人、财、物的问题。制定具体的政策、措施，必须坚持“按照实际情况决定工作方针”的马克思主义的原则，既要作深入细致地调查研究,又要作周到的科学论证;既要坚持政策制定的原则，又要坚持正常的程序;既要讲速度，更要讲质量;既要考虑需要,又要考虑可能,使之切实可行。
(7)表述要准确严谨
这是从公文内容方面对运用语言文字的要求，应做到观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。①观点鲜明。是指公文语言表述的主题要鲜明突出，赞成什么,反对什么,提出的各种主张、意见、政策、措施、要求等,都应清楚明白,一看就懂，没有含糊或模凌两可之辞。②条理清晰。是指公文写作都应按照人们的思维规律和各部分内容及各词、句之间的逻辑关系布局，即先说什么，后说什么，将公文分成若干部分依次进行表述。每一部分的内容集中表述，部分与部分之间、层次与层次之间，在内容上不交叉。每个句群的内部，陈述有序，语言流畅，生动活泼，条理清晰，易读易记。③内容简洁充实。起草公文，必须占有丰富的材料，有充分的论据，以增强公文的说服力，使受文者知其然，并知其所以然。占有材料，是起草公文的基础。起草公文必须下大力气收集和占有丰富的材料，包括各种情况、典型事例、论点(提出问题)、论据(解决问题的实例和理论依据)等。然后将收集来的材料进行认真地阅读和分析研究，选用与公文要阐述的问题有关的、真实的、新颖的、典型的、有代表性的、能揭示事物本质的材料，按照公文写作的规律和公文的需要组合在公文中。④结构严谨。这是从公文的逻辑结构、布局上对起草公文提出的要求，即公文的开头、主体和结尾各部分的段落、层次安排井然有序，环环紧扣，脉络清晰，层次分明，无赘述，无交叉，无重复，无矛盾，全文构成一个不可分割的有机整体。⑤表述准确。这是从公文的准确性上对起草公文提出的要求。公文的观点、论述要符合实际情况，符合党的路线方针政策、国家的法律法规，符合发文机关的意图，符合行文的规定和语法规则，使公文表述的每一句话、每一个词、每一项政策规定、每一项实施措施，均非常周密明确，无歧义、无漏洞、无语法逻辑方面的问题，经得起实践的检验和逻辑检验，无懈可击。