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2016秘书三级考试知识点:会议筹备

 

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  2016秘书三级考试知识点:会议筹备

  一、会议筹备方案的拟定

  1、相关知识

  (1)会议筹备方案的内容

  确定会议的主体与议题;

  确定会议主题的要素:要有切实的依据;要结合本单位的实际;要有明确的目的。

  确定会议的名称。

  确定会议议程。

  确定会议时间和地点。

  确定会议所需设备和工具。

  确定会议文件的范围。

  确定会议与会代表的组成。

  确定会议经费预算。

  确定会议住宿和餐饮安排。

  确定会议的筹备机构,大型会议需要确定筹备机构与人员分工。

  (2)会议筹备方案的作用

  确保会议的周密组织。

  确保会议服务质量和沟通协调到位。

  确保领导的意图得以贯彻执行。

  (3)电话会议及视频会议的知识:

  电话会议:

  电话会议交流的信息特点:

  ① 方便灵活,准备时间短,恢复迅速,花费少。

  ② 缺少身体语言,难以进行互动交流。

  ③ 为提高效率,可以搭配使用其他通信方式。

  ④ 适用于分公司不远,规模不大的企业。

  工作程序和要点:

  ① 准备发出开会信息。

  ② 认真分发会议书面信息材料。

  ★ 电话会议是一种以语言交流为手段的会议形式,无法实现文字的同步传输,需要做好会议书面信息的分发工作。(06年11月)

  ③ 合理安排会场信息传输设备。

  二、提示会议按计划进行

  1、相关知识

  (1)推进会议进程应遵循的原则:

  ① 认真倾听。② 树立自信心。③ 消除交流障碍。④ 强调问题。

  ⑤ 使用精湛的人际交流技巧,接受他人积极有益的批评和建议。

  2、工作程序:

  (1)了解议题和议程。(2)准时宣布开会。(3)有效引导议题。

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