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办公室管理工作程序
1、办公室管理工作程序的含义和内容
所谓办公室管理工作程序，是指办公室内按照一定模式制定的完成各项管理工作所需的步骤的总和。它或者是书写、计划、讨论、收集、整理等一连串相关联的有计划的工作处理方法，或者是完成某一项工作的日程计划。
办公室管理工作程序设计的内容包括：确定事务处理的数量，组成程序的步骤顺序及性质，为设计程序研究相应的方法、方式、技术手段，程序使用的最佳时间和空间条件;将程序用文字或图表表述出来;设计统一程序等。
2、办公室管理工作程序设计原则
3、办公室管理工作控制的含义和内容
办公室管理工作控制就是通过办公室高层领导的指挥，使办公室工作沿着预定的目标前进。
办公室工作控制的内容主要有：(1)数量控制;(2)质量控制;(3)时间控制。
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办公室管理工作简化
1、办公室工作简化的目标
办公室工作简化的总目标是提高办公室工作的效率。其具体目标主要有：(1)建立责任制，实行权责一致原则，减少相互推诿，相互扯皮;(2)将办公费用降到最低;(3)建立最有效的文件批阅传送程序;(4)缩减行政人员、办公室空间和资金;(5)在准确的时间将准确的管理信息传递和反馈给高层管理人员;(6)保证办公室管理达到自身目标。
2、办公室管理工作简化的意义
办公室管理工作简化的意义表现在：
(1) 它从整体上提高办公室管理工作的效率
(2) 节省人力、物力和办公开支
(3) 通过办公室工作系统的测定分析，为上级管理者提供咨询，帮助他们做好管理和决策
(4) 在全体办公人员中灌输“效率就是生命”的观念，使办公人员心中时刻有效率观念
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办公室布置的原则
采用一大间办公室，对于光线、通风、监督、沟通，比采用同样大小的若干办公室为优。使用同样大小桌子，可增进美观，并促进职员的相互平等感。使同一地区的档案柜与其他柜子的高度一致，以增进美观。采用直线对称的布置，避免不对称、弯曲与成角度的排列。工作流程应成直线，避免倒退、交叉与不必要的文书移动。相关的部门，应置于相邻的地点，并使性质相同的工作便于联系。将通常有许多外宾来访的部门，置于入口处，若不可能时，亦应规定来客须知，使来客不干扰其他部门。将自动售货机、喷水池、公告板置于不致引起职员分散心力及造成拥挤之处。应预留充分的空间，以备最大的工作负荷的需要。
主管座位应位于部属座位之后方，使主管易于观察工作地点发生的事情。使全体职员的座位面对同一方向，不可面对面。自然光应来自桌子的左上方或斜后上方。避免在总办公室相邻之处设私人办公室，因其切断总办公室的自然光线。勿使职员面对窗户、太靠近热源或坐在通风线上。采用屏风当墙，因其易于架设，且能随意重排。可采用平滑或不透明玻璃的屏风，可提供良好的光线及通风。装设充分的电插座，供办公室设备与机械之用。将需要使用嘈杂设备与机械的单位，设于防声之处，以避免干扰其他部门。常用的设备与档案，应置于使用者附近，切勿将所有的档案，置于死墙之处。档案柜应背对背放置。考虑将档案柜放置于墙角的可能性。倘可能时，应设休息处，作为公余休息、自由交谈及用午膳之所。供应便利充分的体息设备。对未来的变化应加预测，使布置易适应变化。
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本文“2017二级秘书考点：按字母法和数字法档案分类”考生可继续关注出国留学网秘书资格考试栏目，小编会第一时间更新最新相关信息。
一、字母法和数字法的比较
1、字母顺序排列法的优点
a.按公司、专题或地理位置分类存放文件是一种方便实用的方法，它能直接、迅速地立卷，不需要建立索引卡。
b.材料费用较低。
2、字母顺序排列法的缺点
a.查找常用名字时可能会遇到困难。
b.当需要查找某一专题案卷时案卷位置难以确定。
c.需要扩充时不容易估算所需要的空间。
3、数字排列法的优点
a.标有数码的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找，当文件用毕归档时，放错位置的可能性较小。
b.标上数码的文件方便查询。
c.由于新立案卷排放在已立案卷的后面，因而可以无限扩充;建立起的相应索引卡片或索引条可以兼作其他用途。
4、数字排列法的缺点
a.必须建立相应的索引卡片或索引条，而且通过索引卡查找案卷会占用一部分时间。
b.该系统的建立和保持比较费钱、费时。
c.如果数码标错会造成文件和案卷放错位置的严重后果。
二、字母法和数字法的综合运用
按字母顺序排列和按数字排列对档案进行分类各有其优点和缺点，我们可以把这两种方法结合起来运用。
在字母顺序排列法中套编上数字索引，用数字分别表示每一个字母或字母的一部分，在立卷时，每个案卷再分别编号。例如：假定A用回来表示，在该组中有5个案卷，那么第四个案卷的编号就是1/4.在这种方法中，案卷是按字母顺序排列的，数字编号只起辅助作用，只作为查文编号以供通讯时引用。
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本文“2017二级秘书重点：控制缩微品档案的使用”考生可继续关注出国留学网秘书资格考试栏目，小编会第一时间更新最新相关信息。
控制缩微品档案的使用
缩微品档案的载体和信息是合二为一的，对缩微品信息安全的控制，实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此，要保证缩微品档案的信息安全，必须注意：
(1)将存放有缩微品档案的柜子上锁，以防丢失或外人的随便使用。
(2)不能将缩微品原件外借，以防损坏或丢失。
(3)缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。
(4)存取胶片时戴上手套，或者拿取胶片的两边，避免造成污染、擦痕或留下指纹等。
(5)阅览室最好装有空调设备，保证室内有适当的温度和湿度。
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本文“2017二级秘书要点：编写大事记的工作步骤和注意事项”考生可继续关注出国留学网秘书资格考试栏目，小编会第一时间更新最新相关信息。
编写大事记的工作步骤和注意事项
1.接受任务后，首先收集有关文件和材料，掌握公司成立至今以来发生的一些大事和要事，接下来了解编写大事记的注意事项，如材料真实编写时突出大事不要漏要点抛掉小事。编写大事记注意系统性和条理性，简明扼要。写完之后要让经理过目，经理认为没有问题后将其制作成展板，供客阅览了解使用。同时要将该大事记放在公司的参考资料里，以后逐年编写。
2.大事记主要由大事记记述和时间组成。大事记述是大事记的核心部分，通过许多重大事件的记述，反映历史发展的概貌和规律。大事的合理选择是撰写着部分之一。大事时间要求有记载准确的日期，不用模糊的字词。而且对每件大事均写明某年某月某日，尔后再按大事发生的时间顺序进行排列。
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出国留学网秘书资格考试栏目整理“2017年二级秘书资格考试知识点：编码”希望可以帮到广大考生，更多信息，请继续关注我们网站的更新!
2017年二级秘书资格考试知识点：编码
(1)编码要求;编码结构应表示出信息的组成方式及关系。
(2)编码步骤;分析所有预编的信息;选择最佳的编码方法;确定数码的位数
(3)编码的两种方法：
①顺序编码法，按信息发生的先后顺序或统一标准编码;
②分组编码法，利用十进位阿拉伯数字，按后续数字来分别信息的大、小类
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