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2018年秘书二级考试重点：办公室的语言规范原则
办公室的语言规范原则
(1)规范性
各行各业都有自己的一套“行话”，也就是在本行业内流行的通用化的标准语言，如股票交易中的“牛市”、“熊市”、“走低”、“看涨”等，如果办事用语不规范，就不仅不会被人们接受，而且还会被对方视为“不人行”、“不上道”，受到奚落和冷遇。
(2)准确性
即无论是阐述观点、分析问题或判断是非，都要能清晰明了地表达自己的本意，既不可信口开河、主观臆断，也不可模糊不清、含糊其辞。切忌夸张、虚假、带“水分”，尽量不用“好像”、“大概”、“基本上”之类的弹性大的字眼。语言准确，可以使对方畅通无阻地接受你发出的信息，而不致被曲解。
二战初期，丘吉尔曹做过一次讲演，其中有这样一句话：“我所能奉献给你们的只是鲜血、劳累、眼泪和汗水。”从那以后这句话多次被英国人所引用，但却只记住了“鲜血、眼泪和汗水”，而把“劳累”遗忘了。语言学家认为，由于“劳累”词义抽象，不好捉摸，因而很快被人们淡忘了。
(3)文明性
“言为心声”，语言是一个人文化教养、思想品格、道德情操等内在气质的表现，也是一个人性格、特征和处世态度的体现。孔子说：“文质彬彬，然后君子。”办事用语应该显示出办事主体诚挚的态度、谦逊的风格、宽容的气量、友好的感情，所以需要尽可能多地选择使用礼貌语言，避免使用尖刻、挖苦、讽刺、嘲笑的语言。
(4)针对性
办事用语要紧扣主题，有的放矢，切中要害，讲到点子上。古人讲：“言不在多，达意则灵。”就是说话者要用最经济的语言手段枪出最大的信息量，使听者在较短的时间内领会你的办事意图;反之，空话连篇，言之无物，必然误人时光，招人厌烦。
美国曾有一位名叫爱尔德尔的参议员，1893年在一次立法通过的辫论会中，竟高谈阔论了5天时间，信马由维，东拉西杜，还使人不知所云，如坠雾中。一位记者统计，他在台上共玻步75公里，打了一万多个子势，吃了300多个夹肉面包，喝了40升饮料，堪称“哆嗦先生”的世界之最。
其实，要语不烦，历史上很多事业巨子都是借语如金，字字矶珠，简练有力，留下珍贵的篇章。如华盛顿的就职演说只有135个字，罗斯福的就职演说仅985个字。要使语言具有针对性，一是需要围绕办事目的，不跑题，切忌大话、空话、套话或笼统式的八股文风;二是要讲逻辑性，有理有据，条理分明，一环扣一环。
(5)趣味性
马雅可夫斯基曾说：“诗歌就像科技发明，一个字如同一克镭的发现。”办事用语也同样要精心雕琢，生动有趣，能引入人胜，使对方产生愉悦感。如果语言干巴、贫乏、苍白，就会使听者产生沉闷压抑、味同嚼蜡的感觉，更谈不上引起对方的共鸣，给你心悦诚服地办事了。所以办事主体平时就应该注意语言的锤炼，从社会生活实...
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2018年秘书资格考试二级重点：办公室语言规范
办公室的语言规范原则
(1)规范性
各行各业都有自己的一套“行话”，也就是在本行业内流行的通用化的标准语言，如股票交易中的“牛市”、“熊市”、“走低”、“看涨”等，如果办事用语不规范，就不仅不会被人们接受，而且还会被对方视为“不人行”、“不上道”，受到奚落和冷遇。
(2)准确性
即无论是阐述观点、分析问题或判断是非，都要能清晰明了地表达自己的本意，既不可信口开河、主观臆断，也不可模糊不清、含糊其辞。切忌夸张、虚假、带“水分”，尽量不用“好像”、“大概”、“基本上”之类的弹性大的字眼。语言准确，可以使对方畅通无阻地接受你发出的信息，而不致被曲解。
二战初期，丘吉尔曹做过一次讲演，其中有这样一句话：“我所能奉献给你们的只是鲜血、劳累、眼泪和汗水。”从那以后这句话多次被英国人所引用，但却只记住了“鲜血、眼泪和汗水”，而把“劳累”遗忘了。语言学家认为，由于“劳累”词义抽象，不好捉摸，因而很快被人们淡忘了。
(3)文明性
“言为心声”，语言是一个人文化教养、思想品格、道德情操等内在气质的表现，也是一个人性格、特征和处世态度的体现。孔子说：“文质彬彬，然后君子。”办事用语应该显示出办事主体诚挚的态度、谦逊的风格、宽容的气量、友好的感情，所以需要尽可能多地选择使用礼貌语言，避免使用尖刻、挖苦、讽刺、嘲笑的语言。
(4)针对性
办事用语要紧扣主题，有的放矢，切中要害，讲到点子上。古人讲：“言不在多，达意则灵。”就是说话者要用最经济的语言手段枪出最大的信息量，使听者在较短的时间内领会你的办事意图;反之，空话连篇，言之无物，必然误人时光，招人厌烦。
美国曾有一位名叫爱尔德尔的参议员，1893年在一次立法通过的辫论会中，竟高谈阔论了5天时间，信马由维，东拉西杜，还使人不知所云，如坠雾中。一位记者统计，他在台上共玻步75公里，打了一万多个子势，吃了300多个夹肉面包，喝了40升饮料，堪称“哆嗦先生”的世界之最。
其实，要语不烦，历史上很多事业巨子都是借语如金，字字矶珠，简练有力，留下珍贵的篇章。如华盛顿的就职演说只有135个字，罗斯福的就职演说仅985个字。要使语言具有针对性，一是需要围绕办事目的，不跑题，切忌大话、空话、套话或笼统式的八股文风;二是要讲逻辑性，有理有据，条理分明，一环扣一环。
(5)趣味性
马雅可夫斯基曾说：“诗歌就像科技发明，一个字如同一克镭的发现。”办事用语也同样要精心雕琢，生动有趣，能引入人胜，使对方产生愉悦感。如果语言干巴、贫乏、苍白，就会使听者产生沉闷压抑、味同嚼蜡的感觉，更谈不上引起对方的共鸣，给你心悦诚服地办事了。所以办事主体平时就应该注意语言的锤炼，从社会生活实践中去学习，从...
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2018年秘书资格考试二级重点：办公室的工作程序
办公室的工作程序
一、文件收发工作
1. 收文
(1) 收到各类文件、信函等，及时签收、登记;
(2) 呈院领导批阅;
(3) 根据领导批示转有关部门传阅、处理;
(4) 将文件原文存档;
(5) 年终将文件按类归档并装订成册。
2. 发文
(1) 以成教院名义对外行文、发函须经办公室审核;
(2) 办公室将文件呈主管院长审定并签发;
(3) 办公室统一编发文号、打印、发放;
(4) 年终将发文存档并装订成册。
二、印章管理工作
1. 学院印章由专人负责管理。印章专管人员必须按照有关规定严肃用印，印章原则上不得带出办公室，印章专管人员调离时，应在有关领导主持下履行印章交接手续;
2. 凡以学院名义行文、发函、出具证明，必须由主管领导签发，底稿留办公室存档;
3. 各部门使用学院印章必须履行登记手续;
4. 学生学历证明、出国手续等重要证明用印，必须由学生主管部门专人负责签字办理，个人办理概不接待。
三、接待工作
1. 凡上级部门、兄弟院校及其它有关单位来访，由办公室负责接待;
2. 各函授站及其它相关部门来访，视其来访内容，由相关部门负责接待;
3. 外地客人需在学校住宿的，由办公室联系安排住宿。住宿费用原则上由客人自理。
四、办公设备采购、使用、报废工作
1. 学期初，办公室根据各部门对办公用品的实际需求，报请主管院长批准，统一购置、配备;
2. 购置固定资产须经院办公会议研究、批准，由院办公室统一采购，并办理有关固定资产入库手续;
3. 各部门的办公设备不得私自转借、变卖或私自转移;
4. 各部门因特殊工作需购置办公用品，须报请主管院长批准，由办公室统一购置;
5. 报废固定资产须报请主管院长同意，经院办公会议决定，
由院办公室统一办理报废手续。
五、督办工作
1. 学期初，根据学校和学院工作安排，制定学期工作计划，上报学校，下发至院各部门;
2. 在计划执行过程中，根据院领导指示和实际工作情况，调整工作计划内容;
3. 协调各部门工作，检查、督促各部门执行计划;
4. 学期末，配合主管院长检查、督办各部门计划执行情况;
5. 形成学期工作总结，上报学校，通报学院各部门。
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大家做好准备迎接秘书资格证考试了吗?出国留学网诚意整理“2017年秘书二级考试重点：档案外借”，只要付出了辛勤的劳动，总会有丰硕的收获!欢迎广大考生前来学习。
2017年秘书二级考试重点：档案外借
档案外借
档案外借服务是指档案管为满足某些利用需求，暂且将档案借出馆的一种服务方式。
档案外借服务应该注重以下几点。
(1)档案的外借使用要有严格的制度，经过一定的批准手续才能外借。
(2)借出档案时，应履行严格的交接手续，并查明外借档案文件的份数及状况，做好外借档案的登记与记录工作，文件题名、档号、页数、密级、借阅日期、归还日期及借阅人姓名、归还签收人等都属于登记内容。
(3)在借出档案时应点交清楚，并责成借用单位注意保密和保护档案，借用单位应对所借档案的完整和保密负完全责任，保证借出的档案能完整地按时收回。
(4)借出使用的期限不宜过长，对外借档案的数量也应做必要的控制。
(5)档案借出后，应填制代理卡，放置在档案原来的位置上，以便掌握档案的流动和利用情况。
(6)归还档案时，必须认真清点，检查外借档案是否有污损、拆散、撕破、抽换、散失等情况，并在借阅登记簿上注销。
(7)档案工作人员应经常掌握档案的借出情况，督促借阅者按期归还。
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2017年秘书二级考试重点：办公室管理工作程序
办公室管理工作程序
1、办公室管理工作程序的含义和内容
所谓办公室管理工作程序，是指办公室内按照一定模式制定的完成各项管理工作所需的步骤的总和。它或者是书写、计划、讨论、收集、整理等一连串相关联的有计划的工作处理方法，或者是完成某一项工作的日程计划。
办公室管理工作程序设计的内容包括：确定事务处理的数量，组成程序的步骤顺序及性质，为设计程序研究相应的方法、方式、技术手段，程序使用的最佳时间和空间条件;将程序用文字或图表表述出来;设计统一程序等。
2、办公室管理工作程序设计原则
3、办公室管理工作控制的含义和内容
办公室管理工作控制就是通过办公室高层领导的指挥，使办公室工作沿着预定的目标前进。
办公室工作控制的内容主要有：(1)数量控制;(2)质量控制;(3)时间控制。
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要参加秘书资格考试的同学们，出国留学网为你整理“2017年秘书二级考试《秘书心理学》第十章第一节”，供大家参考学习，希望广大放松心态，从容应对，正常发挥。更多资讯请关注我们网站的更新哦!
2017年秘书二级考试《秘书心理学》第十章第一节
第十章 秘书群体的结构优化
第一节
一、群体概述
二、秘书群体结构优化的内容
三、秘书群体心理结构优化
(一)心理认同感
(二)心理相容性
(三)心理互补性
(四)心理互适性
四、实现秘书群体结构优化的途径
括“灵魂”与“学问”两方面含义，后解释为“关于灵魂的学问”。
(二)现代的解释
心理学是研究人的心理现象产生、本质、作用、变化发展规律的科学。是一门自然科学与社会科学交叉的边缘学科。
二、心理学的产生
从原始社会人们关于灵魂与肉体的关系之争，到后来关于精神活动的物质器官是心还是脑的争论，人们对心理现象的认识逐渐趋于科学。在一个比较长的时间里，心理学象胚胎，孕含在哲学这一母体之中，它日渐成熟，脱胎而出，成为一门独立的科学，一般认为是在16世纪末。
三、心理学的发展
(一)发展的原因是社会实践发展的需要
(二)发展的动力是社会实践不断提出新的课题并为解决这些课题提供了手段。
(三)发展的现状尤似一株枝繁叶茂的大树。
哲学是孕育其成长的沃土，普通心理学是其主干，其他科学是其甘露，应用心理学是其分支。 心理学的原理应用于不同领域，便产
四、心理学研究的主要内容
(一)心理活动过程
1、认知过程 感觉 知觉 表象 记忆
2、思维情感过程 情绪 情感
3、意志过程 计划 行动 目标 理想 信念
4、心理倾向 态度 需要 动机 兴趣
(二)个性心理
1、心理特征 能力 气质 性格 人格
2、自我意识 自我评价 自我体验 自我监督
(三)群体心理时空分类
1、不同年龄群体 不同国家、民族、区域群体
2、群体内部 凝聚力 士气 沟通状况 人际关系
3、群体之间 信息传递 融通状况 公共关系
五、学习心理学的意义
(一)理论意义
(二)实践意义
(三)对认识他人的意义 洞察他人
(四)对自己的意义 透视自己
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2017年秘书二级考试重点：秘书的工作激励
秘书的工作激励
第一节 激励概述
一、 激励的概念
激励，意即激发鼓励，在心理学上是指激发人的内在动力机的心理过程，在管理学上是指调动人的积极性的方法。
二、 激励的重要性
既是一种重要的管理职能，是一种与计划、组织、指挥、控制、协调等管理职能同样重要的职能。
三、 激励的方式
激励的方式是多种多样的，主要应根据人的动机水平而定。激励即可以是正面的积极方式，也可以是反面的消极方式，即可以是有形的物质方式，也可以是无形的精神方式，即可以是个人力量的内在方式，也可以是环境力量的外在方式。
1、 物质激励与精神激励
引起人的动机并最终形成行为是人的需要。人的需要即包括物质方面的需要，也包括精神方面的需要。
物质奖励有长期性奖励和短期性奖励之分。
人与其他动物的重要区别之一是人有精神，有高级思维活动。
2、正面激励和反面激励
根据人的需要，从正面进行适当的引导或刺激，使由需要产生的动机及其导致的行为与组织的目标基本保持一致。
3、 内激励和外激励
内激励是指来自一个人内部的力量激发他采取行动，做好工作。外激励是指环境的力量，即外界的力量促使他工作。
4、 激励理论
激励理论大致可分为三大类：内容型激励理论、过程型激励理论和行为型激励理论。
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碎纸机的工作过程
碎纸机一般由切纸部件和箱体两大部分组成。切纸部件包括锋利的刀具和电动机，电动机带动刀具快速转动，可将文件在片刻时间内粉碎成条状或米粒状甚至更小。箱体主要包括容纳纸屑的容器和机壳，一些碎纸机箱体下部还装有脚轮，以方便使用。
碎纸机的主要指标有以下几个：
1.碎纸方式
指被处理过后的纸张的形状。目前主要的碎纸方式有粒状、条状和碎状三种。
2.碎纸效果
指处理后纸屑的大小，一般以毫米(mm)为标准，粒状最佳，碎状次之，条状相对效果差些，根据需要可以选择对自己合适的产品。
3.碎纸能力
指碎纸机一次处理的纸张的最大数目及纸张厚度。碎纸效果越好，其碎纸能力相对越差。
4.进纸宽度
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办公室的语言规范原则
(1)规范性
各行各业都有自己的一套“行话”，也就是在本行业内流行的通用化的标准语言，如股票交易中的“牛市”、“熊市”、“走低”、“看涨”等，如果办事用语不规范，就不仅不会被人们接受，而且还会被对方视为“不人行”、“不上道”，受到奚落和冷遇。
(2)准确性
即无论是阐述观点、分析问题或判断是非，都要能清晰明了地表达自己的本意，既不可信口开河、主观臆断，也不可模糊不清、含糊其辞。切忌夸张、虚假、带“水分”，尽量不用“好像”、“大概”、“基本上”之类的弹性大的字眼。语言准确，可以使对方畅通无阻地接受你发出的信息，而不致被曲解。
二战初期，丘吉尔曹做过一次讲演，其中有这样一句话：“我所能奉献给你们的只是鲜血、劳累、眼泪和汗水。”从那以后这句话多次被英国人所引用，但却只记住了“鲜血、眼泪和汗水”，而把“劳累”遗忘了。语言学家认为，由于“劳累”词义抽象，不好捉摸，因而很快被人们淡忘了。
(3)文明性
“言为心声”，语言是一个人文化教养、思想品格、道德情操等内在气质的表现，也是一个人性格、特征和处世态度的体现。孔子说：“文质彬彬，然后君子。”办事用语应该显示出办事主体诚挚的态度、谦逊的风格、宽容的气量、友好的感情，所以需要尽可能多地选择使用礼貌语言，避免使用尖刻、挖苦、讽刺、嘲笑的语言。
(4)针对性
办事用语要紧扣主题，有的放矢，切中要害，讲到点子上。古人讲：“言不在多，达意则灵。”就是说话者要用最经济的语言手段枪出最大的信息量，使听者在较短的时间内领会你的办事意图;反之，空话连篇，言之无物，必然误人时光，招人厌烦。
美国曾有一位名叫爱尔德尔的参议员，1893年在一次立法通过的辫论会中，竟高谈阔论了5天时间，信马由维，东拉西杜，还使人不知所云，如坠雾中。一位记者统计，他在台上共玻步75公里，打了一万多个子势，吃了300多个夹肉面包，喝了40升饮料，堪称“哆嗦先生”的世界之最。
其实，要语不烦，历史上很多事业巨子都是借语如金，字字矶珠，简练有力，留下珍贵的篇章。如华盛顿的就职演说只有135个字，罗斯福的就职演说仅985个字。要使语言具有针对性，一是需要围绕办事目的，不跑题，切忌大话、空话、套话或笼统式的八股文风;二是要讲逻辑性，有理有据，条理分明，一环扣一环。
(5)趣味性
马雅可夫斯基曾说：“诗歌就像科技发明，一个字如同一克镭的发现。”办事用语也同样要精心雕琢，生动有趣，能引入人胜，使对方产生愉悦感。如果语言干巴、贫乏、苍白，就会使听者产生沉闷压抑、味同嚼蜡的感觉，更谈不上引起对方的共鸣，给你心悦诚服地办事了。所以办事主体平时就应该注意语言的锤炼，从社会生活实践中去学习，从文学艺术宝库中去发掘，从报刊传媒上去领略，使自己的语言“佐料”丰富，说话更具有魅力，令人听起来击掌称赞。这样不但办起事来效果更好，而且还能给人留下深刻的印象。
(6)艺术性
要求说话者机智幽默，敏捷...
出国留学网小编们精心为广大考生准备了“2017年秘书二级考试知识点：档案工作错误案例”，各位同学赶快学起来吧，做好万全准备，祝各位同学考试顺利通过。更多相关资讯请持续关注出国留学网。
档案工作错误案例
1.案例情景
某公司实习秘书肖扬在整理公司文书准备归档，她把文书按照不同文种加以分类，在每类中按时间排列。还把文件后的附件一一分离出来，单独装订。
在每份文件上标上页号，文件左侧统一用订书机装订。最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中，填好档案，然后移交给档案室。结果档案室管理员陆言看了后直摇头。
2.任务要求
根据上述案例，请判断实习秘书肖扬在文书归档整理过程中有哪些不妥之处。
3.案例分析
(1)无需对文书进行文种的区分，因为文件在排列时只考虑事由、时间和重要程度等因素。
(2)文书整理中公文附件一般不单独成件，而是和公文正文一起成一件。
(3)取消立卷以后，文件归档不需要再编页号。
(4)文件采用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存，订书针对永久或长期保存的档案不太合适，因为容易锈蚀。
(5)文件排列时，首先要考虑事由因素，同一事由的应排在一起，同一事由内部按时间顺序或重要程度排列，不同事由间按时间顺序或重要程度排列。
(6)文件排列好后要加盖归档章。
(7)文件装盒前要考虑档案的分类方案，不同保管期限的档案不能装入同一盒中。
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