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文秘必备素养

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2018-01-12 10:30

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【 liuxue86.com - 文秘基础 】

  企业管理中,文秘工作十分重要,秘书人员既是业务人员,也是管理人员。秘书要掌握哪些素养才不会被公司淘汰呢?下面是由出国留学网小编辑收集整理的一篇“文秘必备素养”欢迎大家阅读!

  文秘必备素养(一)

  秘书作为直接服务于领导的事务与信息助手,工作具有事务性、综合性、从属性和服务性等特点。秘书工作从内容上说大体上可分为事务服务和业务服务,二者是相辅相成的。事务服务是基础,是指处理工作过程中会遇到的各种具体事务;业务服务是为领导事务服务的延伸和提升,是一个抽象概念,指秘书业务。秘书通过大量微细的事务服务,适应环境、适应领导的工作特点并熟悉岗位的职责和流程,以做好业务服务。在一个单位,领导的任务是决策、指导、组织、协调。而秘书的任务则是为领导的活动提供服务。

  领导集体确定的组织目标,既是领导的工作目标,也是秘书人员的工作目标。因此,秘书人员始终都参与到领导活动中去,但又和领导者的工作绝然不同,既不能以领导的面目出现,又要辅助领导做很多工作。怎样摆正自己的位置,处理好与领导之间的关系?根据我的理解,认为应注意以下几点:

  一、要有服务意识。

  秘书的岗位决定了秘书工作的性质是以服务协调为主。在工作过程中要充分领会领导的指示意图,积极主动的协调配合领导的行动措施,在思想上行动上与领导保持高度一致,服从协助领导的工作安排。对领导安排下来的工作要及时完成;对领导因繁忙而疏忽的事务要及时提醒;对领导已经布置完成的政策措施要关心实施进度和实施效果,发现问题要及时向领导汇报。另外,在工作时间上也要紧跟领导步伐。基层工作较繁忙,工作时间可能超出8小时范围,这个时候,也要严格遵守“服务”的宗旨。这个“服务”,不仅是为领导服务,更是为人民服务,无论8小时内或外,只要是工作,一律认真对待。

  二、要协调好各种关系:包括与本部门的领导之间,同事之间的关系;与当事人的关系;与有关部门的关系等。

  协调是秘书工作的重点之一,协调好各种关系,对开展工作,提高工作效率有重要意义。在协调过程中,要区别对待不同性格的人,不同立场的人,不同职能的部门,具体问题具体分析,采取不同的方式争取和谐平稳的大工作环境。如与自己在某些方面有冲突,必须坚持宁可受委屈,也要顾全大局。

  三、要掌握理事艺术

  1、对领导尊重而不迎合,尊重领导是秘书人员应有的品德。怎样尊重,倒有个“度”的问题。我认为,尊重领导的根本,一是维护领导的威信,从内心里敬重领导;二是尽力协助领导做好工作。在为若干领导服务中,要从维护领导的团结和威信出发,一视同仁,不能看人行事,厚此薄彼。

  2、服从而不盲从,一是认真领会、忠实体现领导意图;二是要恰如其分地为领导拾遗补缺。但要注意,服从不是人身的依附,不是唯唯诺诺地趋附。

  3、参与而不干预,秘书参与决策,必须在自己的职权范围内、在领导授予的权限内决定和办理事项,提出建议或方案。即使所提的建议或方案被采纳,秘书也不能认为这是在决策,更不能产生这是与领导共同决策的错觉,而只能看作是领导决策前的服务。

  4、辅佐而不自作主张,秘书在为领导决策服务的过程中,要办理很多有关事务。在办文时,不能不经领导同意,擅自加进个人意见。特别是领导决定了事项,不能再作修改。秘书如感到必须修改的,须请示主管领导同意。在办事时,也只能按领导的授权和意图办。在办理过程中,根据实际情况,有些地方需改变领导意图的,必须报经领导同意,决不能自作主张。

  5、代理不等于职权,秘书人员常常在领导授权下,代理领导处理一些日常事务或工作事项。这容易使秘书人员产生自己与领导同样有权的错觉。必须明白,代理不等于职权。即使是领导授权办理的事情,遇到问题时,也应该及时请示,办完后及时汇报。办理中出现的差错,要耐心听取领导的批评和指导。秘书人员应以为领导做出成绩为荣,应有在为领导服务工作中锻炼提高自己的思想,提高自己的说、写能力。丝毫不能把成绩归于自己,把份内工作的成绩作为提高自己身份的筹码。也不能把优越的秘书地位和条件作为骄傲的资本。正确的心态是:自尊自强,谦虚谨慎,态度和蔼,平等待人。

  以上是我对怎样做好秘书工作的理解。一项工作,如何才可以做得好,绝非这只言片语可以讲述清楚,在工作过程中,保持一颗高度的责任心,不断学习,不断进步,不断完善,才可以将工作越做越好。

  文秘必备素养(二)

  传统意义下的秘书工作被人认为是奉命而作、应事而作、代机关立言,但秘书仍要继承和发扬不为名、不为利、实事求是、秉笔直书的优良传统,保持“淡泊名志、宠辱不惊”的心理常态。

  前人曾说:“无欲则刚”,又说:“人到无求品自高”,确实如此。如果一个秘书有权欲,则不免越位揽权;有利欲,则不免以权谋私;有名欲,则不免显示炫耀。秘书如有多欲,则必困于名缰利锁,或走权门,找靠山,拉关系,送财物,卑词厚颜,低三下四;或被人利用,看人眼色,仰人鼻息,没有自尊、自重和自爱,更谈不上骨气和气节。

  秘书要刚正硬直,就要无贪欲、权欲、名欲、利欲。唯“无欲”,则可刚正不阿,才能做到“穷不移志,危不改节”。

  在当前新的形势下,一个理想的、优秀的、对时代和人民负责的秘书,应当既具有坚强的党性、纯正的品德、谦虚的态度、细致的作风,又具有思想开放、与时俱进、说实话、干实事的精神;既勤敏诚实、埋头务实、富有创造性,又长于辞章、娴于辞令,善于出谋划策;既尊重领导、服务领导,又有自己独立的人格和个性。

  秘书处于管理组织体系中的枢纽位置,属于管理决策层的辅助层次。秘书工作的性质决定了其工作方法,科学合理的工作方法有利于提高效率,优化效果。

  秘书工作方法是与秘书为领导工作服务的内容,诸如辅助决策、综合协调、信息沟通、及办事、办文、办会等活动联系在一起的。因此,秘书的工作方法必须与本企业、本部门、本单位的运行管理机制协调一致,与领导工作方法相契合,与秘书工作职能相匹配。

  其一,秘书选用工作方法,必须为实现企业目标服务。企业目标为全体职工的行动指明方向,也引导着秘书的工作行为。一切有利于实现目标、有利于提高企业管理效率和效益的方法,秘书工作中都可以灵活选用。

  例如,及时、准确、安全、有效地综合处理信息的方法,对企业适应内外环境条件的变化、谋求发展、实现目标是不可缺少的,秘书就必须熟练掌握和运用科学的综合处理信息的方法。

  秘书选用工作方法,必须与企业发展目标相一致。如东航面临着进一步深化改革,转化机制,谋求重新振兴的特殊时期,领导需要了解更多的信息。秘书在处理信息中要选用比较分析方法,及时、准确收集掌握上级精神、市场信息,选择同行业成功经验或先进企业横向比较。采用这种方法,有利于找差距,分析原因,挖掘潜力,激励职工迎头赶上。

  其二,秘书选用工作方法,必须以企业规范为重要的依据。

  一是:要遵从企业的权责分配规范。秘书在没有领导确定授权的情况下,不能采用强制方法。在秘书授权理事中,选用的工作方法及使用的范围,也不应超越领导的授权范围。

  二是:要遵从国家的法律规范。

  三是:要遵从企业、单位纪律规范。如传递信息时,就不能违反保密纪律。

  四是:遵从组织运行规范。秘书要避免违背本单位工作运行规范的事情发生。如:秘书请示工作时,一般只能选用逐级请示的方法,不得越级请示;只能采用对口请示的方法,不得交叉请示。否则,就会使单位运转发生紊乱,影响工作的有序进行。

  五是:遵从岗位职能规范。秘书必须从自身的职能准则出发,选择工作方法。如:在公务活动中要甘居幕后,不喧宾夺主;在提出参谋性建议中,要采取适当的可以接受的方法,如书面报告等形式。

  其三,秘书选择工作方法,必须符合单位管理的需要。符合单位管理需要的工作方法,采用后才能取得有价值的成效,不符合需要的工作方法,很难产生积极的实际价值,甚至可能产生负面影响。如领导要了解一线职工情况,秘书只是电话询问,而不亲临一线调研的话,就容易忽略部分一线关键岗位职工的情况,达不到领导的需要。

  此外,秘书工作实务中还要学会运用组织管理方法,如抓主要矛盾的方法,从群众中来到群众中去的方法,原则性与灵活性相结合的方法,因时因地制宜的方法等。

  秘书工作是领导工作的一部分,是直接为领导工作服务的。因此秘书工作与领导工作的需要是紧密联系的。秘书工作从属于、服务于领导工作。这种被动性是不可避免的,但承认被动性,在具体工作中还要力争主动性。要做到被动性与主动性的统一。

  一方面,为领导工作做好铺垫。秘书工作中很多事务都是为领导工作做铺垫。如领导决策前秘书的信息收集处理工作;领导召开会议前,秘书的会前筹备,会中服务,会后整理工作;领导出差,秘书的出差事务准备工作;领导批阅文件前,秘书的文件处理拟办工作等等。秘书的这些铺垫性工作的效率和效果,影响领导工作的进程及其效率和效果。

  因此,秘书一是要准确把握领导工作目标;二是要明确领导工作进程的环节,明确领导工作进程各环节的时间要求、任务内容与各相关方面的关系,以及要取得的阶段性效果等;三是要明确领导在具体工作中将要采取的措施和方法,以便提前准备;四是要加强与领导的沟通。

  另一方面,对领导工作进行拓展伸延。领导工作的拓展与伸延,具体表现在,领导作出决策以后,秘书要草拟决策文件,将领导决策内容用文字准确表达,制成文件,下发各单位;文件发布后,收集反馈,协助领导把握执行动态、反映及效果;领导召开的会议结束后,秘书要做会议文件的立卷归档工作,会后的落实、催办工作;领导出差以后,秘书要整理领导带回的有关材料,办理后续事务等。

  对领导工作拓展伸延,要以保证取得领导工作的预期效果为目标,严格按照要求办事,在注重整体连续性和承继性的同时,注重适变和应变,使工作落在实处,产生实效。

  当前,世界经济危机进一步加深,我国企业正处在深化改革、转换机制、共渡难关的重要时期。这种形势,对企业秘书的素质提出了更高的要求。作为企业现代办公秘书,除具备基本政治、道德和业务素质外,还应具备经济工作能力、协调能力和创新能力,以适应市场经济发展、应对经济危机的需要。

  随着电脑和网络技术的飞速发展,办公自动化程度与质量的提高,为秘书工作手段的变革拓展了广阔的空间,领导和秘书、秘书和部门之间信息共享成为可能,秘书的信息收集、报送工作也更加快捷方便。这就要求要不断更新知识,掌握新的学科与技能,不断提高自身综合素质。

  总之,只要我们坚持围绕企业的中心工作和目标,按照“三服务”原则和职业道德要求,忠诚坚定,经得起政治考验;甘于奉献,耐得住艰苦磨练;廉洁自律,抵得住各种诱惑;业务精湛,担得起服务重任;在实践中锻炼和培养自己,就能够做好办公室秘书工作。

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