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本文“二级2017秘书资格考点：办公室职位划分与职位分析”出国留学网秘书资格考试栏目精心整理推荐，希望对广大考生有所帮助。更多相关讯息，请继续关注本网。
1、办公室职位划分的含义
办公室职位划分就是在办公室工作管理过程中根据其性质和任务划分不同的工作岗位以及岗位上的职务与责任。它包括三方面内容：一是职务和责任;二是必须有一定的工作任务;三是有相应的职权。
2、职位与职称的区别
第一、职位是人与事的有机结合;职称是以人为中心而设置的，强调人的学术或技能水平，与其在组织中所担任的职务无直接关系。
第二、职位的数量是有限的，而职称不受数量限制。
第三、职称的高低并不反映职务高低和工作任务的大小。
第四、职位不随人走，而职称可以随人走。
3、办公室职位划分的依据
“因事设职”是办公室职位划分的总标准。办公室职位划分的依据或标准是：
首先，职位划分应以办公室地位为前提。
其次，职位划分应以事为中心，而不应以人为中心。
再次，办公室职位划分应随客观情况的变化而加以调整。
最后，办公室职位划分的主要任务，是对个人职位加以分析评价，从而得出每个职位上所需要的人的标准，以达到人尽其才。
4、办公室职位划分的功能
办公室职位划分的功能是根据客观的职位划分标准做到人适其职，职得其人，以发挥办公室工作人员的聪明才智和学识技能，使工作获得最佳效果。具体表现为：
(1)办公室职位划分提供了“因事求才”的用人标准。
(2)办公室职位划分是支付工资的重要基础。
(3)办公室职位划分是实行岗位责任制的前提。
(4)办公室职位划分是实现办公室管理科学化和现代化的重要手段。
(5)办公室职位划分是高校制定专业设置计划和招生计划的重要依据。
5、办公室职位划分原则
(1)系统原则
(2)最低职位数量原则
(3)整分合原则
(4)能级原则
6、办公室主任的职责
“服务”是办公室主任的根本职责。具体来说，办公室主任有以下四项职责：
(1)承办。
(2)参谋。
(3)管理。
(4)协调。
7、党政机关办公室秘书职责
党政机关办公室秘书主要有行政秘书、机要秘书、生活秘书和专业秘书，其职责存在差异。(详见P69——70)
8、办公室职位分析及其作用
办公室职位分析就是面对办公室业务工作的复杂结构关系，通过收集和掌握可靠的办公室业务活动情况和规律，找出完成各项业务最佳的方法和途径，并在此基础上确定完成各项职务所需条件的过程。
其作用表现在以下三个方面：
(1)为组织录用、挑选和恰当配置办公人员提供依据。
(2)使办公室职务更加简化和标准化。
(3)是职务评价的重要前提。
9、办公室职位分析的步骤和方法<...
“2016年五级秘书资格考点:中文速记”一文由出国留学网秘书资格考试栏目整理，希望对广大考生有所帮助，了解更多相关讯息，请继续关注我们网站的更新!
2016年五级秘书资格考点:中文速记
中文速记不同于英文速记，相对于英文速记来讲，中文速记有几个难点，在学习的过程中，如果突破了这几个难点，那么可以说，中文速记也就学会了。
1、左右双拼，左右同时由内向外拼写不同的音节，对于初学速记的人是一个难点，同样，对于速记员来说，针对一些“生僻词语”的拼写往往也是一个难点。如摩托罗拉、玻利维亚、克罗米酚等等。
2、多音字词，汉语是象形文字，不同于英文的拼音文字，在英文速记的过程中，语音拼写和速记文稿是一致的。而中文速记由于大量同音字词的关系，虽然速记码击打正确，但是显屏不一定准确，往往需要字词遴选、以词定字等。对于初学速记的人来讲，往往难以适应。即使是熟练的速记员，要做到一次显屏准确也不容易，必须语文基础扎实，相关速记内容熟悉，才可能做到听音辨字词，显屏准确。
3、记忆规则，较英文速记来讲，为了减少速记的重码率，有必要设置一定的特定字词及略码规则，以增加击打的准确率。因此，在记忆声码、韵码的基础上，还需记忆一定量的略码规则，记忆量明显增加。同时，记住不等于技能，技能是需要熟练运用的。
4、速记技巧，速记的实用性很强，在实际工作中，往往会遇到各种各样的情况。如念稿语速快，速记内容不了解、方言不熟悉等等情况。尤其是上述三种情况同时出现的时候，难度将大大增加。
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出国留学网秘书资格考试栏目整理“秘书资格经验：档案的转移”希望对广大考生有所帮助，了解更多相关讯息，请继续关注我们网站的更新!我们将竭诚为广大考生服务!
秘书资格经验：档案的转移
我们每天都会产生大量的文件，而在这个“寸土寸金”的社会里，我们的办公室没有多余的空间存放这么多的纸质档案，因此要把它们转移到指定的贮藏室里，需要用时再取出。转移档案要制定一个周密的计划，并且要有很多的步骤，这样才能安全容纳大量资料。
1、在转移之前计划好新的档案。
2、如果全部档案都要转移，文件抽屉里只留下导引卡，要为新的档案提前准备好文件夹，文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。
3、如果留下文件夹和导引卡，要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料，在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。
4、如果有足够的空间，可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期，直到新的档案中积累了足够的参考资料。
5、确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。
6、为避免影响正常的办公室工作，要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程，这时不妨多找几个人来帮忙，分工合作，既高效又保持工作质量。
7、在所有转移文件或盒子上贴上标签，写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。
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“2016年秘书资格考点：会议筹备方案的拟定”一文由出国留学网秘书资格考试栏目整理，希望可以帮助到您，了解更多相关资讯，请继续关注我们网站的更新，出国留学网将竭诚为广大考生服务!
2016年秘书资格考点：会议筹备方案的拟定
★ 会议筹备方案的拟定
一、相关知识
1、会议筹备方案的内容
(1)确定会议的主体与议题;
(2)确定会议主题的要素：要有切实的依据;要结合本单位的实际;要有明确的目的。(06年11月)
(3)确定会议的名称。
(4)确定会议议程。
(5)确定会议时间和地点。
(6)确定会议所需设备和工具。
(7)确定会议文件的范围。
(8)确定会议与会代表的组成。
(9)确定会议经费预算。
(10)确定会议住宿和餐饮安排。
(11)确定会议的筹备机构，大型会议需要确定筹备机构与人员分工。
2、会议筹备方案的作用
(1)确保会议的周密组织。
(2)确保会议服务质量和沟通协调到位。
(3)确保领导的意图得以贯彻执行。
3、电话会议及视频会议的知识：
电话会议：
电话会议交流的信息特点：
(1)方便灵活，准备时间短，恢复迅速，花费少。
(2)缺少身体语言，难以进行互动交流。
(3) 为提高效率，可以搭配使用其他通信方式。
(4) 适用于分公司不远，规模不大的企业。
4、工作程序和要点：
(1)准备发出开会信息。
(2)认真分发会议书面信息材料。
★ 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式，无法实现文字的同步传输，需要做好会议书面信息的分发工作。(06年11月)
(3)合理安排会场信息传输设备。
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过滤电话信息是秘书的一项非常重要的日常工作，出国留学网秘书资格考试栏目为大家分享“2016年秘书资格必考点：电话交流的原则”希望对考生能有所帮助，想了解更多关于秘书资格考试的讯息，请继续关注我们网站的更新。
2016年秘书资格必考点：电话交流的原则
每个领导每天都要接听无数个电话，如果这些电话都要领导亲自接听，他们就没有足够的时间和精力去处理公司的战略问题或核心问题。为了解决这个问题，大部分的经营者都让秘书先过滤电话，把一部分不想接或没必要接的电话先行代为处理，只有重要事情非得由领导亲自处理的才转接，这样既能使时间得到合理的管理又能提高工作的效率。
过滤电话信息是秘书的一项非常重要的日常工作。一个优秀的秘书应该对自己的领导比较熟悉;如果了解他的人际交往范围、思维方式、工作方法和价值观念的话，在一般情况先都能判断自己是不是应该过滤，用什么方法过滤。
第一，要了解来电者的具体情况。如果秘书接听打给领导的电话，一定要问明对方的身份和目的，包括来电者的姓名、职位、来电原因等等内容。详细了解了这些内容之后，秘书应自觉并正确地判断此电话应不应该转接给领导处理，如果没有必要性即可自行过滤电话信息，避免干扰领导的正常工作。
第二，要学会判别过滤电话信息。一个公司或一个单位，每天都有很多电话，这些来电有的有要事，有的是无足轻重的，所以秘书就要起过滤器的作用，筛选判别电话信息。有的电话所涉及的事情，如果是秘书职权范围内并能自己处理的，或者领导不想亲自解决而授权给秘书处理的，或者领导不想接或在特殊情况下不便接听的，或者是不重要的事，在这些情况下，秘书要发挥“挡驾”的作用过滤电话信息，而且过后还要向领导进行有效传达。
第三，过滤电话信息时要使用恰当的语言。秘书在接听电话后，向领导汇报电话内容时应在保证内容正确真实，不夸大也不缩小的基础上，使用恰当的语言委婉地传达电话信息。有时候并不需要将原话一字一句的传达给领导，而只需将大概意思告知领导。否则，有时候可能因为你的用语不慎险些导致领导失和。
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出国留学网秘书资格考试栏目整理“2016年秘书资格(五级)备考笔记”希望可以帮助到广大考生，如果您还想了解更多相关详情，请继续关注我们网站的更新！
2016年秘书资格(五级)备考笔记
★ 会议相关知识
1、会议的构成要素
(1)会议基本要素
(2)会议选择要素
2、会议的主要种类
3、公司常见会议的种类与作用
(1)经理例会
(2)部门员工例会
(3)股东会
(4)董事会
(5)公司年会
(6)客户咨询会
(7)产品展销定货会
(8)业务洽谈会
(9)新产品新闻发布会
会议通知的内容
会议通知是以召开某次会议的有关事项为内容的文字信息。一般包括会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息、报到事宜及有关要求等。会议通知要事项周全、明确、具体;层次分明，条理清晰;语言简明、流畅、朴实。
除此之外，还应包括：
(1)会议相关材料。如果有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会者事先了解的情况，应随会议通知寄发一份。
(2)回复时需要的信封、邮票等。需要回复的会议通知或预备通知还可夹入一张明信片、信封、邮票等，上面应注明本公司地址、邮编、电话、发信人姓名，以便对方有时间考虑并能及时回复。
(3)有关票证。会议通知中可将会中使用的有关票证(人场券、代表证、汽车通行证、座次号、编组名单、就餐证和乘车证等)与会议通知一并发出。
(4)会议地点、交通工具、线路等。如果某些与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回执单，要求与会者告知具体的到达和返程日期，并标明到达会址的汽车、火车等交通工具、线路。
会议通知是向与会者传递召开会议信息的载体，是会议组织者同与会者之问会前沟通的重要渠道。传递会议通知是会议准备工作的重要环节。在做出了召开会议的决定以后，应将有关会议通知信息传递给与会者。
发送会议通知的方法
在各项会议准备工作基本就绪以后，要尽早发出会议通知，以便与会人员提前做好准备。
(1)口头通知与书面通知
1)口头通知。即当面或用电话通知。小型会议或与会人员集中居住的会议，适用口头当面通知。参加人数较多而发书面通知来不及或不方便的会议，适用电话通知。
2)书面通知。即书面印制的通知或板报、网络上发布的通知。参加人数较多或者比较重要的会议，宜发书面通知。
(2)正式通知和非正式通知
1)正式通知
为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会之外的所有会议，均应正式打印会议通知，再通过书面形式或电子邮件传递给有关人员，以示正规和郑重。
2)非正式通知
非正式会议可采用非正式通知，如先发传真或打电话，随后再寄备忘录或信函。也可先发电子邮件，再通过电话或回复电子邮...
出国留学网秘书资格考试栏目整理“秘书资格考试《四级》复习要点”，分享更多秘书资格考试技巧及信息，请继续关注我们网站的更新！
秘书资格考试《四级》复习要点
1、内存储器： 随机(RAM)断电后，RAM中数据会丢失 只读(ROM)不因断电丢失数据
2、外存储器：硬盘、软盘、光盘及其他移动存储设备
3、硬盘使用注意事项：
①注意保护0磁道。0磁道是硬盘面最外沿的磁道。上面记录着重要的系统信息，一旦被破坏，硬盘就无法使用。
②尽量避免对硬盘进行格式化，格式化会丢失全部数据并减少硬盘使用寿命。
4、常用光盘三类：只读型光盘(CD-ROM)、一次写入型光盘(写入重要数据)和可擦写光盘
5、显示器两大类：阴极射线管显示器(CRT)和液晶显示器(LCD) 维护、保养和防护： ①注意防磁
②注意使用屏幕保护程序(时间间隔以短为宜，设密码) ③显示器窗口不得朝向门
6、计算机软件系统 系统软件 应用软件
操作系统(OS)：DOS、Windows操作系统、UNIX操作系统、Net Ware、Windows NT。
7、开关机：关闭计算机后一般至少要间隔10秒以后才能再次接通电源，最好间隔3分钟以上。 热启动：①“Ctrl+Alt+Del”键;②按主机箱面板上“Reset”键
8、“死机”处理：唯一的恢复办法是重新启动系统(热启动)。造成“死机”的原因主有二：①操作系统本身存在缺陷;②是由于用户操作等外部原因致使系统资源严重匮乏并导致操作系统崩溃。
9、清理磁盘步骤：操作时，在Windows开始菜单中选择“所有程序”→“附件”→“系统工具”→“磁盘清理”，程序启动后出现一个驱动器选择窗口，通过下拉列表选择要清理的驱动器，选好单击“确定”按钮。
10、在Windows开始菜单中选择“程序”→“附件” →“系统工具”→“磁盘碎片整理程序”，会出现“磁盘碎片整理程序”对话框，选择要整理的硬盘，单击“碎片整理”，程序就会开始整理所选择的硬盘。
11、计算机病毒特征：传染性、隐蔽性、潜伏性、破坏性、不可预见性
12、病毒防治：①不滥用磁盘，尽量专机专用、专盘专用;②不用来路不明的软件;③安装防病毒软件;④不要打开来历不明的邮件;⑤对重要数据进行备份(异地存放;双轨质纸质文件)。
13、菜单的约定：
①命令后“„”。当选用这类命令，将弹出一个对话框，要求用户输入必要的信息或做进一步的选择。 ②命令后带“▼”。表示在它下面有级联菜单，应继续做进一步的选择。
③命令后带组合键。表示该命令具有快捷键，用户直接按下次组合键就可执行该命令。
④命令后有字幕。加下划线的字母是该命令的命令代码。打开菜单后，直接兼下该字母即可执行该命令。
14、选取文件或文件夹：
要选取多个连续对象，可以用鼠标单击第一个对象，再按下“Shift”键单击最后的对象;也可以自第一个对象单个拖动鼠标到最后对象;如果要使用键盘...
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