第二节 如何办公文
下面我讲一讲怎么办公文，办公文我归纳为把好“五关”。第一是把好政治关，第二是把好政策关，第三是把好事实关，第四是把好格式关，第五是把好语言关。
公文大家都知道分为三类，一种是上行文，往上报的，主要是请示报告。请示报告是两个文体，过去我们喜欢讲写个请示报告，写个报告。如果要上级领导审批的，必须写请示，不能写报告，我们更不能把请示和报告连用，关于什么事的请示报告这是不行的，这是两个文体。如果我们有些事只是报给领导知道不需要审批那么就写报告，如果是需要领导审批的那就必须写请示，关于什么事的请示，这是里面的行文。上行文就分两个，平行文只有一种，是“函”，信函的“函”，就是邮件。下行文比较多，主要就是通知。公文的常识很多，我主要给大家讲一讲“怎么把好五关”。
第一是要把好政治关。办理公文我认为首要是把好政治关，因为公文是有规范体式和法定效力的，不能出现政治错误。盖着办公委的大红章发下去，是有法律效力，绝对不能出现政治问题，政治问题多个方面都可能出。
1、不能违反或不符合党和国家的法律法规，就是发的公文不能与法律法规相抵触。很多同志认为不大可能吧？怎么会出现这个问题？大家可以在网上查到，某省曾经发过一个文件，是以省委省政府的名义发的。这个文件里面有一个名企在创业初期豁免“原罪”的问题，就是不管资本积累是什么途径得来的，你在我这个地方投资我豁免，这就突破了刑法的有关规定，对刑法的有关有罪无罪的解释必须是“全国人大”。这种事情也是有的，首先一条是不能违反法律法规。
2、公文里面如果出现国家领导人，不能出现姓名、职务、排序上的错误。这个如果出错了也是政治问题，发的是公文也不能出错。比如说我们国家的常委有严格的排序的，政治局是按姓氏笔画排序，不能按想象来排列。同样，在我们的各级机关、某一单位我们都不能犯这种低级错误。
3、公文里还涉及到一些权限的问题，我们也不能简单的处理。比如说我们发一个通知，这里面要求部领导出席培训班并发表讲话，这是部门安排权限的问题。部长看了这个通知，他就问部领导谁去呀？谁定的？我怎么不知道？里面有权限的问题就不是简单的问题了，这也是政治。所以，办公文首先要有政治意识，要把好政治关，不管是公文起草人员还是审核公文的各级干部，这是第一关。
第二是要把好政策关，政策必须前后一致，左右一致，不能是前一个人是这一条规定，后一个人又是另一条规定，跟这一条规定是不一致的。当然，有些是需要调整的，我们做个说明前一条是需要废弃的。绝对不能出现有一位同志调走了，新来的同志不了解政策，在下发文件的时候没有保持与原来的文件的一致性，不太一致的政策下去了，下面就会无所适从。后果严重的可能会损害一部分人利益，可能会引发社会稳定的问题，政策一致是特别重要的。中央特别强调凡是政策不配套，没有兼顾多方利益的政策不允许出台。我们在公文审核和起草方面要有很强的政策观念，必须要把政策的前后左右都考虑周全。绝对不能因为我们的公文下发而引发政策执行上的混乱，引发社会稳定的问题。
第三关要把好事实关。事实包括数字、引文、人名、地名，还有公文涉及的一些事情的事实，都必须要把好关，不能出任何差错。比如说有一个地方就出了一个笑话，干部任免在大会上宣布的时候全场哗然，发生了什么事情呢？就是把该免得任，该任的免，事实颠倒了，问题就大了。还有我们的引文也不能出现任何的差错，必须要查原文，查原著。我讲一个例子，曾经有一个领导的材料引用了毛主席说的一句话，叫做世界上怕就怕“认真”二字，共产党最讲认真。领导就说“认真”两个字是不是要加引号，他说他查一下，我说你不用查了我来查。我翻遍了书也没有查到，交给我下边的一个同志，我说你查，你把这个任务完成了，把它查实了，回头我就不查了。结果我们这个同志最后告诉我说“认真”二字不用加引号。在文章要发的时候我有点不踏实，总觉得“认真”两个字要加引号，当时这个同志说查实了没有引号，不用加引号我不放心，又让图书资料室的同志给我查一下。最后在《毛选·五卷》里面查到出处了，“认真”二字是要加引号的，回去我就和我下面这个同志讲，我说你是查的哪一个原著？他支支吾吾告诉我他在网络上查的，是一个中学校长的讲话。我说这个是绝对不能作为依据的，网络上的再加上又是一个中学校长的讲话，怎么能作为我们查证事实的依据呢？一定要查原文、要查原著。这是把好第三关。
第四关就是把好格式关。公文的格式是规范的，有统一的规定。不是想怎么来就怎么来，在这方面我们要严格按照国家行政机关公文处理办法来处理。
第一个是公文的抬头，就是红头文件的红头是有规定的，红头和下面的盖章必须是一致的。比如说科技部文件下边盖别的章是不合适的，必须盖科技部的章，盖教育部的那是不行的，或者盖一个别的什么民间组织的更不行，红头必须和落款是一致的。联合发文也是有规定的，联合发文一般是按党、政、军、群排列，党政机关、政府机关、军队机关、群众团体，按这个顺序排列。比如政府机关里面涉及到一些单位，这里面是按三点方案的机构顺序排列，不是把它写上就行了，涉及哪个单位把它列上就行了，那是不行的，这是抬头。
第二个是文种不能混用，就像我刚才说的，请示就是请示，报告就是报告。不能叫请示报告，不能把请示写成报告，更不能下行文当成上行文使，给上级机关发通知是不行的，文种是绝对不能混用的。
第三个主送机关必须是一个，就是上行文，上行文主送机关必须是一个。有很多同志不懂这个规矩。如我报一个请示，只能给分管这项工作的领导报一份请示，不能每一个领导都送，那就会出问题。有什么问题呢？就是不同领导的批示可能不一致，最后执行谁的？造成了领导之间的不协调，给上级机关造成了矛盾，最后你自己无所适从，哪个领导的指示你能不执行？不能说合我意的执行，不合我意的不执行。
下行文必须是下一级的管辖的机关，我不能发下两级。比如人力资源和社会保障部，我发下面的人事厅、劳动保障厅是可以的，我不能发人事厅下面的处，我也不能发地、县的人事部门，我只能发下一级管辖的部门。再一个就是发文机关的署名不能遗漏。四个单位发文，那么落款就是四个单位，按规定的顺序排列，不能遗漏。在简称和全称方面要一致，要么用规范的简称，要么用全部规范的全称，都没有问题。还有一个是发文的日期，发文日期必须是最后一位领导签发的日期，不是我们在起草公文的时候就把日期写上了。公文起草的日期也可能是今天10月14日，但领导签发就不可能是14日了，也可能是16日，也可能是17日，以领导签发的日期为准。
格式里面有很多要求，但是我主要讲了三点。抬头的问题、文种的问题、主送机关的问题、署名的问题、发文日期的问题，这些都是重点，要把握好。
第五关是要把好语言关。我刚才讲在起草写材料这一部分的时候讲到了语言的问题，那么我们在讲公文语言的时候就特别强调准确、简洁，不要啰嗦。写公文其实是个很难的事情，草拟公文用词强调规范。过去有一句顺口溜，叫“一把刷子写电报；二把刷子写报告；三把刷子写道道”。讲的是越简略越难写，我们的公文都要求简单一些、简短一些，要求要明确一些，这一点在公文起草时候大家要注意，把握这一点。用词规范方面有很多这里就不一一说了，比如说截止、截至，后面的截至是及物动词，截止是不及物动词，我们很多同志是混用的。比如截至到某月某日，这比较准确的，截止某月某日是不对的。我们还有像制订（言丁的订）、制定（确定的定）也是有区别的，前一个制订是在制订方案、制订计划方面的用的比较多，后一个制定主要是用在法律规章方面。用词方面也是很讲究的，这里有很多，我就不一一说了。
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