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文秘专业素质知识(一)
(一)、基本素质
1、 身体素质：健康的身体应该是做好任何工作的一个重要前提。要有一个健康的体魄。身体状况不佳的人是不能胜任秘书工作的。
2、 心理素质：要时刻保持良好的心态，心理状态要正常，不要被情绪所左右。每一天都应以平和的心态从事自己的工作。一个有着心理障碍的人，一个对社会充满仇恨的人，一个喜怒无常的人是不可能做好秘书工作的。
3、 思想素质：这是更高的一项要求，作为现代社会的高级管理人员，在一个国际知名的机构里工作，应当具有爱岗敬业精神、实事求是精神和开拓创新精神，此外，还应具备博大的胸怀、宽广的视野和高度的社会责任感。
在现代社会里，人们的工作生活的节奏加快，社会的变化日新月异，外边的世界很精彩，几乎每天都有令你感慨的事情发生，且不说每天的国内外形势，就在我们身边，就会经常有一些新奇事、突发事，今天你的一个亲戚玩股票挣了大钱;明天你的一个朋友倒房地产亏大发了;昨天，你的哥们当了大官，前天，你的一个熟人因腐败问题露馅，进去了。这些都会令你感慨，但不要受各种情况的影响，不能看人家发财了，就想到，做人就得胆大;而一看到出问题的，马上又一转念，做人还是谨慎为好!
(二)、业务素质
1、 理论知识：必须认识到理论学习的重要性，一方面要掌握扎实的基础知识，包括法律、外语、经贸以及对业务工作有帮助的其它知识。另一方面也注意收集新的信息，关注的法学领域的新的发展动态。
2、 实践经验：要注意总结工作中好的经验，尽量避免走弯路，要经常进行经验交流，要多向有经验的人学习。
3、 办事能力：秘书工作繁杂、琐碎，这就要求我们必须具备较高的办事能力，无论是办案，办会，还是处理日常事务，都要注意锻炼自己的办事能力，提高办事效率并应掌握一定的办事方法与技巧。(详见“四”)
(三)、文化素质
1、 社会科学 学好专业知识应是起码的要求，而懂得一点文史哲，具备一定的文化素养，也很有必要，可陶冶人生情趣，亦可对工作有所裨益。相传，在清朝某年间，皇帝派朝廷官员到南方招考官吏，但先后派了几人均未能完成此任。何故?只为南方的秀才们嫌这些官员文化素养低，写诗做对皆不行。后皇帝派了一个叫王尔烈的人又去江南办理此事。那些江南才子们以出对联来试王的文化，上联曰： 江南千山千水千秀才，王尔烈即刻以此下联对之： 塞北一天一地一圣人。 语出惊人，顿受青睐。江南秀才们进而问到，先生的学问究竟有多大?王随口吟到：天下文章属三江 三江文章属吾乡 吾乡文章属吾弟 吾为吾弟改文章。由此，一句对联，一首诗完成了招考工作。
2、 自然科学：仲裁、调解案件五花八门，常常要涉及自然科学的有关知识，如机械设备，建筑工程，医药化学等。一方面，我们平时要注意积累;另一方面，在办理这方面的案子过程中，也要从中学一学这方面的知识。
3、 外语：我们办理的案件中，涉外案件占有很大的比例，经常涉及外国当事人，对外交往中，无论是书面的，还是口头的，都要经常运用外语。我们要使自己成为既懂业务又懂外语的，“两条腿走路”的人才。
(四)此外
学会一些有益的技能，如电脑、开车，琴棋书画等，也是很有好处的。
俗话说，“艺不压身”如果你具备了一定的素养，掌握了某种技能，总会有你显山露水那一天，同样，假如你在那一方面尚存缺陷，则一定会有你无地自容的那一刻。
但有一点要明确，我们必须始终围绕本职工作这个“重心”，在做好本职工作的前提下，才能再去充实自己的其它知识与技能，而绝不能冲淡“主题”，更不能“不务正业”。
四、秘书人员要掌握一定的工作原则、方法和艺术
工作原则：在工作中应遵循的规律并使之作为我们行为的准则。
工作方法：为了达到工作目标而采取的手段和途径。比如过河: 你可以选择游泳，划船，架桥等，关键是要选择切实 可行的方法。 工作艺术：通过运用高超的、巧妙的、具有创造性的工作方法, 顺利地完成工作任务，同时给人以美的感觉和享受。
作为现代社会的秘书人员或管理人员，我们应该学会：坚持工作原则，运用工作方法，讲究工作艺术。为此，我们要做到以下几点：
1、要协调好各种关系：包括与本部门的领导之间，同事之间;与仲裁员/调解员之间的关系;与当事人的关系，与律师的关系;与有关部门的关系等。
在协调与本部门领导的关系时，要作到尊重领导，维护领导的威信，适应领导的工作习惯、工作方法、工作风格以及工作特点。比如，有的领导逻辑性较强，凡是爱有个前因后果，对这样的领导就要在谈工作时要讲事实，摆观点，有分析有推理;而有的领导喜欢单刀直入、开门见山，对此就要言简意赅，直中问题的要害;而有的领导幽默风趣，你也不妨与他(她)开开玩笑。了解领导的工作风格和特点，目的是为了更好地做好工作。当然，在尊重领导的前提下，要敢于提出自己的观点，要有维护真理的精神。那种对领导一味迎合，无原则地服从，则是不足取的。那样，会使别人怀疑你的人格、人品，领导也不一定会欣赏这种人。
对待当事人要热情周到，庄重大方，言行得体，不卑不亢，树立良好的部门形象。不要摆出官僚衙门的作风，也不要沾染市侩奸猾的习气。
一、秘书工作的任务
秘书工作的任务主要有以下7个方面：
1.调查研究与信息收集
调查研究是领导者了解情况、进行决策的基础，而领导的调查研究工作大部分，甚至全部要靠秘书人员进行，秘书应该通过访问、开会、问卷、查阅资料等形式获得真实的最新的全面的信息，及时提供给领导。
2.文书工作
文书工作包括收文和发文两个方面，收到的文件要分轻重缓急交给领导批阅处理，发文要在领导的指示下按程序认真进行，很多时候秘书还要进行文件、报告的起草，所以秘书对文书的写作规范、要求等要熟悉，处理完的文档要及时分类归档。
3.会议筹办
秘书应该按照领导的要求和会议的主题、风格等进行会议的准备、组织、后勤保障、安全保卫等工作。注意不同的会议类型(大、中、小型)和会议形式(电视电话会议、圆桌会议等)都有不同的筹办要求。
4.来宾接待
秘书应负责来宾的接待工作，包括制订接待方案、组织迎送、安排宴会等。在接待中要注意礼仪，力求树立单位的良好形象。
5.档案管理
如果一个单位没有专门的档案部门，秘书就要承担起档案管理工作。要注意按照档案管理的科学方法和原则进行档案的采集、整理、保管和提取。
6.信访工作
信访工作包括信访的接待和处理。秘书对于各种信函、来访或投诉要认真地对待，在领导的授权下可以作适当的处理，对自己处理不好或不在自己权限范围内的问题，要及时向领导汇报。
7.日常事务工作
如文印、交通、生活、福利、医疗保健、物资设备管理、环境管理等工作，常常都需要秘书来处理。
文秘专业素质知识(二)
一、填空题
1、秘书信息工作针对性主要体现在： 、 、针对问题 上。
2、领导活动的核心是 ，是 管理 活动的 ，管理活动的 核心是 ，是领导活动的 。
3、秘书部门 检查 督办工作的特点： 、 、
4、 能使组织不稳定的无序状态迅速转变为稳定的有序状态。
5、各地各级(省、市、县)的专门信访机构，是一个领导综合部门，不可能具体 处理大量的信访问题，所以必须实行“ ”的原则。
6、秘密是保密的 ，保密是秘密的 ，保密工作则是实现 保密目标的 。
7、公告和通告的区别是(1)发布的权限不同：(2) ; (3) 。
8、演讲稿的特点是： 、 、口语化。
9、上诉状的核心部分是 ;上诉请求，主要写明请求 撤销(一部分或全部)、变更原审叛决、裁定，或者请求重新审判。
10、“浙江省计算机应用能力(win98)培训5月21日开班，报名从速”这是属于 式的广告标题：“长城旅游公司欢迎您和我们一起分享祖国的美景” 这是属于 的广告标题：“家有‘郁金香’，满屋生辉 煌”这是属于 式的广告标题。
11、祝词和贺信不同，祝词使用的能象一般是 ，表示良好的祝愿： 贺信使用的对象一般是 ，表示庆贺、道喜。
12、催办的方法主要有：电话催办 、 。
13、 是发文处理工作的最后一个环节。
14、装封的作用是：第一， ;第二，保护文件，避免磨损;第 三， 。
二、选择题
1、某地欲兴建一个水电站，需对该地区的自然条件、人口、交通、人才、环境保 护等进行调查，这种调查方法是属于( )
A、典型调查 B、普遍调查 C、综合调查 D、重点调查
E、抽样调查
2、秘书的“不管部”作用，主要通过下列内容来体现：( )
A、带全面性的任务或活动 B、围绕中心工作产生的任务
C、临时发生的突击任务 D、为领导提供决策依据的任务
E、为领导服务的其他任务 F、与外界联系和接待任务
3、秘书工作的助手作用的具体内容有：( )
A、督促作用 B、文书处理 C、事务处理
D、文字把关 E、筛选文件
4、秘书保管印章有严格的规定，下列选项符合规定的有：( )
A、保管印章和使用印章不应是同一位秘书人员 B、不得委托他人
C、不盖人情章 D、不论什么情况，按领导批示盖印 E、不得带出办公室5、在决策实施过程中，人民群众的情绪、心声，通过来信来访表达出来，信访部门对收集到的情况，经过加工制作，以“信访摘编”等形式向领导汇报，就能起到：( )
A、反馈作用 B、信息作用 C、监督作用
D、保障党内外群众行使民主权利
6、属于秘书职业秘密的范围的是：( )
A、领导秘密 B、公文秘密 C、信访秘密
D、交际秘密 E、决策秘密 F、通讯秘密
7、下列不符合文件保密方www.liuxue86.com法的有( )
A、递送秘密文件，途中不得办理与文件无关的事。
B、草稿、修改稿以及历次印刷的清样，应就地销毁。
C、不经制文部门批准，不得扩大秘密文件的阅读范围。
D、移交秘密文件时，要做到“疑人不用，用人不疑”。
E、秘密文件必须放在保密有保障的库房或文件柜内。
8、“以公有制为主体发展多种所有制经济，允许个体经济、私营经济的存在和发展，发行 债券 、股票等，以前是一个不可逾越的禁区，今天都已成为习以为常，合情合理的事情。”这说明分析研究( )
A、要高屋建瓴 B、要客观把握 C、要注意创新 D、要判断风险
9、秘书在辅佐决策中的协助式辅佐工作，应出现在下列什么环节中?( )
A、决策实施中 B、决策之前 C、决策形成中 D、决策效果评估中
10、“下级单位向上级单位或者个人向组织提出请求时”用的文书是( )
A、请示 B、请示性函 C、投标书 D、 申请 书
11、解说词具有下列特点：( )
A、通俗化、口语化 B、针对性强 C、文艺性强 D、时效性强
12、在电报纸的内容中，由发报人填写，要拍发、计费的项目有：( )
A、电报头栏 B、发报人性名、住址、电话
C、收报人住址、姓名 D、电文和署名
13、请柬的作用有( )
A、庄重通知 B、盛情邀请 C、美观、大方 D、入场报到的凭证
14、下列表述符合经济类应用文的是：( )
A、意向书不具备法律效力 B、任何 合同 都有标的
C、市场预测报告具有科学性的特点 D、广告是买方和卖方的“联姻红娘”
15、公文制发的规范化要求指的是：( )
A、行文规范 B、结构规范 C、格式规范 D、内容规范
16、紧急而又简短的文件，适合于哪种传阅方法?( )
A、分送传阅 B、集中传阅 C、设立阅文室 D、建立文件交换站
17、对绝密文件或特别紧急的重要文件，可采用什么传递方法?( )
A、计算机联网传递 B、专人护送
C、机要通信部门投送 D、建立文件交换站18、以××市第一中学为例,下列文件不需立卷的有:( )
A、《××市第一中学2001年招生简章》
B、《××市教委关于任××同志为××市第十八中学校长的通知》
C、《××市第一中学第十周中层干部工作会议通知》(草稿)
D、《××市第一中学2001年度关于教职工医药费报销规定试行方案》
19、某中学五十周年校庆活动所形成的文件材料，应采用什么方法立卷?( )
A、按文件特征立卷 B、按“三分一调”立卷法立卷
C、按“四分四注意”立卷法 D、立“小卷”
20、在案卷移交的过程中，档案室要对案卷进行哪些方面的 检查 ?( )
A、查数量 B、查质量 C、查封面
D、查卷内文件页数 E、查保管期限
三、名词解释
1、领导意图
2、统计调查
3、总 结
4、案卷类目
5、催 办
四、问答题
1、怎样理解秘书工作在领导活动中的综合性特点?
2、代表性会议有何个性特点?
3、经济合同的结构和写法是怎样的?
4、公文案卷应在何时归档?为什么?
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