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2017年二级秘书资格考试知识点：编制索引
一、编制索引的基本规则
公司的事务不同，产生和收到的文件也是不同的，内容千差万别，但对这些内容迥异的文件编制索引，最重要的规则是一致性一对文件一视同仁，用同样的态度和方法对待每一份资料。
二、编制索引的常用方法
我们可以按个人的名称编制索引，也可以按企业的名称编制索引，还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法，都要注意一条相同的原则：确定一个最重要的分类标准，并把它作为一个根本划分依据。
(一)按个人姓名编制索引
人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的检索工具。利用者借助人名索引，可以查到记载某一人物的材料。
在姓名中，姓是最重要的部分，名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号，对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔，在编制索引时，要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档，除非是证明身份或区别性别，或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。
(二)按企事业单位名称编制索引
我们在编制企事业单位名称索引时，除了要遵守上述这些规则，还要注意：
1、在一个由独立的全称构成的公司名称中，将这个名称颠倒过来，出现在前面的那个词就是“姓”。如在Ted Corvair，Inc.这个名称中，Corvair是第一个部分，而Ted则是第二个部分。如果一个公司没用全称，那么就按照通常书写的顺序编索引。
2、如果这个公司的名称为Corvair Construction Company，那么出现在档案中的名称就是原封不动的本名。
3、如果碰到一个公司有两个不同的名称，就依据最常用的那个名称编索引，另一个名称登记在“相互参照条目”中。
4.、当发现一个复合词或用连接号的名称，可把它看成是一个整体。同样，新创造的词也可以看成是一个整体。
5、对于复合地理名词，例如Los Alamor，归档时就把Los看成是第一部分，Alamor看成是第二部分。
6.在编制那些含有方位词做重要成分的名称索引时，例如，Northw。sternLife Insurance Company，在归档时每个方位词都要分开，即 North作为第一部分，Western作为第二部分。
7。用于广播电台、电视台的名称，单个字母也要分开，处理成独立的部分。在有些公司的名称中包含一部分以数字形式出现的代号，这样的名称在归档时就将数字序列放在整个卷目的开头。如果代号全部写出，这些代号就要全部保留，并且要按字母顺序归档。
8.外国商行的名称及包括在名称中的标题，一般就按它们的正常写法归档，除非其中
有些成分是可识别的，如姓或全称，在这种情况中，可以与英文名称相似的部分处理。
9、按政府和政治名称编制索引...
“2016年五级秘书资格考点:中文速记”一文由出国留学网秘书资格考试栏目整理，希望对广大考生有所帮助，了解更多相关讯息，请继续关注我们网站的更新!
2016年五级秘书资格考点:中文速记
中文速记不同于英文速记，相对于英文速记来讲，中文速记有几个难点，在学习的过程中，如果突破了这几个难点，那么可以说，中文速记也就学会了。
1、左右双拼，左右同时由内向外拼写不同的音节，对于初学速记的人是一个难点，同样，对于速记员来说，针对一些“生僻词语”的拼写往往也是一个难点。如摩托罗拉、玻利维亚、克罗米酚等等。
2、多音字词，汉语是象形文字，不同于英文的拼音文字，在英文速记的过程中，语音拼写和速记文稿是一致的。而中文速记由于大量同音字词的关系，虽然速记码击打正确，但是显屏不一定准确，往往需要字词遴选、以词定字等。对于初学速记的人来讲，往往难以适应。即使是熟练的速记员，要做到一次显屏准确也不容易，必须语文基础扎实，相关速记内容熟悉，才可能做到听音辨字词，显屏准确。
3、记忆规则，较英文速记来讲，为了减少速记的重码率，有必要设置一定的特定字词及略码规则，以增加击打的准确率。因此，在记忆声码、韵码的基础上，还需记忆一定量的略码规则，记忆量明显增加。同时，记住不等于技能，技能是需要熟练运用的。
4、速记技巧，速记的实用性很强，在实际工作中，往往会遇到各种各样的情况。如念稿语速快，速记内容不了解、方言不熟悉等等情况。尤其是上述三种情况同时出现的时候，难度将大大增加。
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2016年三级秘书资格考试基础知识点
一、鉴定点：议案的适用范围
1、各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
2、股份制企业的总经理或董事会按照法律程序向股东代表大会提请审议事项。
3、事业单位负责人和没有实行股份制的企业负责人依照有关法律规定向同级职工代表大会提请审议事项。
二、请示与报告
鉴定点：
1、请示与报告的相同之处：都是上行文种;行文对象一般都是直接上级机关。
2、请示与报告的不相同之处：(1)行文目的不同 (2)写作结构不同 (3)结束语不同
(4)处理方式不同 (5)内容宽窄不同 (6)发文时机不同 (7)报送制度不同 (8)失误后责任划分不同
三、报告的写作
1、报告的适用范围(适用于向上级机关汇报工作，反映情况答复上级机关的询问)
2、报告的分类(工作报告、情况报告、调查报告、报送报告、答复报告)
3、报告的拟写(报告正文由报告导语、报告主体、报告结束语三部分构成)
四、请示的写作
1、请示的适用范围(请示是下级机关向上级机关请求指示或批准时使用的文件)
2、请示的分类(请求指示的请示、请求批准的请示、请求审批的请示)
3、请示正文的拟写(请示正文由请示原因、请求事项、结束语三部分组成)
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出国留学网秘书资格考试栏目整理“2016年秘书资格(二级)知识点：办公室职位与职称区别”希望对大家有所帮助，如果您还想了解更多相关详情，请继续关注我们网站的更新!我们将竭诚为广大考生服务!
2016年秘书资格(二级)知识点：办公室职位与职称区别
★ 办公室职位划分与职位分析
1、办公室职位划分的含义
办公室职位划分就是在办公室工作管理过程中根据其性质和任务划分不同的工作岗位以及岗位上的职务与责任。它包括三方面内容：一是职务和责任;二是必须有一定的工作任务;三是有相应的职权。
2、职位与职称的区别
第一、职位是人与事的有机结合;职称是以人为中心而设置的，强调人的学术或技能水平，与其在组织中所担任的职务无直接关系。
第二、职位的数量是有限的，而职称不受数量限制。
第三、职称的高低并不反映职务高低和工作任务的大小。
第四、职位不随人走，而职称可以随人走。
3、办公室职位划分的依据
“因事设职”是办公室职位划分的总标准。办公室职位划分的依据或标准是：
首先，职位划分应以办公室地位为前提。
其次，职位划分应以事为中心，而不应以人为中心。
再次，办公室职位划分应随客观情况的变化而加以调整。
最后，办公室职位划分的主要任务，是对个人职位加以分析评价，从而得出每个职位上所需要的人的标准，以达到人尽其才。
4、办公室职位划分的功能
办公室职位划分的功能是根据客观的职位划分标准做到人适其职，职得其人，以发挥办公室工作人员的聪明才智和学识技能，使工作获得最佳效果。具体表现为：
(1)办公室职位划分提供了“因事求才”的用人标准。
(2)办公室职位划分是支付工资的重要基础。
(3)办公室职位划分是实行岗位责任制的前提。
(4)办公室职位划分是实现办公室管理科学化和现代化的重要手段。
(5)办公室职位划分是高校制定专业设置计划和招生计划的重要依据。
5、办公室职位划分原则
(1)系统原则
(2)最低职位数量原则
(3)整分合原则
(4)能级原则
6、办公室主任的职责
“服务”是办公室主任的根本职责。具体来说，办公室主任有以下四项职责：
(1)承办。
(2)参谋。
(3)管理。
(4)协调。
7、党政机关办公室秘书职责
党政机关办公室秘书主要有行政秘书、机要秘书、生活秘书和专业秘书，其职...
“2016年秘书资格复习辅导：税收基础知识”一文由出国留学网秘书资格考试栏目整理，希望对广大考生有所帮助，如果您还想了解更多相关详情，请继续关注我们网站的更新!
2016秘书资格复习辅导：税收基础知识
一、税收的概念
税收是国家为实现其职能，凭借其政治权力，依法参与单位和个人的财富分配，强制、无偿地取得财政收入的一种形式。
一个国家为了取得财政收入或调节社会经济活动，必须设置一定数量的税种，并规定每种税的征收和缴纳办法，包括对什么征税、向谁征税、征多少税、何时纳税、何地纳税、按什么手续纳税以及不纳税如何处理等。
二、税收制度
税收制度的内容主要有两个层次：一是不同的要素构成税种，二是不同的税种构成税收制度。构成税种的要素主要包括纳税人、征税对象、税目、税率、纳税环节、纳税期限、减税免税、违章处理等;构成税收制度的税种主要包括所得税(法人所得税、个人所得税)、增值税、消费税、销售税、遗产和赠与税、社会保障税等。
税种的设置及每种税的征税办法一般是以法律形式确定的。这些法律就是税法。一个国家的税法一般包括税法通则、各税税法(条例)、实施细则、具体规定4个层次。其中，“税法通则”规定一个国家的税种设置和每个税种的立法精神;各个税种的“税法(条例)”分别规定每种税的征税办法;“实施细则”是对各税税法(条例)的详细说明和解释;“具体规定”则是根据不同地区、不同时期的具体情况制定的补充性法规。
纳税人是纳税义务人的简称，是税法规定的直接负有纳税义务的法人和自然人，法律术语称为课税主体。
纳税人是税收制度构成的最基本的要素之一，任何税种都有纳税人。从法律角度划分，纳税人包括法人和自然人两种。法人是指依法成立并能以自己的名义行使权利和负担义务的组织。作为纳税人的法人，一般是指经工商行政管理机关审查批准和登记、具备必要的生产手段和经营条件、实行独立经济核算并能承担经济责任、能够依法行使权利和义务的单位、团体。作为纳税人的自然人，是指负有纳税义务的个人，如从事工商盈利经营的个人、有应税收入或有应税财产的个人等。
课税对象又称征税对象，是税法规定的征税的目的物，法律术语称为课税客体。
课税对象是一个税种区别于另一种税种的主要标志，是税收制度的基本要素之一。每一种税都必须明确规定对什么征税，体现着税收范围的广度。一般来说，不同的税种有着不同的课税对象，不同的课税对象决定着税种所应有的不同性质。国家为了筹措财政资金和调节经济的需要，可以根据客观经济状况选择课税对象，正确选择课税对象是实现税制优化的关键。
税目是课税对象的具体项目。设置税目的目的一是为了体现公平原则，根据不同项目的利润水平和国家经济政策，通过设置不同的税率进行税收调控;二是为了体现“简便”原则，对性质相同、利润水平相同且国家经济政策调控方向也相同的项目进行分类，以便按照项目类别设置税率。有些税种不分课税对象的性质，一律按照课税对象的应税数额采用同一税率计征税款，因此，没有必要设置税目，如企业所得税。有些税种具体课税对象复杂，需要规定税目，如消费税、营业税，一般都规定有不同的税目。
税率是应纳税额与课税对象之间的比例，是...
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2016年秘书资格考试(五级)备考知识点
中文速记不同于英文速记，相对于英文速记来讲，中文速记有几个难点，在学习的过程中，如果突破了这几个难点，那么可以说，中文速记也就学会了。
1、左右双拼，左右同时由内向外拼写不同的音节，对于初学速记的人是一个难点，同样，对于速记员来说，针对一些“生僻词语”的拼写往往也是一个难点。如摩托罗拉、玻利维亚、克罗米酚等等。
2、多音字词，汉语是象形文字，不同于英文的拼音文字，在英文速记的过程中，语音拼写和速记文稿是一致的。而中文速记由于大量同音字词的关系，虽然速记码击打正确，但是显屏不一定准确，往往需要字词遴选、以词定字等。对于初学速记的人来讲，往往难以适应。即使是熟练的速记员，要做到一次显屏准确也不容易，必须语文基础扎实，相关速记内容熟悉，才可能做到听音辨字词，显屏准确。
3、记忆规则，较英文速记来讲，为了减少速记的重码率，有必要设置一定的特定字词及略码规则，以增加击打的准确率。因此，在记忆声码、韵码的基础上，还需记忆一定量的略码规则，记忆量明显增加。同时，记住不等于技能，技能是需要熟练运用的。
4、速记技巧，速记的实用性很强，在实际工作中，往往会遇到各种各样的情况。如念稿语速快，速记内容不了解、方言不熟悉等等情况。尤其是上述三种情况同时出现的时候，难度将大大增加。
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2016年秘书资格考试(二级)考点梳理
一、登记
1、登记的含义：登记即建立信息的完整记录。
2、登记分为两种类型;
(1)总括登记，对存储信息按批分类登记;
(2)个别登记，按信息存储顺序逐件登记。
3、登记形式有两种：卡片式登记、薄册式登记。
二、编码
1、编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。
2、编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数
3、编码的两种方法：
(1)顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码;
(2)分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类
三、提供档案利用的要求及方式
1、要求：依法开展利用工具 主动及时开展利用工作 不断完善档案服务方式和手段 掌握本单位近期工作重点、重大活动据此开展档案利用工作
2、方法：开设阅览室提供利用 档案外借 制发档案复制本 提供咨询服务 印发档案目录 举办档案展览
四、编写大事记的工作步骤和注意事项
1、接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。
2、大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。
五、会议协调的内容
1、协调会议召开的时间地点出席人员列席人员
2、协调会议相关事项
3、协调会议议题
4、协调会议纪要
5、协调会议决定事项的落实
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过滤电话信息是秘书的一项非常重要的日常工作，出国留学网秘书资格考试栏目为大家分享“2016年秘书资格必考点：电话交流的原则”希望对考生能有所帮助，想了解更多关于秘书资格考试的讯息，请继续关注我们网站的更新。
2016年秘书资格必考点：电话交流的原则
每个领导每天都要接听无数个电话，如果这些电话都要领导亲自接听，他们就没有足够的时间和精力去处理公司的战略问题或核心问题。为了解决这个问题，大部分的经营者都让秘书先过滤电话，把一部分不想接或没必要接的电话先行代为处理，只有重要事情非得由领导亲自处理的才转接，这样既能使时间得到合理的管理又能提高工作的效率。
过滤电话信息是秘书的一项非常重要的日常工作。一个优秀的秘书应该对自己的领导比较熟悉;如果了解他的人际交往范围、思维方式、工作方法和价值观念的话，在一般情况先都能判断自己是不是应该过滤，用什么方法过滤。
第一，要了解来电者的具体情况。如果秘书接听打给领导的电话，一定要问明对方的身份和目的，包括来电者的姓名、职位、来电原因等等内容。详细了解了这些内容之后，秘书应自觉并正确地判断此电话应不应该转接给领导处理，如果没有必要性即可自行过滤电话信息，避免干扰领导的正常工作。
第二，要学会判别过滤电话信息。一个公司或一个单位，每天都有很多电话，这些来电有的有要事，有的是无足轻重的，所以秘书就要起过滤器的作用，筛选判别电话信息。有的电话所涉及的事情，如果是秘书职权范围内并能自己处理的，或者领导不想亲自解决而授权给秘书处理的，或者领导不想接或在特殊情况下不便接听的，或者是不重要的事，在这些情况下，秘书要发挥“挡驾”的作用过滤电话信息，而且过后还要向领导进行有效传达。
第三，过滤电话信息时要使用恰当的语言。秘书在接听电话后，向领导汇报电话内容时应在保证内容正确真实，不夸大也不缩小的基础上，使用恰当的语言委婉地传达电话信息。有时候并不需要将原话一字一句的传达给领导，而只需将大概意思告知领导。否则，有时候可能因为你的用语不慎险些导致领导失和。
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出国留学网秘书资格考试栏目整理“秘书资格考试《四级》复习要点”，分享更多秘书资格考试技巧及信息，请继续关注我们网站的更新！
秘书资格考试《四级》复习要点
1、内存储器： 随机(RAM)断电后，RAM中数据会丢失 只读(ROM)不因断电丢失数据
2、外存储器：硬盘、软盘、光盘及其他移动存储设备
3、硬盘使用注意事项：
①注意保护0磁道。0磁道是硬盘面最外沿的磁道。上面记录着重要的系统信息，一旦被破坏，硬盘就无法使用。
②尽量避免对硬盘进行格式化，格式化会丢失全部数据并减少硬盘使用寿命。
4、常用光盘三类：只读型光盘(CD-ROM)、一次写入型光盘(写入重要数据)和可擦写光盘
5、显示器两大类：阴极射线管显示器(CRT)和液晶显示器(LCD) 维护、保养和防护： ①注意防磁
②注意使用屏幕保护程序(时间间隔以短为宜，设密码) ③显示器窗口不得朝向门
6、计算机软件系统 系统软件 应用软件
操作系统(OS)：DOS、Windows操作系统、UNIX操作系统、Net Ware、Windows NT。
7、开关机：关闭计算机后一般至少要间隔10秒以后才能再次接通电源，最好间隔3分钟以上。 热启动：①“Ctrl+Alt+Del”键;②按主机箱面板上“Reset”键
8、“死机”处理：唯一的恢复办法是重新启动系统(热启动)。造成“死机”的原因主有二：①操作系统本身存在缺陷;②是由于用户操作等外部原因致使系统资源严重匮乏并导致操作系统崩溃。
9、清理磁盘步骤：操作时，在Windows开始菜单中选择“所有程序”→“附件”→“系统工具”→“磁盘清理”，程序启动后出现一个驱动器选择窗口，通过下拉列表选择要清理的驱动器，选好单击“确定”按钮。
10、在Windows开始菜单中选择“程序”→“附件” →“系统工具”→“磁盘碎片整理程序”，会出现“磁盘碎片整理程序”对话框，选择要整理的硬盘，单击“碎片整理”，程序就会开始整理所选择的硬盘。
11、计算机病毒特征：传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性
12、病毒防治：①不滥用磁盘，尽量专机专用、专盘专用;②不用来路不明的软件;③安装防病毒软件;④不要打开来历不明的邮件;⑤对重要数据进行备份(异地存放;双轨质纸质文件)。
13、菜单的约定：
①命令后“„”。当选用这类命令，将弹出一个对话框，要求用户输入必要的信息或做进一步的选择。 ②命令后带“▼”。表示在它下面有级联菜单，应继续做进一步的选择。
③命令后带组合键。表示该命令具有快捷键，用户直接按下次组合键就可执行该命令。
④命令后有字幕。加下划线的字母是该命令的命令代码。打开菜单后，直接兼下该字母即可执行该命令。
14、选取文件或文件夹：
要选取多个连续对象，可以用鼠标单击第一个对象，再按下“Shift”键单击最后的对象;也可以自第一个对象单个拖动鼠标到最后对象;如果要使用键盘...
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