秘书四级考试考点

　　所谓统筹兼顾，就是安排日常活动要从组织的全局出发统一筹划，又要兼顾领导的实际情况。有条不紊地做好时间的协调工作，避免发生撞车，使整个事件安排如同一个流程一样，是一个完整顺畅的动态系统。每个节点都承接了上了一个过程的成果，担负着本身过程的职责。只有统筹兼顾，才能做到有条不紊，互不冲突，提高工作效率，取得良好的工作绩效;反之，若安排不当，顾此失彼，不仅会对领导工作的效率带来消极影响，而且会给组织全局工作造成混乱。

　　2.安排规范

　　安排规范就是根据组织领导的分工，明确规定哪一类组织活动应由哪些领导参加，避免出现随意性，注重实效，克服形式主义。

　　3.效率原则

　　日程表的安排要体现效率原则。作为一个组织，时间会产生很多变数，组织或企业发展到一定阶段，必然会出现各类问题叠加的情况。于是，缺乏效率的日程安排就会使组织框架试图去适应这种变化，从而变得日益臃肿，组织的命令系统逐渐失灵，导致大量未经删选或毫无意义的信息淹没组织高层。因此，秘书在安排领导日程时要注意使整个日程安排有助于提高组织工作效率，设计的工作日程要很清楚。

　　4.突出重点

　　采用ABCD法则，与完成中心工作有直接联系或重要的活动，要优先安排，加以保证，以便领导集中精力办大事，防止领导疲于奔命，力戒形式主义。ABCD法则中的A是指先做重要而紧急的任务;再作重要而不紧急的任务，即B类事务;后作紧急而不重要的工作，即C类事务;再处理D类，可做可不做的事务。只有这样，才能提高效率，充分利用时间，合理分配精力，完成工作任务。

　　5.留有余地

　　安排领导的时间要留有余地，不要安排得过于紧密，要给领导空隙时间。

　　6.适当保密

　　领导的日程安排，一般都是自制成一览表的形式。日程表给领导一份，给秘书科长和其他领导一份，再就是有关科室和司机一份。不过，给科室和司机的日程表，内容不能太详细，以防泄密。

　　7.事先同意

　　在安排领导的日程表时，不论是一般的工作还是重要的工作，都要事先得到领导的同意。

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2017年秘书四级复习笔记：商务沟通

11-24

标签： 秘书四级复习笔记秘书四级考点讲义秘书四级考试考点

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　　1.接待规格是从主陪人的角度而言的.接待规格有3种：高规格接待、对等接待、低规格接待。其中对等规格是最常用的接待规格。P235下

　　2.秘书在接待规格确定后，如果一些突然的变化影响到既定的接待规格：如上司生病或临时出差，让他人代替，秘书必须向客人解释清楚，向客人道歉。(录像中出现)P236中

　　3.第一大题：背景：领导以便条的方式要求秘书制定关于某某参观团来我公司的接待计划及日程安排.用E-mail或备忘录的形式

　　答：见P184备忘录的格式：

　　发给：(根据实际背景写)

　　发自：(根据实际背景写)

　　日期：(根据实际背景写)

　　内容：关于某参观团来我公司的日程安排

　　1.秘书应了解本单位有关接待方面的规章制度，严格遵照执行，不得擅自更改.

　　2.接待计划的主要内容有三象：确定接待规格、拟定日程安排、提供经费列支.接待规格决定了其他的人员、日程安排及经费开支。包括车站迎接、宴请的规格、住宿的宾馆等级等。

　　3.关于日程安排，包括日期、时间、活动内容、地点、陪同人员等内容，一般以表格的形式列出。

　　4.关于接待经费列支，包括：(1)工作经费(2)住宿费(3)餐饮费(4)劳务费(5)交通费(6)参观、游览、娱乐费用等(注：至少罗列5到6项)

　　5.在接待计划拟出后，秘书应该交领导审核，然后再将日程安排和经费数目一起提前寄给来访对方。(P237)

　　4.第二大题：背景：某公司有2个部门，假设2个部门均看上了同一个人才，发生矛盾，总经理让你提出建议，化解矛盾。

　　答：这属于横向沟通。横向沟通的目的是为了增强部门间的合作，减少摩擦。首先，先利用面谈、备忘录等方式听取各方意见和需求。我们给他们开一个圆桌会议(平等性的会议)，在会上分析导致横向沟通的障碍：①部门“本位主义”②部门产生的先入为主的偏见会影响部门沟通的顺利进行，“一叶障目”等。在会议上我们应该①选择针对性的沟通形式②树立“内部客户”的理念③耐心倾听而不是叙诉④要他们学会换位思考，跳出自我的模式，了解他人的心境。

　　5.某人性格孤僻，由此造成部门之间的矛盾的根源是：性格冲突P239

　　6.“内部客户”的理念是指要用对待外部客户、最终顾客的态度和热情去服务内部客户。P239

　　7.换位思考的概念：跳出自我的模式，进入他人的心境。

　　8.纵向沟通包括自上而下、自下而上两种沟通。其中下行沟通在组织中的表现形式通常为①公司政策②备忘录③口头指示④传真⑤电子信箱(多选题P239)

　　9.纵向沟通可能遇到的障碍：5条中常考第三条：不善聆听;第四条：草率评判;第五条：语义表达和理解方面的歧义(P240)

　　10.纵向沟通的策略：主要考试第三点：“去繁从简”，减轻沟通任务;第四点：言简意赅，提倡简约的沟通;第五点：启用反馈，鼓励接受者对信息进行评价;第六点：多介质组合，比如，书面形式与电话相结合(强调)

　　11.冲突产生的原因：主要考第二点(目标不合，难以合作)和第三点(责任不明，缺乏效率)。背景：上级指示，下级执行...

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秘书四级重点考点：常用事务文书的拟写

11-24

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　　1.简报的特点：①简，即简明扼要②快，即报道迅速快捷，讲究实效性③新，即内容新鲜④实，即真实准确P267

　　2.简报的类型，按性质分，有综合简报和专题简报;按内容分，又工作简报、动态简报(有情况动态简报和思想动态简报)、会议见报。

　　3.考题：给出简报样式，判断①报头的格式对吗?②日期的位置等

　　4.简报的结构是：报头+报核+报尾(重点，书上第267下和268页简报必看)

　　5.报头设在第一页的上方，约占全页的三分之一的位置，下边用横线与正文部分隔开。报头的内容①简报名称。如有特殊内容，可在名称或期数下面注明“增刊”等字样。秘密等级写在左上角②期号，写在名称的下一行，用括号标注③编印单位，在期号下、间隔线上居左书写④印发日期，写在与编印单位平行的右侧

　　6.报核的主要结构是：按语+标题+导语+主体+结尾按语：在标题上端加注编者“按语”导语：即简报的开头。简明扼要地概括全文的主旨或主要内容注意：简报一般应限制在1000字以内，最长不要超过2000字。

　　7.会议记录的特点：其一是真实性;其二是资料性P269

　　8.会议记录的结构是：标题+正文+尾部

　　9.会议的正文的构成是：首部+主体+结尾①首部：会议概要，包括会议名称;会议时间;会议地点;会议主席(主持人);会议出席、列席和缺席情况;会议记录人签名等

　　10.会议尾部的右下方写明“主持人：(签字)”、“记录人：(签字)”会议记录要生效，必须由主持人和记录人签字

　　11.意向书为进一步正式签订协议奠定了基础，是“协议书”或“合同”的先导，多用于经济技术的合作领域。P271上

　　12.第六大题：意向书的结构与写法

　　答：意向书的结构是：标题+正文+尾部

　　意向书应该做到：1语言准确，表达清楚;2忠实于洽谈内容

　　背诵第189页下贺信，注意其格式

　　13.请柬的格式，见第191页，请柬一般分为封面、封里两部分，又分横式、竖式两种，但无论哪种形式，其内容结构都基本相同，即：标题+称谓+正文+落款+成文日期

　　14.产品说明书的特点：其一是指导性;其二是科学性;其三是通俗性. P274

　　15.在产品说明书的书写中，要注意：1语言简洁、通俗(对面向广大消费者的生活日用品说明书，尽可能少用专业术语);2要有侧重点。

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秘书四级办公室事务与管理考点讲义

11-24

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　　一、鉴定要点

　　掌握对办公环境和办公设备进行安全检查的方法;做好信息的保密工作;能够处理日常办公事务，如安排值班、履行报销手续、零用钱的管理、印章及介绍信的管理;办公设备和办公用品的发放和管理;编制时间表的方法;管理领导和自己的工作日志;熟悉文书形成与处理的基本程序。

　　二、重点提示

　　1.对办公环境和办公设备进行安全检查，改进办公环境

　　(1)安全检查的方法

　　1)确定检查周期。

　　2)发现隐患，在职责范围内排除或减少危险。

　　3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进、直到解决。

　　4)发现隐患，认真填写“隐患记录及处理表”。

　　(2)健康、安全的办公环境的基本要求

　　1)建筑坚固安全、光线充足、温度适宜、布局注意通风。

　　2)办公室空间适当、噪声要低。

　　3)办公用品和设备要满足工作、安全要求。

　　4)设置相应的消防设施和设备。

　　5)饮用水符合健康安全要求。

　　2.做好信息的保密工作

　　(1)口头信息的安全保密工作

　　1)不要在组织内部、外部谈论被告知的有关单位的保密信息。

　　2)在没有确认对方身份前，不要通过电话、手机、答录机等给出保密信息。

　　3)只向来访者提供组织允许提供的信息。

　　4)按会议要求传达会议信息。

　　(2)纸面信息的安全保密工作

　　1)接收保密文件要登记，传阅保密文件要签收，保存保密信息要归类，携带保密文件要放在文件夹或文件盒中。

　　2)离开办公室时，要把保密文件锁入抽屉或柜子;用邮件发送保密信息要注有“秘密或保密”;高密级信息由工作人员亲自送交收件人。

　　3)当传真保密信息时，应使用具有保密功能的接收设备或要求接收人等候在传真机旁。

　　4)极为重要但不经常使用的纸面信息可制成微缩胶片，保存到银行保险柜里;不再需要的保密文件要销毁。

　　(3)电子信息的安全保密工作

　　1)计算机显示器应放置在别人看不到屏幕的地方;打印保密材料时要人不离机。

　　2)在提交电子信息前要向上级核对，不能给未被授权的人;有保密信息的软盘不应带出单位。

　　3)使用密码保护计算机数据，密码应经常更换;不要随意安装借来的程序，经常查毒、杀毒;重要文件要做备份。

　　3.安排值班工作，编制值班表

　　(1)值班工作的主要内容：记好值班电话记录;记好值班接待记录;记好值班日记;做好信息传递。

　　(2)值班表包括的内容

　　1)列出值班时间期限和具体值班时间。

　　2)按照要求填人值班人员姓名、值班的地点、负责人或带班人姓名、替班人姓名。

　　3)用简短的文字标明值班的工作内容和人员缺勤的备用方案。

　　(3)值班管理制度的主要内...

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秘书四级考试知识点：营造健康安全的办公环境

08-27

标签： 秘书四级考试知识点秘书四级考试考点秘书资格考试知识点

　　2016下半年秘书资格证考试即将到来，出国留学网秘书资格考试栏目为大家分享“秘书四级考试知识点：营造健康安全的办公环境”，希望能帮助广大考生掌握重要知识点，提高复习效率。想了解更多关于秘书资格考试的讯息，请关注我们出国留学网秘书资格考试栏目。

　　秘书四级考试知识点：营造健康安全的办公环境

　　(一)安全检查的内容

　　工作环境是由许多方面的因素和条件构成的，诸如工作区的空间、采光、温度、通风、噪音、装修、装饰，工作区的办公桌椅、柜架、各种办公设备、饮水设备、办公用品和耗材，工作所需的文件、资料、档案、书籍，工作中人们的关系、氛围等。在这些因素和条件中，有些应是用人单位提供给职工的，这是《中华人民共和国劳动法》中的规定。例如，工作场所的温度是否达到了要求，门窗是否严密安全，照明是否满足工作的必须，噪音干扰、空气污染是否超标，办公家具和设备是否够用等，这些因素和条件同时也是办公环境安全检查的内容。

　　(二)办公环境中常见的有碍健康和安全的隐患

　　(1)地、墙、天花板、门、窗中的隐患。

　　(2)室内光线、温度、通风、噪音、通道方面的隐患。

　　(3)办公家具方面的隐患。

　　(4)办公设备及操作中的隐患。

　　(5)工作中疏忽大意造成伤害的隐患。

　　(6)工作中疏忽大意造成失密的隐患。

　　(7)火灾或消防中的隐患。

　　(三)健康、安全办公环境的基本要求

　　(1)办公区建筑必须坚固安全。

　　(2)光线应充足。

　　(3)温度要适宜。

　　(4)布局应注意通风。

　　(5)办公室空间及座位空问要适当。

　　(6)办公室噪音要低。

　　(7)办公家具要满足工作所需并符合健康、安全要求。

　　(8)办公设备、办公用品和易耗品要满足工作所需并符合健康、安全要求。

　　(9)办公设备的安装、操作要符合要求。

　　(10)办公区及办公室要设置相应的消防设施、设备及必要的报警装置。

　　(11)办公室提供饮水并符合健康、安全要求。

　　(12)办公区或办公室设置急救包，并定期更换。

　　(13)建立相应的规章和制度，包括人员进出规定、保密规定等。

　　(14)室内应有符合组织目标的装饰、标识和适当的绿色植物。

　　(四)营造健康、安全办公环境的工作程序

　　(1)确定安全检查周期，定期检查。

　　(2)发现隐患，立即报告、排除。

　　(3)发现个人职权无法排除的危险，有责任和义务报告、跟进，直到解决。

　　(五)注意事项

　　1.上岗前应了解的办公场所的安全规定

　　(1)国家或地方有关安全生产和劳动保护的规定，如《中华人民共和国劳动法》。

　　(2)用人单位制定的安全规定和环...

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