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2017年秘书资格证二级考点:分类方法比较

 

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  字母法和数字法的比较

  1、 字母顺序排列法的优点

  1.按公司、专题或地理位置分类存放文件是一种方便实用的方法,它能直接、迅速地立卷,不需要建立索引卡。

  1.材料费用较低。

  2、字母顺序排列法的缺点

  1.查找常用名字时可能会遇到困难。

  2.当需要查找某一专题案卷时案卷位置难以确定。

  3.需要扩充时不容易估算所需要的空间。

  3、数字排列法的优点

  1. 标有数码的案卷比按字母法排列的案卷更容易查找,当文件用毕归档时,放错位置的可能性较小。

  2.标上数码的文件方便查询。

  2. 由于新立案卷排放在已立案卷的后面,因而可以无限扩充;建立起的相应索引卡片或索引条可以兼作其他用途。

  4、数字排列法的缺点

  1.必须建立相应的索引卡片或索引条,而且通过索引卡查找案卷会占用一部分时间。

  2.该系统的建立和保持比较费钱、费时。

  3.如果数码标错会造成文件和案卷放错位置的严重后果。


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2017年秘书资格证二级考点:档案的转移

 

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  档案的转移

  我们每天都会产生大量的文件,而在这个“寸土寸金”的社会里,我们的办公室没有多余的空间存放这么多的纸质档案,因此要把它们转移到指定的贮藏室里,需要用时再取出。转移档案要制定一个周密的计划,并且要有很多的步骤,这样才能安全容纳大量资料。

  1.在转移之前计划好新的档案。

  2.如果全部档案都要转移,文件抽屉里只留下导引卡,要为新的档案提前准备好文件夹,文件夹的标签上使用与以前文件夹不同的颜色标明日期和主题。

  3.如果留下文件夹和导引卡,要准备一套文件夹装转移抽屉里的材料,在这些文件夹上贴上与原来的档案相同的标签并提前作好转移准备。

  4.如果有足够的空间,可以让准备转移的档案在办公室里再放几个星期,直到新的档案中积累了足够的参考资料。

  5.确保贮藏室有足够的空间和适合的环境存放旧档案。

  6.为避免影响正常的办公室工作,要在制定转移计划的几个小时之内完成整个转移过程,这时不妨多找几个人来帮忙,分工合作,既高效又保持工作质量。

  7.在所有转移文件或盒子上贴上标签,写明档案的内容、日期等内容以便认读时方便省时。

  8.把转移的档案或盒子捆紧,并在运送过程中确保安全。


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2017年秘书资格证二级考点:档案的检索规则

 

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  一、编制索引的基本规则

  公司的事务不同,产生和收到的文件也是不同的,内容千差万别,但对这些内容迥异的文件编制索引,最重要的规则是一致性一对文件一视同仁,用同样的态度和方法对待每一份资料。

  二、编制索引的常用方法

  我们可以按个人的名称编制索引,也可以按企业的名称编制索引,还可以按政府或政治派别编制索引。无论采用哪种方法,都要注意一条相同的原则:确定一个最重要的分类标准,并把它作为一个根本划分依据。

  (一)按个人姓名编制索引

  人名索引是揭示档案中所涉及的人物并指明档案出处的检索工具。利用者借助人名索引,可以查到记载某一人物的材料。

  在姓名中,姓是最重要的部分,名字可以看成是第二重要的部分。如果某个名人有绰号,对待这个绰号也要遵循这一原则。有一些不能放在姓名后面的、由几个重要部分组成的头衔,在编制索引时,要按头衔组成部分的顺序排列。一般的头衔和级别都不归档,除非是证明身份或区别性别,或表明婚姻状况或数字顺序方面必不可少的头衔和级别。

  (二)按企事业单位名称编制索引

  我们在编制企事业单位名称索引时,除了要遵守上述这些规则,还要注意:

  1.在编制那些含有方位词做重要成分的名称索引时,例如,Northw。sternLife Insurance Company,在归档时每个方位词都要分开,即 North作为第一部分,Western作为第二部分。

  2.用于广播电台、电视台的名称,单个字母也要分开,处理成独立的部分。在有些公司的名称中包含一部分以数字形式出现的代号,这样的名称在归档时就将数字序列放在整个卷目的开头。如果代号全部写出,这些代号就要全部保留,并且要按字母顺序归档。

  3.外国商行的名称及包括在名称中的标题,一般就按它们的正常写法归档,除非其中

  有些成分是可识别的,如姓或全称,在这种情况中,可以与英文名称相似的部分处理。


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2017年秘书资格证二级考点:档案信息安全

 

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  档案信息安全

  一、控制纸质档案的使用

  档案柜一般都上锁,秘书不在时,要锁住档案柜以保护纸质文件。到档案室取送资料时,要有专人负责。

  把资料从档案室中取出时,在原来放资料的地方做一个标记,可以记录借出日期、材料名称、借者姓名及归还日期等。

  二、控制缩微品档案的使用

  缩微品档案的载体和信息是合二为一的,对缩微品信息安全的控制,实际上就是对缩微胶片的安全保管。因此,要保证缩微品档案的信息安全,必须注意:

  (1)将存放有缩微品档案的柜子上锁,以防丢失或外人的随便使用。

  (2)不能将缩微品原件外借,以防损坏或丢失。

  (3)缩微品的存取借用要和纸质档案一样有相应的记录。

  (4)存取胶片时戴上手套,或者拿取胶片的两边,避免造成污染、擦痕或留下指纹等。

  (5)阅览室最好装有空调设备,保证室内有适当的温度和湿度。


2017年秘书资格证二级考点:保密原则

 

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  1.办公室工作安全与保密的特点

  (1) 鲜明的政治性

  (2) 明显的现实性

  (3) 明确的保密性

  (4) 广泛的群众性

  (5) 一定的区域性

  2.办公室机要保密工作内容

  办公室除要保守国家秘密外,还涉及以下保密内容:

  (1) 文件保密

  (2) 会议保密

  (3) 新闻报道和出版的保密

  (4) 科技和涉外保密

  (5) 电讯设备及通讯保密

  (6) 经济情报保密

  (7) 办公自动化系统安全和计算机的保密

  3.办公室工作安全与保密的措施

  (1) 加强保密教育

  (2) 建立保密制度

  (3) 严格挑选机要人员

  (4) 严格划分秘密等级

  (5) 保密工作人员须知

  4.办公自动化系统安全

  办公自动化系统安全指办公自动化系统的硬件、软件、信息、网络和操作人员的人身安全受到保护,没危险,不因自然的和人为的因素而遭致破坏,保证系统能连续正常工作。

  办公自动化系统安全的内容有:

  (1) 办公自动化系统实体安全

  (2) 办公自动化系统软件安全

  (3) 办公自动化系统信息安全

  (4) 办公自动化系统网络安全

  (5) 办公自动化系统操作人员人身安全

  5、 办公自动化系统安全与保密的内容

  (1) 安全性。包括:内部安全与外部安全、系统边界与安全防线、防止用户泄密、识别与确证、可信系统、访问控制审计跟踪。

  (2) 完整性。包括:软件完整性、数据完整性、。

  (3) 保密性。主要利用密码技术对信息进行加密处理,防止信息非法泄密。

  6、 计算机系统安全管理原则

  (1) 多人负责原则

  (2) 任期有限原则

  (3) 职责分离原则

  (4) 选用优秀人才的用人原则

  (5) 最小特权原则

  (6) 安全足够原则

  (7) 安全友善性原则

  (8) 严格遵守国家有关法令原则

  (9) 一把手原则


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