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文秘必备基础专业知识

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  对于一个秘书工作者而言,一个完整的合理的知识结构应有三个方面基础知识、专业知识、相关知识。下面是由出国留学网小编为你带来的“文秘必备基础专业知识”,更多内容请访问出国留学网。

  文秘必备基础专业知识

  一、基础知识

  秘书工作者知识的第一个层次,是秘书工作者必备的知识和前提条件。秘书工作者的知识面要广,基础知识要扎实。为此秘书工作应掌握以下三个方面的知识。

  1.科学文化知识

  基础知识的基础,包括语文、数学、历史、地理、逻辑、英语等等。特别要注意语言文字和历史知识的提高,重视历史知识的学习,可以让自己透过历史的现象抓住内在的规律和本质的东西。

  2.马列主义理论知识

  哲学、政治经济学、党的建设、有实践中不断地学习,才能提高理论修养。

  3.政策法规知识

  这是作为秘书工作者必备的知识,包括党的路线、方针、政策和国家的宪法、法律法规、法令等相关的知识,特别要注重后者的学习。因为它在平时的工作中接触最多的知识。

  二、专业知识

  专业知识是秘书工作者知识结构的核心或者是主体,也是区别于其他领域的知识结构的方面。

  1.理论知识,是秘书学和秘书工作总体的理论知识,是秘书工作者胜任本职工作的重要前提,总的理论,也是秘书工作的基本理论知识,秘书指导思想。

  分门别类的理论,包括文书处理,信息处理,信息调研和秘书实务的理论。

  2.业务知识,秘书工作中各个环节的操作常识,基本技能,操作规范,公文的起草等。

  3.行业知识,秘书工作者所在机关的行业的基本知识。

  三、相关知识

  秘书工作者的辅助知识,它包括以下几个方面的知识。

  1.新的学科知识,社会科学和自然科学,是相关知识中的一个重要内容,包括行为科学、系统论、控制论、信息论。

  2.管理学知识,行政管理,领导科学,决策等方面的知识。

  3.社会交往知识,社会关系学,公共关系学,人际关系学等,以便秘书工作者在工作能够提高自身的交际能力,信息沟通能力。

  4.心理学知识。

  四、社会知识

  国际知识,当前国际的基本问题,世界格局,政治,经济,军事,思想,科技,文化等方面知识的变化及发展情况。国内知识,国情,民情,民俗,民风等。

  文秘专业内容:

  一个称职的秘书,必须具有运筹能力、办事能力、调查研究能力、组织协调能力、交际能力、文字表达能力和操作现代化办公设备的能力。其中文字表达能力是最重要、最基本的,也是实现其它能力的基础。可以这么说,文字表达能力是秘书工作人员的基本功,是“看家”的本领。

  那么,怎样才能有效地提高文秘写作的能力呢?具体说来,主要应注意以下几点:

  首先,要端正态度,培养兴趣,自觉学好文秘写作。

  不管干什么事情,必须有正确的态度和浓厚的兴趣,这样才有动力,才乐于去干,并想方设法去把工作干好。学习文秘写作也是如此。写作,是一种复杂、精细的精神生产,是一项十分严肃而艰苦的创造性脑力劳动,决不是轻而易举、一蹴而就的事情。

  美国著名的未来学家约翰·奈斯比特在《大趋势——改变我们生活的十个新方向》一书中指出:“在工业社会向信息社会过渡中,有五件?最重要?的事情应该记住,而其中的一件就是:在这个文字密集的社会里,我们比以往任何时候都更需要具备最基本的读写技能。这里所说的?读写技能?,首先就是足以应付日常工作和生活所需的写作能力,也就是应用写作能力。”

  与此同时,我们还要培养学习文秘写作的浓厚兴趣,变被动为主动,变要我学为我要学。爱因斯坦说过:热爱是最好的老师。对写作有强烈的责任感和浓厚的兴趣,热爱写作,热爱到“忘我”、“痴迷”的程度,“衣带渐宽终不悔,为伊消得人憔悴”,“每有会意,便欣然忘我”,乐此不疲,如饥似渴地去钻研,废寝忘食地去琢磨,持之以恒,这样就一定会学得好,学得入门,就会不断地取得进步。

  其次,学习文秘写作基础知识,借鉴优秀作品。

  写作有没有规律可循、方法可求呢?我们的回答是肯定的。古人说:“写作无秘雇作文有要道”,“定体则无,大体须有”,这种认识是符合辩证法的。

  我们所学的文秘写作教材,就是前人文秘写作经验的科学总结,就是揭示文秘写作的一般规律、引导人们掌握文秘写作方法和技巧的理论。

  要提高文秘写作能力,还应有意识地选读一些范文,以作借鉴。鲁迅说过:“凡是已有定评的大作家,他的作品,全部就说明着?应该怎样写?。只是读者很不容易看出,也就不能领悟。

  我们也应认识到:读书是读他人之书,作文是作自己之文;借鉴只是从中汲取营养,经消化后成为自己的东西;而不是生搬硬套,模仿抄袭,“依葫芦画瓢”。

  最后,要勇于实践,坚持多练习、多修改。

  写作是一种技能,技能的提高要靠实践。实践出真知。立足于多写多练,这是提高写作能力最有效的途径。如果只读不写或少写,那就会眼高手低,所学到的确良知识,将无用武之地,写作水平也就止步不前。

  天道酬勤,勤能补拙。只有勤学若练,坚持不懈,才会熟能生巧,运笔自如,真正学到本领。作为文秘人员,多写多练固然重要,但每次拟稿时,还要进行仔细的修改。多修改自己的文章也是提高文秘写作能力的一个重要环节。多改符合人们认识客观事物由浅入深、由片面到全面的规律,也是写文章责任心强的一种表现。

  文章频改,工夫自出。事实上,多一次认真修改,就多一份写作的体验,就多一项具体的收获。作为称职的秘书人员,要有高度的责任感,,养成修改文章的良好的良好习惯,虚心听取领导和同志们的意见,克服怕人挑“刺”的思想,对每一篇文章反复推敲,精思细改,这样写作能力才能迅速地提高。

  文秘必须掌握的电脑技巧

  一、红头文件的制作及标准

  1、进行页面设置

  选择“文件”——“页面设置”选择“页边距”附签,上:3.7厘米下:3.5厘米左:2.8厘米右:2.6厘米。选择“版式”附签,将“页眉和页脚”设置成“奇偶页不同”,在该选项前打“√”。选择“文档网格”附签,“字体设置”,“中文字体”设置为“仿宋”;“字号”设置成“三号”,单击“确定”按钮,选中“指定行网格和字符网格”;将“每行”设置成“28”个字符;“每页”设置成“22”行。然后单击“确定”按钮,这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

  2、插入页号

  选择“插入”——“页码”,“位置”设置为“页面底端(页脚)”,“对齐方式”设置为“外侧”。然后单击“格式”按钮,“数字格式”设置为全角的显示格式,单击“确定”按钮,再次单击“确定”按钮完成页码设置。双击页码,在页码两边各加上一条全角方式的短线;并将页码字号设置成“四号”;字体任意;奇数页的页码设置成右空一个汉字,偶数页的页码设置成左空一个汉字。

  3、发文机关标识制作

  选择“插入”——“文本框”——“横排”菜单项,鼠标将会变成“┼”,在Word2000版面上单击鼠标左键,出现一个文本框,在该文本框内输入发文机关标识,输入完成后,选中该文本框,单击鼠标右键——“设置文本框格式”,在这里来设置红头的属性。

  选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置成“无填充颜色”。选择“大小”附签,“高度”设置成“2cm”;宽度设置成“15.5cm”。注:用户可根据实际情况调节尺寸。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“居中”,“度量依据”设置成“页面”;垂直对齐:“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“2.5cm”——平行文标准,“8.0cm”——上行文标准,注:用户可根据实际情况调节尺寸。然后单击“确定”。

  选择“文本框”附签,左、右、上、下都设置成“0cm”,单击“确定”完成。文本框属性全部设置完成,单击“确定”按钮。选中文本框内的全部文字,将颜色设置成“红色”,字体设置成“小标宋简体”,字号根据文本框的大小设置成相应字号,但要尽量充满该文本框,这样,宽为155mm、高为20mm、距上25mm的红头制作完成。

  4、红线制作

  首先将“视图”——“工具栏”——“绘图”选中,单击“绘图”工具条的直线工具,鼠标会变成“十”字形,左手按住键盘上的Shift键,右手拖动鼠标从左到右划一条水平线,然后选中直线单击鼠标右键,选择“设置自选图形格式”,红线的属性在这里进行设置。选择“颜色和线条”附签,“颜色”设置为“红色”;“虚实”设置为“实线”;“粗线”设置为“2.25磅”。

  选择“大小”附签,“宽度”设置为“15.5cm”。选择“版式”附签,单击“高级”按钮,水平对齐:“对齐方式”设置成“中”,“度量依据”设置成“页面”,垂直对齐:“绝对位置”设置成“页边距”,“下侧”设置成“7cm”——平行文标准,“13.5cm”——上行文标准,注:用户可根据实际情况进行调节。单击确定。

  5、文号制作

  平行文文号:文号——三号仿宋、居中显示。

  上行文文号:文号——三号仿宋字体、左空一个字的距离;签发人——三号仿宋字体;签发人姓名——三号楷体、右空一个字的距离。注:文号一定要使用六角符号。六角符号插入方法:选择“插入”——“符号”——“符号”附签,找到六角符号后,将光标置于准备插入的地方,单击“插入”按钮即可。

  6、主题词制作

  选择“表格”——“插入”——“表格”,选中表格,单击鼠标右键——表格属性——“表格”附签,“对齐方式”设置为“居中”;然后单击“边框和底纹”按钮,在“预览”窗口中将每行的下线选中,其它线取消,在表格中填写具体内容:主题词用三号黑体;主题词词目用三号小标宋;抄送、抄送单位、印发单位及印发日期用三号仿宋。

  7、保存成模板文件

  单击“文件”——“保存”,“保存类型”:选择“文档模板(*.dot)”;“文件名”:给模板命名;“保存位置”:模板所在路径(一般不做,默认即可)。至此,模板制作完成。以后所有属于此种类型的公文都可以调用该模板,直接进行公文正文的排版。

  要对该模板进行修改,可以调出相应模板,方法是:选择“文件”——“打开”,找到相应的模板路径,若模板保存时按系统默认设置的,然后单击“打开”按钮调出模板即可进行修改。

  二、公文正文排版

  1.依据模板建立新公文:

  选择“文件”——“新建”——“常用”附签,选中所需模板,单击确定,调出模板。

  2.制作公文正文内容:

  正文内容根据用户的实际需求,可以直接录入文字,也可以从其它软件中将文字复制进来,但必须遵循以下国家标准:

  标题——二号小标宋字体,居中显示;主送机关——三号仿宋字体,顶格,冒号使用全角方式;

  正文——三号仿宋字体;

  成文日期——三号仿宋字体,右空四个字的距离,“○”和六角符号的输入方法一致,不能使用“字母O”或“数字0”代替。

  文号、签发人、主题词——按照模板定义的字体填写完整。最后,将红头、红线、文号、签发人、标题、主送机关、正文、成文日期、主题词的相互位置调整好。

  三、用Word制作电子公章

  1、图章轮廓

  选择“插入→图片→自选图形”,在“绘图”工具栏中选择椭圆,按下Sfift键在文档中拖出一个圆,设置为“无填充色”,线条宽度为2磅,颜色为红色,“叠放次序”为“最底层”。

  2、编辑文字

  在文档中插入艺术字,选择环形艺术字,输入内容后设置字体、字号,然后用艺术字周围的8个拖拉按钮把文字拖成圆形,并放在已经画好的圆内,可以用Ctrl键和方向键帮助移动到准确的位置。并把艺术字设置成红色。

  3、插入五角星

  在“自选图形→星与旗帜”中选中五角星,然后在文档中画出一个大小适合的五角星,并设置成红色,移动到圆中合适的位置,然后选中圆、艺术字、五角星,单击鼠标右键,选择“组合”,一个公章就制作出来了,要用时复制一个到目标处,是不是很正规啊!

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