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事业单位文秘专业的基础知识

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2018-05-28 09:53

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  事业单位文秘专业的基础知识

  由于机关级别和类型不同,秘书工作内容也不尽相同。级别层次高的机关,秘书工作内容广泛,分工细致,各项工作的专门化特色比较明显;而在基层单位,秘书工作任务繁重,但是人员编制少,分工不细致,因此,秘书人员又具有“多面手”的特点。

  一、秘书工作的内容

  (一)秘书工作领导机关及其领导者的工作内容

  1.机关办公厅(室)的基本任务

  办公厅(室)属于秘书工作部门,是机关工作正常运转的枢纽。它的出现是秘书工作发展的必然结果。中外领导机构或高级领导人都设置办公厅或办公室。它的主要任务是协助它所直属的领导机关完成各项领导工作,尤其是为领导机关制定和实施决策服务。

  办公厅(室)的任务主要分为两大部分:一是政务服务,包括办文、办会、文档管理、代拟文稿、综合协调等,这就是人们通常所说的秘书工作;二是事务服务,主要是后勤服务保障工作。

  2.秘书长、办公厅(室)主任的基本任务

  秘书长和办公厅(室)主任兼有秘书工作领导人和秘书人员的双重身份。根据1951年中央人民政府批准颁发的《政务院关于各级政府秘书长和不设秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工作机构的决定》,各级政府机关的秘书长或办公厅主任主要承担以下任务:

  第一,协助首长综合情况、研究政策、推行工作;

  第二,协助首长密切各方面的工作关系;

  第三,协助首长掌管机关内部的统一战线工作;

  第四,协助首长掌管保密工作;

  第五,协助首长掌管机要工作;

  第六,主持日常行政事务(包括公文处理、会议组织、检查和督促政府决议的执行等事项);

  第七,掌管机关事务工作。

  因此,秘书长和办公厅主任的工作任务,可以总结为“既要参与政务,又要掌管政务”两个方面。而其中第一至第五项工作是需要协助首长完成的,具有明显的参与政务性质;而第六、七项工作则主要是掌管机关日常事务,具有明显的事务性特色。政务院的这些规定,虽然是针对我国秘书工作高层领导者和领导机构而言的,但是却为全国秘书部门应当承担的主要工作内容确定了基本格局。

  (二)秘书工作的主要内容

  1.拟定、办理公文

  拟定公文是指根据领导者意图和领导班子的决定精神起草公文或在领导者主持、指导之下,起草领导讲话稿。

  拟定公文是秘书工作的传统职能。现代社会,拟定公文更成为秘书工作的一项极其重要的日常工作。因为公文具有发布政令、传达意图、沟通情况、凭证记载等重要功能,因此,拟定公文是一项非常严肃的工作,秘书人员应该以高度的责任心对待。

  办理公文简称办文,是围绕公文的形成、处理、管理所进行的全部工作,反映了公文在机关内部处理的全过程。

  办理公文是秘书工作中一项最基本的工作内容,大致可以分为发文处理和收文处理两类。其中,发文过程包括拟制、核签、缮印、审核、签发、立卷、归档等主要环节;收文过程包括签收、分送、拟办、批办、承办、催办、注办、立卷、归档等主要环节。在日常工作的发文和收文过程中,秘书人员都要按照党和政府颁布的公文处理条例、法规和标准办理,做到分工合理、责任明确,确保公文处理过程的严谨、规)所有秘书工作都要围绕领导工作展开。领导工作涉及哪里,其工作)政治性。由于我国的秘书工作是为人民政权服务的,与党和国家的根本利益密切相关,因此,秘书工作具有强烈的政治色彩。(2)被动性。主要体现为两点:一是秘书的工作根据领导的需要来安排;二是凡是无法分解到具体部门的工作都由秘书工作来承担。

  (3)综合性。这是由于秘书部门作为综合性服务部门的性质所决定的。

  (4)事务性。这是由秘书部门所处理的工作内容来决定的。

  (5)灵活性。这是因为秘书工作经常会遇到突发情况,要求秘书能够具备很强的变通能力,从而灵活处理问题。

  二、秘书工作的规律

  (一)秘书工作的基本规律

  1.领导工作对综合辅助性服务的需求是秘书工作存在的客观基础

  秘书人员提供的综合辅助性服务与领导者对综合辅助性服务的需求之间,本质上是一种供求关系。其中,领导工作的“需求”居于支配和主导地位,而秘书人员的“供给”则处于服从和次要地位。因此,领导工作的“需求”是秘书人员的“供给”,即秘书工作赖以存在的客观基础。

  2.秘书工作高质量的综合辅助性服务是领导工作正常开展的必要条件

  由于领导工作对综合辅助性服务的需求是严格限定在公务活动的.秘书参谋活动的规律

  所谓秘书的参谋活动是指以出谋献策为手段,以辅助领导决策为目的。秘书部门在行使参谋职能时应当注意以下规律性认识:

  (1)将秘书参谋职能寓于具体工作中。

  (2)秘书参谋方向必须与领导决策目标保持同一性。

  (3)秘书参谋内容必须与领导决策需求相一致。

  (4)秘书参谋方法必须与领导决策特征相适应。

  2.办公室日常运转的规律

  办公室作为秘书工作的主要场所,处于中枢地位。办公室的工作既有程序性、稳定性的一面,又有随机性、灵活性的一面。在日常运转工作中,应注意以下规律:

  (1)区分办公室工作的轻重缓急。

  (2)增强办公室工作的质量和效率意识。

  (3)优化办公室环境氛围,塑造健康的办公室文化,增强办公室工作人员的凝聚力和向心力。

  3.秘书写作活动的规律

  写作作为秘书人员的一项经常性工作,体现了秘书人员发挥参谋和助手作用的重要职能。在秘书写作实践中,经过人们逐渐总结和摸索,形成了以下一些规律性的认识:

  (1)秘书人员的知识、能力、素质水平,要与“以文辅政”的职能相适应。

  (2)秘书人员的思想观点,要与领导者的思想意图相统一。

  (3)秘书写作的内容,要与领导工作的要求相合拍。

  (4)秘书起草文稿的风格,要与领导者风格、个性相协调。

  (5)秘书起草文稿的表达,要与领导立意相吻合。

  秘书的写作行为和文稿质量,必须以符合领导工作需求为本质。高质量的公文文稿,对于推动领导工作,实现领导职能起着举足轻重的作用。

  此外,在秘书调研、公务督查、综合协调、会议服务、信息服务等秘书专项活动中,均包含着各自的规律性。秘书人员要透过纷繁复杂的工作内容,不断摸索和掌握秘书工作的内在规律,并自觉用于指导实践活动。

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