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商务会面礼仪常识

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2018-01-25 16:35

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  会面需要注意很多的礼仪,好的礼仪能体现你的素养。那么大家知道商务会面礼仪常识吗?以下是出国留学网小编辑为您整理的“商务会面礼仪常识”,供您参考,更多详细内容请点击出国留学网(www.liuxue86.com)查看。

  商务会面礼仪常识

  一、握手礼仪

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  1.握手礼仪

  是否握手讲究“位尊者有决定权”,即由位尊者决定双方是否有握手的必要。在不同场合,“位尊者”的含义不同。

  在商务场合中,“位尊者”的判断顺序为职位—主宾—年龄—性别—婚否。上下级关系中,上级应先伸手,以表示对下级的亲和与关怀;主宾关系中,主人宜先伸手以表示对客人的欢迎;根据年龄判断时,年长者应主动伸手以表示对年轻同事的欣赏和关爱;根据性别判断时,女性宜主动伸手,以表示大方、干练的职业形象;根据婚姻情况做出判断时,已婚者应向未婚者先伸手以表示友好。

  在纯粹的社交场合,判断顺序有所不同,应以性别—主宾—年龄—婚否—职位作为“位尊者”的判断顺序。关系密切的朋友之间,有时以谁先伸手表示更加热情的期待和诚意。

  在送别客人时,应由客人先伸手告别,避免由主人先伸手而产生逐客之嫌。

  2.握手细节

  1、身体姿势

  无论在哪种场合,无论双方的职位或年龄相差有多大,都必须起身站直后再握手,坐着握手是不合乎礼仪的。握手时上身应自然前倾,行15度欠身礼。手臂抬起的高度应适中。2、手势

  握手时必须用右手,即便是习惯使用左手的人也必须用右手来握手,这是国际上普遍适用的原则。握手时伸出的手掌应垂直于地面,手心向下或向上均不合适。握手时应掌心相握,这样才符合真诚、友好的原则。

  很多男士在与女士握手时只握四指,以示尊重和矜持,但在男女平等的今天,这种握手方式已不符合礼仪规范。尤其在商务活动中,性别被放在次要的位置,女性更应主动、大方地与男士进行平等、友好的握手,以便进一步进行平等互利的商务交流。3、时间

  握手的时间不宜过长或过短,两手交握3~4秒,上下晃动最多2次是较为合适的。一触即把手收回,有失大方;握着他人的手不放则会引起对方的尴尬。4、力度

  握手的力度能够反映出人的性格。太大的力度会显得人鲁莽有余、稳重不足;力度太小又显得有气无力、缺乏生机。因此,建议握手的力度把握在使对方感觉到自己稍加用力即可。5、眼神

  在握手的过程中,假如你的眼神游离不定,他人会对你的心理稳定性产生怀疑,甚至认为你不够尊重。6、微笑

  微笑能够在任何场合为任何礼节增添无穷的魅力!握手的同时给对方一个真诚的微笑,会使气氛更加融洽,使握手礼更加圆满。

  3.握手禁忌

  忌交叉握手。多人同时进行握手时,应该按照顺序一一握手,与另一方呈交叉状,甚至自己伸出左手同时与他人握手,都是严重的失礼行为。

  忌出手太慢。此举会让人觉得你不愿意与他人握手。

  忌在对方无意的情况下强行与其握手。

  忌带手套与他人握手。如果女士戴有装饰性的手套则可以不摘。

  忌在手不干净时与他人握手。此时可以礼貌地向对方说明情况并表示歉意。

  忌握手后立刻用纸巾或手帕擦手。

  4.完美握手五点提示

  1、不考虑参与者的性别,在介绍过程中,应该伴随坚定有力的握手。对待女士,则应该优雅的、轻轻的同女士握手,或者仅仅握住手指尖是更为谦虚的方式。

  2、起身然后握手,表现你对自己的尊重,同时也表现对握手对方的尊重。

  3、握手短暂一些,伴随着微笑和愉快的眼神接触。

  4、在商务活动中,男士和女士都可以首先做出握手的动作。

  5、当和别人会面时,为了表达自己的真诚,握手,然后放手前做暂时的停顿。

  二、介绍礼仪

  1.自我介绍

  在商务场合有必要主动与他人认识并进行商务联络时应该进行自我介绍。自我介绍的内容包括自己的姓名、公司名称及职务,对于重要的、与双方合作关系密切的内容用一两句话做出说明就可以了。在介绍时应避免夸张、自负的言辞,能够引起话题就是一个良好的开始。

  向他人介绍自己时应表现出良好的风度。保持微笑,态度诚恳、自然、大方,才会使人感到亲和、可信任,产生进一步交往的愿望。

  有些特殊情况也需要进行自我介绍,如当你参加某个活动或会议,组织者由于疏忽忘记把你介绍给大家时,或者曾经打过交道的人明显认不出你时,都需要从容地进行自我介绍。

  2.为他人介绍

  先后有序,按照国际惯例,介绍时“尊者有优先知情权”。即被介绍的双方中位置较高、更受尊重的人应该首先知道对方的情况。根据这项礼仪原则,我们总结出在不同情况下的介绍规律:

  向职务高的人介绍职务低的人;

  向客户介绍自己的同事;

  向长辈介绍晚辈;

  向年长者介绍年轻者;

  向女士介绍男士;

  向已婚女性介绍未婚女性。

  商务礼仪不同于社交礼仪,谁是“尊者”的第一判断应该首先基于职务而非年龄及性别等因素。

  3.介绍技巧

  介绍就像穿针引线,应该脉络清楚,切忌罗嗦和重复,影响现场的气氛。

  介绍他人时切勿直呼其名。最好加上尊称或者职务,如先生、夫人、博士、经理、律师等。

  介绍完毕后,花一点时间引导双方攀谈和沟通会使介绍过程更加自然,并且双方都会感觉你非常周到、体贴。

  如果其中有媒体人士,要清楚地告知对方。这一点在比较敏感的人群中要格外注意。

  作为介绍人,你自己的状态决定了整个介绍过程的氛围。欢快、融洽的气氛有助于介绍之后的进一步交流。

  介绍过程中如果有个别的失误,不要回避,自然、幽默地及时更正是明智、从容的表现。

  三、名片礼仪

  1.发名片

  交换名片时应起身站立,使用双手或者右手将名片正面对着对方递出。

  一般情况下名片都有中英文两面,要根据对方所使用的语言来决定名片递出时的方向。

  将名片递给他人时,应说一些问候语或寒暄语,如“请多关照”、“常联系”等,也可以先作自我介绍。

  在与多人交换名片时,应讲究先后次序:或由近而远,或由尊而卑进行。位卑者应首先把名片递给位尊者。

  2.接受名片

  接受名片时应起身,微笑着注视着对方,并双手或以右手捧接。接过名片后可以说“谢谢”,随后有一个阅读名片的过程,阅读时可将对方的姓名、职衔念出声来,并注视着对方,使其产生一种受重视的满足感。其后,回敬一张本人的名片,如身上未带名片,应向对方表示歉意。在对方离去之前,或话题尚未结束时,不必急于将对方的名片收藏起来。

  3.索取名片

  如何在社交场合与陌生朋友打破僵局,并成功获得他人的名片,主要有以下几种方法:

  交换法:

  名片礼仪中有这样一条惯例,当你接到他人名片的时候,应立即回递一张自己的名片以示尊重,所以要想得到他人的名片,可以先向对方作自我介绍并主动递出自己的名片。明确法:

  在交换名片前直接向对方明确交换要求,如“王董事长您好,很高兴认识您,不知道能不能有幸跟您交换一下名片?”一般情况下知礼的人是不会直接拒绝的。请教法:

  请教法比较适合向尊长或上级索取名片时使用。如“××您好!早就久仰您的大名,今天您的讲座让我受益良多,今后该如何向您请教呢?”

  4.名片存放

  参加商务活动时,要随时准备名片。名片要经过精心的设计,能够艺术地表现自己的身份、品位和公司形象。

  随身带的名片,最好放在专用的名片包、名片夹里。公文包以及办公桌抽屉里,也应经常备有名片,以便随时使用。

  接受他人的名片看过之后,应将其精心存放在自己的名片夹内

  5.名片的管理

  对名片可以采用分类法管理:可以按地域分类,也可以按行业分类,还可以按人脉资源的性质分类。此外,也可以将名片输入商务通、电脑等电子设备中,使用其内置的分类方法。

  平时要养成经常翻看名片的习惯。工作的间隙给对方打一个问候电话,或者发一个祝福短信,让对方感觉到你的存在和对他的关心与尊重。

  四、联络沟通

  1.保持联络的4种方法

  (1)致电或发电子邮件

  (2)邮寄贺卡或喜欢的杂志

  (3)发送祝贺的信息

  (4)发送电子时事信息

  2.记住别人名字的10个方法

  (1)重复练习,让自己的记忆力得到增强

  (2)把对方的名字和电影的人物或电影明星联系起来

  (3)把人名转化成视觉影像

  (4)印刷出来的名字更容易记忆,要多通过名片进行记忆

  (5)如果对方告诉你他名字的时候不够清楚,你可以让他再重复一次

  (6)如果你总是忘记别人的名字,可以在互相介绍完5分钟内,重点进行记忆

  (7)如果你回想不起别人的名字,你可以伸出你的手,然后说自己的名字,对方大多数同你握手,并说出自己的名字

  (8)如果你忘记对方的名字,但是能够记下你们在什么地方遇见过,要让对方知道这个信息

  (9)如果有人与你认识的朋友名字一样,请把他们联系起来

  (10)不要一次记忆太多的名字。

  3.建立人际关系六点注意事项

  (1)先交朋友

  (2)先播种,才能收获

  (3)重点在对方,而不是自己

  (4)帮助别人等于帮助自己

  (5)知己知彼,百战不殆

  (6)每一次会面都可能带来新的机会

  4.容易出现的人际关系缺陷

  (1)别让贪吃误了正事

  (2)不要被吃喝占据了双手

  (3)口风不紧

  (4)不要做个局外人

  (5)避免不受欢迎和令人讨厌的话题,以及办公室闲话

  (6)别忘了带名片

  (7)尊重别人的时间

  五、拜访接待

  1.遵约守时

  约定即承诺,不兑现承诺是缺乏诚信的表现,也是商务来往中最忌讳的行为。守时是职业的表现,一个对时间管理没有概念的人,会令人怀疑其职业成熟度。

  预约与遵约

  商务拜访必须提前预约。对于拜访者来说,提前预约可以避免要拜访的人不在或者因对方没有充分的准备而使拜访收效甚微;对于受访者来讲,接到预约可以合理地安排好自己的时间,并充分做好访谈准备,避免仓促应对,出现差错。

  预约可以采用电话或书信的形式

  一旦双方约定好,就一定要遵守。如果你答应了某个预约,但是有更加重要的事情要处理,应该在第一时间,采取与预约时相同的(电话或书信)方式向对方说明情况,更改约定的时间。有时遵约要以事情的轻重缓急和对公司影响的大小来区别对待。总之,除非有更重要或者意外的事情发生,否则没有理由爽约。随意爽约是非常损害职业形象的行为,一般来讲,很难有更正和弥补的机会。

  2.进门后的三分钟

  在进入对方公司前应先整理自己的着装,夏天,应及时擦掉汗水,以最佳的形象、最从容的姿态进行商务拜访。随后检查自己的资料是否带齐,并将手机调到震动或者关机状态。

  进门时应用食指轻叩房门,即使对方的房门是开着的,也不应擅自进入。如果对方有前台或专职接待人员,应向其递交名片,并说明自己已经预约人员的职务及姓名,听从接待人员的安排进入接待室或者被引入受访者的办公室。

  进入对方公司时应尊重其办公环境——非礼勿视、非礼勿听、非礼勿言、非礼勿动,更不能随意吸烟。

  如果被引入接待室等待,应向引领人员表示谢意,在得到对方允许后方可就座。公文包可放在自己背后或者脚边,外套等物品应该征求对方意见看是否有合适的地方放置。

  在等待的过程中可以看自己的文件,思考拜访的问题,但是不能随意走动,否则对方工作人员会认为你有些散漫,留下不好的印象。

  见到要拜访的人员时应主动递交自己的名片,再次说明来访的事由和目的,但是要掌握节奏,等待对方主动握手,双方恰如其分的身份表现才能使访谈有一个良好的开端。

  3.离别时的几件事

  即将离别时,不要毫无征兆地忽然起身告辞,之前应有些许示意,如把茶杯的杯盖盖好,把咖啡杯稍稍推移开,轻轻地收起自己的文件,或者把对方的名片放进名片夹等。迅速看表或者快速地收拾公文包,会给受访者带来不重视此次拜访或者此行不愉快的印象,容易造成误解。

  离别应该由拜访者提出,拜访者先起身并伸手向受访者道别。如果由主人先起身并主动握手告别,会有逐客之嫌。

  拜访者应该真诚地向受访者表示感谢,如“感谢百忙之中接受我的拜访”。向外走时,对遇到的、有眼神接触的工作人员应微笑点头致意,对引领过自己的接待人员可以简单地说声“谢谢”以示礼貌。

  对方送行时应该请对方留步,如果受访者执意送别,走到电梯门口或者对方的办公区门口时应该再次请对方留步,并再次握手与对方道别。

  4.接待3S及细节

  3S是指Stand up,Smile,See(eye-contact),即起立、微笑、目视对方(眼神的接触)。当客户到达时,如果接待人员或者约见的商务人士仍然深陷在座椅中,面色凝重,根本不看对方的眼睛,那会给客人造成怎样的困惑!这样的商务交往无疑从开始就为失败埋下了伏笔。

  Stand up,用身体语言表示欢迎之意,起立是最基本的礼貌。

  Smile,微笑的魅力总是无穷的,当客户到达时,微笑的表情会把欢迎和欣喜之意无言地传递给对方。

  See(eye-contact),如果你起身、微笑,却不看着对方,那么客人未必会觉得你之前的动作与他无关。通过眼神才能真正把你的诚意传达给对方。

  5.商务送客

  在办公室道别

  在办公室道别要由来宾先提出,当来宾提出告别时,主人应当在对方起身之后再站起来。宾主双方握手道别时,应由客人先伸手,主人随后伸手。如果与对方常有来往,主人可以送到办公室门口或电梯门口;如果对方是初次来访,主人应该适当送远些,至少由接待人员送至办公区域之外。

  设宴饯别

  设宴饯别是指主人为来宾专门举行一次饯别宴会,这是对外地客人常用的送别方式。饯别宴可以视对方的情况和饮食喜好来安排,一切应该以客人为主。

  饯别时间

  一般选择在客户离开的前一天。主人应该预约来宾的时间,并以来宾的时间为主,不要打乱对方的行程安排或者影响到对方的休息。

  人员选择

  参加饯别宴的人员应该选择与客户身份、职位相似者以及相关部门的工作人员。

  饯别时的话题

  饯别并不是以吃饭为主,有些话题是主人应该提到的。如主人可以谈及此次商务会面的深刻印象,以表达惜别之意;询问来宾此行的意见或建议;问候来宾有无需要帮忙的事情等。

  送上公司的纪念品

  在饯别宴的适当时机,应将精心准备的纪念品送给客户,以表示主人的热情。


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