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我们每天都会产生大量的文件，而在这个“寸土寸金”的社会里，我们的办公室没有多余的空间存放这么多的纸质档案，因此要把它们转移到指定的贮藏室里，需要用时再取出。转移档案要制定一个周密的计划，并且要有很多的步骤，这样才能安全容纳大量资料。
1.在转移之前计划好新的档案。
2.如果全部档案都要转移，文件抽屉里只留下导引卡，要为新的档案提前准备好文件夹，文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。
3.如果留下文件夹和导引卡，要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料，在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。
4.如果有足够的空间，可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期，直到新的档案中积累了足够的参考资料。
5.确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。
6.为避免影响正常的办公室工作，要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程，这时不妨多找几个人来帮忙，分工合作，既高效又保持工作质量。
7.在所有转移文件或盒子上贴上标签，写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。
8.把转移的档案或盒子捆紧，并在运送过程中确保安全。
档案的检索规则
一、编制索引的基本规则
公司的事务不同，产生和收到的文件也是不同的，内容千差万别，但对这些内容迥异的文件编制索引，最重要的规则是一致性一对文件一视同仁，用同样的态度和方法对待每一份资料。
二、编制索引的常用方法
我们可以按个人的名称编制索引，也可以按企业的名称编制索引，还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法，都要注意一条相同的原则：确定一个最重要的分类标准，并把它作为一个根本划分依据。
(一)按个人姓名编制索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的检索工具。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。
在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号，对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔，在编制索引时，要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档，除非是证明身份或区别性别，或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。
(二)按企事业单位名称编制索引
我们在编制企事业单位名称索引时，除了要遵守上述这些规则，还要注意：
6.在编制那些含有方位词做重要成分的名称索引时，例如，Northw.sternLife Insurance Company，在归档时每个方位词都要分开，即 North作为第一部分，Western作为第二部分。
7.用于广播电台、电视台的名称，单个字母也要分开，处理成独立的部分。在有些公司的名称中包含一部分以数字形式出现的代号，这样的名称在归档时就将数字序列放在整个卷目的开头。如果代号全部写出，这些代号就要全部保留，并且要按字母顺序归档。
8.外国商行的名称及包括在名称中的标题，一...
本文“秘书资格二级2017知识点：现代办公室量化管理”出国留学网秘书资格考试栏目精心整理推荐，希望对广大考生有所帮助。更多相关讯息，请继续关注本网。
现代办公室量化管理
1、 办公室量化管理的含义
办公室量化管理就是把是生产过程的劳动量化管理的理论和方法应用于办公室工作人员的工作和服务的科学化管理。换言之，就是把办公室工作人员的业务活动加以定量化(即量化)，使各项工作都有明确的定量标准，包括数量的、质量的和时限的具体要求，从而使每个工作人员都能主动地、自觉地争取工作满负荷，高效率地开展工作。
2、 办公室工作量化管理的特点和内容
3、 工作定额的制定原则
制定工作定额是办公室工作量化管理的基本工作之一。制定工作定额的原则要求包括以下几项：
(1) 制定标准定额，必须遵守实事求是、因地制宜、满足工作目标的原则;
(2) 规定工作质量标准必须遵守质量标准与业务性质一致性原则;
(3) 实行量化管理的各项工作、业务之间必须体现相互联系、相互依赖的系统优化原则;
(4) 量化管理系统的各个子系统之间执行的各项标准定额，应保持平衡性的原则;
(5) 工作定额的量化结构必须遵守定量计算与定性分析因素相结合的原则。
4、 工作定额的考核原则
(1) 质量结合的原则
(2) 工作定额考核与目标管理相结合原则
(3) 工作定额考核与人的主体因素相结合原则
(4) 考核要结合激励原则
5、 工作定额的考核方法
(1) 记分法
(2) 加权法
(3) 评语记述法
(4) 目标管理评价法
(5) 绩效要素比较法
6、 办公室工作量化管理的计划与实行
(1) 准备工作
(2) 调查研究
(3) 系统分析
(4) 试行、考核、总结
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