书信是日常生活中常用的文体，是用以交涉事宜、传达信息、交流思想、联络感情、增进了解的重要工具。书信一般可分为商务信件或公函(Business Letter or Official Correspondence)和私人信件(Private Letter)两大类。值得注意的是，英语书信的写法与汉语书信有一些明显区别，应特别加以区分。
一、书信的写作格式
英语书信通常包括下面几个组成部分：信端、信内地址、称呼、正文、结束语、签名、附件、再启等。
1. 关于发信日期的写法，应注意以下几点：
① 年份应完全写出，不能简写。
② 月份要用英文名称，不要用数字代替。
③ 月份名称多用公认的缩写式。但 May, June, July, 因为较短，不可缩写。
④ 写日期时，可用基数词1，2，3，4，5，……28，29，30，31等，也可用序数词 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, …… 28th, 29th, 30th, 31st等。但最好用基数词，简单明了。
2. 日期可有下列几种写法：
① Oct. 20, 2004
② 10 May., 2004
③ 3rd June, 2004
④ Sept. 16th, 2004
其中，①最为通用。
3. 称呼(Salutation)
给外国人写英文信时，称呼用语要注意以下几点：
① 对没有头衔的男性一般称呼 Mr. 。Mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如对的称呼，应该是：Mr. 或 Mr. White, 不可是：Mr. Phil。若称呼多个男性，则在姓名前用 Mr. 的复数形式 Messrs. 。对一般以人名为名称的公司和企业常用这种称呼，例如：Messrs. Black and Brothers 布莱克兄弟公司。
② 对女性一般称呼 Mrs.，Madam 或 Miss。Mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 Madame 此词可以单独使用或加在丈夫的姓名之前 Mrs. 没有复数形式。若称呼多个女性，则在姓名前用 Mme. 的复数形式 Mmes. 而对以女子名字为名称的公司、企业可用 Mesdames 称呼。 Miss 多用于未婚女子，此词可缩写为 Ms ，用于姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用于名字之前。
③ 对收信人的称呼，也可用头衔或职位的名称，不分性别。例如 Professor (缩写为 Prof.)，Doctor (缩写为 Dr.)，General (缩写为 Gen.) 。这些称呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 Prof. (Phil)White等。
④ 对外公函中对收信人的称呼，可用 Gentlemen (而不是 Gentleman)，Dear Sir (s)和 My dear Sir(s)等。Gentlemen 之前不能加 Dear， 后面也不能带姓名。用 Sirs 时，前面常用 Dear 一词，但也可单独用 Sir。若收信人是妇女，则无论已婚或未婚，都可单独使用 Madam 或其复数 Mesdames。
⑤ 对外国高级官员的称呼，如国家元首、政府首脑、部长、大使、公使和特使等，可用(Dear)Sir， (Dear)Mr. Chairman，(Dear)Mr. Premier， (My dear)Mr. Ambassador，Your Excellency (复数为 Excellencies)。
⑥ 对君主制国家的国王和皇帝等男性君主，可以 Sir 称呼，对女王、女皇和皇后等女性君主，可用 Madam 称呼。有时也用 Your Majesty 称呼以表示。客气和尊敬Your Majesty 可兼指男性和女性，其复数为 Your Majesties。
⑦ 对王室成员，如太子、王子、亲王和公主等，一般可用(Dear)Sir 或(Dear)Madam 但在正式尊称时，一般用 Your Highness (复数为 Highnesses)。
4. 信的正文(Body of the Letter)
信的正文每段第一行应往右缩进约四五个字母。在写事务性信件时，正文一般开门见山，内容简单明了，条理清楚。在写私人信件时，信写好之后若有什么遗漏，可用 P. S.表示补叙。
5. 结束语(Complimentary Close)
结束语是写信人表示自己对收信人的一种谦称，只占一行，低于正文一二行，从信纸的中间或偏右的地方开始写。第一个词的开头字母要大写，末尾用逗号。结束语视写信人与收信人的关系而定。
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