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2018年秘书资格考试二级重点：办公室语言规范
办公室的语言规范原则
(1)规范性
各行各业都有自己的一套“行话”，也就是在本行业内流行的通用化的标准语言，如股票交易中的“牛市”、“熊市”、“走低”、“看涨”等，如果办事用语不规范，就不仅不会被人们接受，而且还会被对方视为“不人行”、“不上道”，受到奚落和冷遇。
(2)准确性
即无论是阐述观点、分析问题或判断是非，都要能清晰明了地表达自己的本意，既不可信口开河、主观臆断，也不可模糊不清、含糊其辞。切忌夸张、虚假、带“水分”，尽量不用“好像”、“大概”、“基本上”之类的弹性大的字眼。语言准确，可以使对方畅通无阻地接受你发出的信息，而不致被曲解。
二战初期，丘吉尔曹做过一次讲演，其中有这样一句话：“我所能奉献给你们的只是鲜血、劳累、眼泪和汗水。”从那以后这句话多次被英国人所引用，但却只记住了“鲜血、眼泪和汗水”，而把“劳累”遗忘了。语言学家认为，由于“劳累”词义抽象，不好捉摸，因而很快被人们淡忘了。
(3)文明性
“言为心声”，语言是一个人文化教养、思想品格、道德情操等内在气质的表现，也是一个人性格、特征和处世态度的体现。孔子说：“文质彬彬，然后君子。”办事用语应该显示出办事主体诚挚的态度、谦逊的风格、宽容的气量、友好的感情，所以需要尽可能多地选择使用礼貌语言，避免使用尖刻、挖苦、讽刺、嘲笑的语言。
(4)针对性
办事用语要紧扣主题，有的放矢，切中要害，讲到点子上。古人讲：“言不在多，达意则灵。”就是说话者要用最经济的语言手段枪出最大的信息量，使听者在较短的时间内领会你的办事意图;反之，空话连篇，言之无物，必然误人时光，招人厌烦。
美国曾有一位名叫爱尔德尔的参议员，1893年在一次立法通过的辫论会中，竟高谈阔论了5天时间，信马由维，东拉西杜，还使人不知所云，如坠雾中。一位记者统计，他在台上共玻步75公里，打了一万多个子势，吃了300多个夹肉面包，喝了40升饮料，堪称“哆嗦先生”的世界之最。
其实，要语不烦，历史上很多事业巨子都是借语如金，字字矶珠，简练有力，留下珍贵的篇章。如华盛顿的就职演说只有135个字，罗斯福的就职演说仅985个字。要使语言具有针对性，一是需要围绕办事目的，不跑题，切忌大话、空话、套话或笼统式的八股文风;二是要讲逻辑性，有理有据，条理分明，一环扣一环。
(5)趣味性
马雅可夫斯基曾说：“诗歌就像科技发明，一个字如同一克镭的发现。”办事用语也同样要精心雕琢，生动有趣，能引入人胜，使对方产生愉悦感。如果语言干巴、贫乏、苍白，就会使听者产生沉闷压抑、味同嚼蜡的感觉，更谈不上引起对方的共鸣，给你心悦诚服地办事了。所以办事主体平时就应该注意语言的锤炼，从社会生活实践中去学习，从...
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2018年秘书资格考试二级重点：办公室的工作程序
办公室的工作程序
一、文件收发工作
1. 收文
(1) 收到各类文件、信函等，及时签收、登记;
(2) 呈院领导批阅;
(3) 根据领导批示转有关部门传阅、处理;
(4) 将文件原文存档;
(5) 年终将文件按类归档并装订成册。
2. 发文
(1) 以成教院名义对外行文、发函须经办公室审核;
(2) 办公室将文件呈主管院长审定并签发;
(3) 办公室统一编发文号、打印、发放;
(4) 年终将发文存档并装订成册。
二、印章管理工作
1. 学院印章由专人负责管理。印章专管人员必须按照有关规定严肃用印，印章原则上不得带出办公室，印章专管人员调离时，应在有关领导主持下履行印章交接手续;
2. 凡以学院名义行文、发函、出具证明，必须由主管领导签发，底稿留办公室存档;
3. 各部门使用学院印章必须履行登记手续;
4. 学生学历证明、出国手续等重要证明用印，必须由学生主管部门专人负责签字办理，个人办理概不接待。
三、接待工作
1. 凡上级部门、兄弟院校及其它有关单位来访，由办公室负责接待;
2. 各函授站及其它相关部门来访，视其来访内容，由相关部门负责接待;
3. 外地客人需在学校住宿的，由办公室联系安排住宿。住宿费用原则上由客人自理。
四、办公设备采购、使用、报废工作
1. 学期初，办公室根据各部门对办公用品的实际需求，报请主管院长批准，统一购置、配备;
2. 购置固定资产须经院办公会议研究、批准，由院办公室统一采购，并办理有关固定资产入库手续;
3. 各部门的办公设备不得私自转借、变卖或私自转移;
4. 各部门因特殊工作需购置办公用品，须报请主管院长批准，由办公室统一购置;
5. 报废固定资产须报请主管院长同意，经院办公会议决定，
由院办公室统一办理报废手续。
五、督办工作
1. 学期初，根据学校和学院工作安排，制定学期工作计划，上报学校，下发至院各部门;
2. 在计划执行过程中，根据院领导指示和实际工作情况，调整工作计划内容;
3. 协调各部门工作，检查、督促各部门执行计划;
4. 学期末，配合主管院长检查、督办各部门计划执行情况;
5. 形成学期工作总结，上报学校，通报学院各部门。
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2018年秘书资格考试二级考点：办公室安全系统
办公室安全系统
一个公司内部通常会对安全问题有严格的要求，所以一系列过程和手续就是必不可少的了。
一、公司内部人员的流动
1.如果员工在有高度安全要求的设备周围走动，一定要随身携带(即使不佩戴)身份证。在公司里员工会领取贴有个人照片的身份证。员工应该随时随地携带类似这样的身份证明，因为他们可能会因为安全检查的需要而随时要求出具他们的身份证。
2.有的公司可能会要求员工佩戴标记卡，以便于顺利地通过某些有严格限制的区域。在某些要求高度安全的设备前，装有电子装置的标记卡会激活安全密锁，这样人员便可以很方便的通过特殊区域，同时又照顾到公司的安全。
3.关于汽车停放，所有的员工都应该在他们的汽车挡风玻璃前展示他们的停放许可证。这种停放许可证任何时候都可以帮助识别进入停车位的车辆，尤其是在大量的车流涌入的时候;而且安全检查人员，可以通过识别其车辆和主人而在其停放车辆后立即联系。
二、计算机的使用
1.由于越来越多的办公室人员开始使用计算机设备，所以很有必要建立安全防范措施。关于利用，现在倾向于发放有规律变化的个人身份识别密码。某些员工使用中央系统的信息会受到限制，这主要是根据实施他们的工作所需信息的级别的不同而制定的。而且，某些计算机终端将是“哑”终端或非智能终端，这意味着他们可以在计算机的显示器上看到所需用的信息，但是他们无法对其进行任何形式的修改，更无法将其从终端删除。
2.一个中央计算机设备的系统管理使得监控计算机终端的使用成为可能，因为每一位用户联机和停止联机的次数将会被记录下来，这种记录还有其他与系统使用的信息。员工将会被分配个人磁盘空间，这也会受到监控以便于根据要求增加或减少磁盘空间。这样的系统管理不仅加强了系统的安全性，也同样提高了总体的管理水平。
三、建筑物和设备的使用
1.有关工作场所设计的安全措施包括：
2.提供照明良好的。干燥的、无纸片的工作地面(甚至橡皮圈也不能有，以免引起滑跌);楼梯应该有梯面;
3.毁坏的地面要修复，地面应该涂防滑漆;
4.地毯应保持良好状态;
5.办公桌和柜子应排列好，不要面对室内通道，档案柜应拴在一起，以防翻倒;
6.电线和电话线应该弄短或用带子捆扎在桌子上;
7.沉重的资料不要堆放在柜顶上;
8.设备应经过完全彻底的维修，并按健康和安全的标准定期检查;
9.办公室经理应根据安全检查表每月进行安全检查，检查包括上述项目和其他一些目。
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2017年秘书二级考试考点：办公室布置的原则
办公室布置的原则
采用一大间办公室，对于光线、通风、监督、沟通，比采用同样大小的若干办公室为优。使用同样大小桌子，可增进美观，并促进职员的相互平等感。使同一地区的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。采用直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成角度的排列。工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的文书移动。相关的部门，应置于相邻的地点，并使性质相同的工作便于联系。将通常有许多外宾来访的部门，置于入口处，若不可能时，亦应规定来客须知，使来客不干扰其他部门。将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散心力及造成拥挤之处。应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。
主管座位应位于部属座位之后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。使全体职员的座位面对同一方向，不可面对面。自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。避免在总办公室相邻之处设私人办公室，因其切断总办公室的自然光线。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。可采用平滑或不透明玻璃的屏风，可提供良好的光线及通风。装设充分的电插座，供办公室设备与机械之用。将需要使用嘈杂设备与机械的单位，设于防声之处，以避免干扰其他部门。常用的设备与档案，应置于使用者附近，切勿将所有的档案，置于死墙之处。档案柜应背对背放置。考虑将档案柜放置于墙角的可能性。倘可能时，应设休息处，作为公余休息、自由交谈及用午膳之所。供应便利充分的体息设备。对未来的变化应加预测，使布置易适应变化。
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2017年秘书二级考试重点：档案外借
档案外借
档案外借服务是指档案管为满足某些利用需求，暂且将档案借出馆的一种服务方式。
档案外借服务应该注重以下几点。
(1)档案的外借使用要有严格的制度，经过一定的批准手续才能外借。
(2)借出档案时，应履行严格的交接手续，并查明外借档案文件的份数及状况，做好外借档案的登记与记录工作，文件题名、档号、页数、密级、借阅日期、归还日期及借阅人姓名、归还签收人等都属于登记内容。
(3)在借出档案时应点交清楚，并责成借用单位注意保密和保护档案，借用单位应对所借档案的完整和保密负完全责任，保证借出的档案能完整地按时收回。
(4)借出使用的期限不宜过长，对外借档案的数量也应做必要的控制。
(5)档案借出后，应填制代理卡，放置在档案原来的位置上，以便掌握档案的流动和利用情况。
(6)归还档案时，必须认真清点，检查外借档案是否有污损、拆散、撕破、抽换、散失等情况，并在借阅登记簿上注销。
(7)档案工作人员应经常掌握档案的借出情况，督促借阅者按期归还。
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2017年秘书二级考试考点：办公室布置的程序
办公室布置的程序
对各部门的业务及工作内容与性质，加以考察与分析，以明确各部门及各员工间的关系，而供决定其位置时的依据与参考。
列表将各部门的工作人员及其工作分别记载下来。按工作人员数额及其办公所需的空间，设定其空间大小。通常办公室的大小，因各人工作性质而异。但一般而言，每人的办公室间，大者可3-10平方米，普通者1.5-8平方米即可以。
根据工作需要，决定所需的家具、桌椅等，列表分别详细记载。
依据这些步骤所得结果，加以研究与计划，绘制办公室座位布置图，然后依图布置之。
档案的检索工作包括两个方面：一是对档案信息进行系统存储，即将档案中具有检索意义的特征标识出来，按照一定的顺序加以编排，形成检索工具或档案信息数据库的过程。二是根据利用者和管理者的需要，通过已经建立的检索工具或数据库从档案群体中查找所需档案的过程。
1.存储阶段的主要内容
1)著录标引
著录标引是指将档案的内容和形式特征用可以识别的规范化的检索语言反映出来的工作。对每件档案著录标引后形成的每一条记录称为一个条目，每个条目都用一定的检索语言进行标识。
2)组织检索工具
组织检索工具就是将著录标引的条目加以系统排列而形成各种检索工具或输入计算机，建立数据库的过程。
2.查找阶段的主要内容
1)确定查找内容
确定查找内容就是将利用者的需要转化为各种检索标识的过程。通过对利用者的需要进行分析，把他们的需要转化成概念，这种概念可以借助于检索语言转化为规范化的检索标识，形成各种可以查找的检索表达式。
2)查找操作
档案工作人员采用各种手段，根据检索标识或检索表达式，从检索工具中找出利用者所需档案的工作。
3.档案著录
档案著录是以单份文件或案卷为单位进行的，是对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。档案著录的结果是编制出档案条目，条目是编制档案目录的基础，许多条目按照一定的次序编排组合，就形成档案目录。
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2017年秘书二级考试重点：办公室管理工作程序
办公室管理工作程序
1、办公室管理工作程序的含义和内容
所谓办公室管理工作程序，是指办公室内按照一定模式制定的完成各项管理工作所需的步骤的总和。它或者是书写、计划、讨论、收集、整理等一连串相关联的有计划的工作处理方法，或者是完成某一项工作的日程计划。
办公室管理工作程序设计的内容包括：确定事务处理的数量，组成程序的步骤顺序及性质，为设计程序研究相应的方法、方式、技术手段，程序使用的最佳时间和空间条件;将程序用文字或图表表述出来;设计统一程序等。
2、办公室管理工作程序设计原则
3、办公室管理工作控制的含义和内容
办公室管理工作控制就是通过办公室高层领导的指挥，使办公室工作沿着预定的目标前进。
办公室工作控制的内容主要有：(1)数量控制;(2)质量控制;(3)时间控制。
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要参加秘书资格考试的同学们，出国留学网为你整理“2017年秘书二级考试《秘书心理学》第十章第一节”，供大家参考学习，希望广大放松心态，从容应对，正常发挥。更多资讯请关注我们网站的更新哦!
2017年秘书二级考试《秘书心理学》第十章第一节
第十章 秘书群体的结构优化
第一节
一、群体概述
二、秘书群体结构优化的内容
三、秘书群体心理结构优化
(一)心理认同感
(二)心理相容性
(三)心理互补性
(四)心理互适性
四、实现秘书群体结构优化的途径
括“灵魂”与“学问”两方面含义，后解释为“关于灵魂的学问”。
(二)现代的解释
心理学是研究人的心理现象产生、本质、作用、变化发展规律的科学。是一门自然科学与社会科学交叉的边缘学科。
二、心理学的产生
从原始社会人们关于灵魂与肉体的关系之争，到后来关于精神活动的物质器官是心还是脑的争论，人们对心理现象的认识逐渐趋于科学。在一个比较长的时间里，心理学象胚胎，孕含在哲学这一母体之中，它日渐成熟，脱胎而出，成为一门独立的科学，一般认为是在16世纪末。
三、心理学的发展
(一)发展的原因是社会实践发展的需要
(二)发展的动力是社会实践不断提出新的课题并为解决这些课题提供了手段。
(三)发展的现状尤似一株枝繁叶茂的大树。
哲学是孕育其成长的沃土，普通心理学是其主干，其他科学是其甘露，应用心理学是其分支。 心理学的原理应用于不同领域，便产
四、心理学研究的主要内容
(一)心理活动过程
1、认知过程 感觉 知觉 表象 记忆
2、思维情感过程 情绪 情感
3、意志过程 计划 行动 目标 理想 信念
4、心理倾向 态度 需要 动机 兴趣
(二)个性心理
1、心理特征 能力 气质 性格 人格
2、自我意识 自我评价 自我体验 自我监督
(三)群体心理时空分类
1、不同年龄群体 不同国家、民族、区域群体
2、群体内部 凝聚力 士气 沟通状况 人际关系
3、群体之间 信息传递 融通状况 公共关系
五、学习心理学的意义
(一)理论意义
(二)实践意义
(三)对认识他人的意义 洞察他人
(四)对自己的意义 透视自己
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2017年秘书二级考试考点精选
秘书群体的结构优化
第三节 秘书心理学的性质和特点
一、秘书心理学的性质
是应用心理学中的职业心理学，是心理学的研究向秘书活动领域的渗透。
二、秘书心理学与其他相关学科的关系
(一)秘书心理学与普通心理学的关系
是分支与主干、特殊性与普遍性的关系
(二)秘书心理学与社会心理学的关系
是具体运用与概括研究的关系。
(三)秘书心理学与管理心理学的关系
是被指导和指导，借鉴与被借鉴的关系。
(四)秘书心理学与秘书学的关系
是深层因素与表层因素的关系，是心理的探讨与工作的探讨的关系。从以上关系的辨析可更好地把握秘书心理学的特质。
三、研究原则
(一)实践性原则
(二)系统性原则
(三)发展性原则
四、研究方法
(一)观察法
(二)调查法
1、谈活法 2、问卷法 3、阅读资料法
(三)心理测量法
(四)实验法
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2017年秘书二级考试重点：秘书的工作激励
秘书的工作激励
第一节 激励概述
一、 激励的概念
激励，意即激发鼓励，在心理学上是指激发人的内在动力机的心理过程，在管理学上是指调动人的积极性的方法。
二、 激励的重要性
既是一种重要的管理职能，是一种与计划、组织、指挥、控制、协调等管理职能同样重要的职能。
三、 激励的方式
激励的方式是多种多样的，主要应根据人的动机水平而定。激励即可以是正面的积极方式，也可以是反面的消极方式，即可以是有形的物质方式，也可以是无形的精神方式，即可以是个人力量的内在方式，也可以是环境力量的外在方式。
1、 物质激励与精神激励
引起人的动机并最终形成行为是人的需要。人的需要即包括物质方面的需要，也包括精神方面的需要。
物质奖励有长期性奖励和短期性奖励之分。
人与其他动物的重要区别之一是人有精神，有高级思维活动。
2、正面激励和反面激励
根据人的需要，从正面进行适当的引导或刺激，使由需要产生的动机及其导致的行为与组织的目标基本保持一致。
3、 内激励和外激励
内激励是指来自一个人内部的力量激发他采取行动，做好工作。外激励是指环境的力量，即外界的力量促使他工作。
4、 激励理论
激励理论大致可分为三大类：内容型激励理论、过程型激励理论和行为型激励理论。
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